Dokumentspezifische Veröffentlichung über einen Weblink

Mit M-Files können Sie Dokumente über direkte Weblinks anderen Benutzern zur Verfügung stellen. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise auf der Website Ihres Unternehmens eine direkte Verknüpfung zu einer Preisliste in M-Files bereitstellen. Diese kann so konfiguriert werden, dass Sie stets auf die letzte Version des Dokuments verweist, damit Ihren Kunden stets die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen. Eine solche Verknüpfung funktioniert wie ein gewöhnlicher Hyperlink (URL).

Aktivierung

M-Files Web erfordert normalerweise die Eingabe eines Benutzernamens sowie eines Kennworts. Wenn das System jedoch zur Veröffentlichung von Dokumenten verwendet wird, sollten die Benutzer diese in der Regel öffnen können, ohne weitere Anmeldedaten eingeben zu müssen. M-Files kann daher mit einem vordefinierten Benutzerkonto konfiguriert werden, das beispielsweise Leseberechtigungen für bestimmte Dokumente beinhaltet.

So erstellen Sie ein Benutzerkonto und einen Benutzer zur Veröffentlichung in der Dokumentenverwaltung:

Erstellen Sie ein Benutzerkonto auf dem Server, z. B. „Veröffentlichung“.
Wählen Sie „M-Files Authentifizierung“ als Authentifizierungsmethode aus. Geben Sie ein Kennwort sowie ggf. weitere erforderliche Daten ein.
Weisen Sie das Benutzerkonto der gewünschten Dokumentenverwaltung zu.
Legen Sie dieses Benutzerkonto in der Dokumentenverwaltung als externen Benutzer fest.
Gewähren Sie diesem Leseberechtigungen für veröffentlichte Dokumente.

M-Files Web muss ordnungsgemäß konfiguriert sein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Webzugriff und Mobilen Zugriff konfigurieren. Damit veröffentlichte Dokumente ohne Anmeldung angezeigt werden können, muss M-Files für die automatische Anmeldung über M-Files Web konfiguriert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, veröffentlichte Dokumente ohne Eingabe von Benutzernamen und Kennwort anzuzeigen. Um ausreichende Berechtigungen sicherzustellen, ist eine unbeschränkte Nur-Lesen-Lizenz erforderlich. Nachfolgend finden Sie die Anweisungen zur Aktivierung der automatischen Anmeldung.

Erstellen Sie auf dem M-Files Server den folgenden Registrierungsschlüssel. <version> steht dabei für die Versionsnummer von M-Files (z. B. 9.0.3074.0), <web site ID> ist die eindeutige ID, die der M-Files Website von IIS zugewiesen wurde. Bei einer Website lautet die ID in der Regel 1. Wenn die M-Files Website im virtuellen Verzeichnis der Website ausgeführt wird, müssen Sie nach der ID einen Doppelpunkt gefolgt vom Namen des virtuellen Verzeichnisses angeben. Wenn die Anwendung zum Beispiel im virtuellen M-Files Web-Verzeichnis dieser Website ausgeführt wird, lautet die Website-ID 1:MFWA. Die ID wird von IIS in Windows Server 2003 in Form einer Spalte angezeigt.

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Server\MFWA\Sites\<web site ID>\

Beispiel für einen Registrierungsschlüssel: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\7.0.1234.0\Server\MFWA\Sites\1\

Geben Sie die Werte für den Registrierungsschlüssel an, die für die automatische Anmeldung verwendet werden sollen. Die nachfolgende Tabelle enthält die verfügbaren Werte.

Registrierungsschlüsselwerte für die automatische Anmeldung

Wert	Typ	Beschreibung
Domain	REG_SZ	Geben Sie mit diesem Wert die Domäne an, wenn Sie die Windows-Authentifizierung verwenden.
Password	REG_SZ	Das Kennwort für die Anmeldung.
UserName	REG_SZ	Name des Benutzerkontos, z. B. "Veröffentlichung".
Vault	REG_SZ	Die ID der Dokumentenverwaltung, zum Beispiel: {A8DCB561-913F-4318-A276-E7E171EAFBE6}. Sie finden diesen Wert im Fenster Eigenschaften der Dokumentenverwaltung in M-Files Admin.
WindowsUser	REG_DWORD	Geben Sie die Methode der Authentifizierung an. 0 = M-Files Authentifizierung und 1 = Windows-Authentifizierung.

Verwendung

Nach der Aktivierung der automatischen Anmeldung können Sie direkte Weblinks erstellen, z. B. zwischen der Website Ihres Unternehmens und Dokumentendateien. Der Startseite openfile.aspx können die nachfolgend aufgeführten Parameter zugewiesen werden.

M-Files Webparameter für die Dokumentenstartseite

Parameter	Beschreibung
docid	ID des Dokuments mit der Datei, die geöffnet werden soll. Dieser Parameter ist obligatorisch.
docver	Version des Dokuments mit der Datei, die geöffnet werden soll. Dieser Parameter ist optional. Ist dieser Parameter nicht vorhanden, wird stets auf die aktuellste Version des Dokuments verwiesen.
fileid	ID der Datei, die geöffnet werden soll. Dieser Parameter ist optional, wenn es sich nicht um ein Mehrdateiendokument handelt.
filever	Version der Datei.
objtype	Objekttyp-ID des Objekts, zu dem die zu öffnende Datei gehört. Dieser Parameter ist optional. Ist dieser Parameter nicht vorhanden, wird stets auf die Dateien des Objekttyps Dokument verwiesen.
showopendialog	Mit diesem Parameter wird angegeben, ob vom Webbrowser ein Dialogfeld angezeigt werden soll. Wenn diesem Parameter der Wert „0“ zugewiesen wird, wird kein Dialogfeld angezeigt.

Wie bereits beschrieben können Sie auf Ihrer Website eine direkte Verknüpfung mit einem Dokument bereitstellen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für solche Weblinks. <Server> steht dabei für die Webadresse des verwendeten Servers.

http://<Server>/openfile.aspx?docid=71

http://<Server>/openfile.aspx?docid=71&docver=7

http://<Server>/openfile.aspx?docid=71&docver=7&fileid=71

http://<Server>/openfile.aspx?docid=71&showopendialog=0

Darüber hinaus können Sie Über OneDrive freigeben-Links für die versionenspezifische Veröffentlichung von einzelnen Dokumenten verwenden.