Verwenden von Anmerkungen

Die Optionen zu den Anmerkungen werden im Alt-Menü und im Aufgabenbereich auf der linken Seite der Benutzeroberfläche des M-Files Explorer angezeigt.

Aktivierung der Anmerkungen auf der Benutzeroberfläche

Prüfung, ob die Anmerkungen auf der Benutzeroberfläche aktiviert sind:

Öffnen Sie M-Files durchsuchen, um in Ihre Dokumentenverwaltung zu gelangen.
Drücken Sie die Alt-Taste auf Ihrer Tastatur.
Öffnen Sie das Menü Ansicht.
Aktivieren Sie die Option Anmerkungen anzeigen.

Neues Objekt "Anmerkungen" erstellen

Einem Dokument neue Anmerkungen hinzufügen:

Wählen Sie ein Dokument in einem geeigneten Format aus (zum Beispiel .doc oder .pdf).
Prüfen Sie, dass die Registerkarte Vorschau (und nicht die Metadaten, beispielsweise) in der rechten Leiste ausgewählt ist.
Wählen Sie nun den Befehl Neue Anmerkungen über den Arbeitsbereich aus, der auf der Benutzeroberfläche auf der linken Seite angeordnet ist.

Dadurch sollte ein neues Objekt Anmerkungen unter Ihrem Dokument erstellt werden, das über die Listenansicht und durch Öffnen der Toolbar Anmerkungen im Fenster Vorschau angezeigt wird.

Anmerkung: Der Aufgabenbereich zeigt die Option Neue Anmerkungen nur bei jenen Dokumenten an, die noch über keine Anmerkungen verfügen. Falls Sie ein weiteres Objekt "Anmerkungen" erstellen wollen, können Sie dazu die Alt-Taste drücken oder Neue > Anmerkung... aus dem Menü auswählen. Wir empfehlen jedoch, dass Sie jeweils nur ein Objekt "Anmerkungen" für jedes Dokument anlegen.

Anmerkungen hinzufügen

Die Anmerkungen-Toolbar enthält unterschiedliche Vorgehensweisen, um Teile des Dokuments zu markieren.

Die Toolbar "Anmerkungen" im Vorschaufenster.

Sie können auch Kommentare hinzufügen und Text hervorheben, indem Sie diesen farblich unterlegen, durch- oder unterstreichen. Sie können außerdem Pfeile, Linien, Vierecke und zahlreiche andere Formen sowie Textfelder hinzufügen, um den Text visuell hervorzuheben. Zusätzlich zu diesen Elementen ist auch ein Bleistifttool vorhanden, das mit einem Radiergummi ausgestattet ist, falls Sie einen Fehler begehen. Schließlich können Sie auch zahlreiche vordefinierte Stempel wie: "Entwurf", "Genehmigt" oder "Schlussversion" hinzufügen.

Speichern und Drucken von Anmerkungen

Auf der Toolbar werden auch die Symbole zum Drucken und Speichern angezeigt. Sie können diese Funktionen dazu verwenden die Anmerkungen eines Dokuments zu drucken oder für Dritte, die keinen direkten Zugriff auf Ihre Dokumentenverwaltung haben, als Kopie zu speichern. Das Speichern einer Kopie eignet sich auch dazu, sämtliche Anmerkungen in einer einzigen PDF-Datei einzubetten.

Anmerkungen speichern

Nachdem Sie das Hinzufügen von Anmerkungen beendet haben, können Sie die Änderungen speichern, indem Sie Option Anmerkungen speichern im Aufgabenbereich auswählen. Alternativ dazu können Sie ein anderes Dokument auswählen, woraufhin Sie von M-Files gefragt werden, ob Sie das Dokument mit Anmerkungen einchecken wollen. Die Änderungen werden gespeichert, nachdem das Dokument eingecheckt wurde.

Anmerkungen bearbeiten

Bearbeiten von bereits hinzugefügten Objekten:

Wählen Sie dazu das Dokument mit Anmerkungen oder das Objekt "Anmerkungen" aus.
Prüfen Sie, ob die Registerkarte Vorschau aktiviert ist.
Wählen Sie im Arbeitsbereich Anmerkungen bearbeiten aus.

Dadurch wird die Toolbar "Anmerkungen" im Vorschaufenster eingeblendet.

Anmerkungen anzeigen und ausblenden

Wenn Sie ein Dokument mit Anmerkungen auswählen, werden im Arbeitsbereich die Optionen zum Anzeigen oder Ausblenden der Anmerkungen angezeigt.

Um die Anmerkungen auszublenden, wählen Sie im Arbeitsbereich die Option Anmerkungen ausblenden aus. Wählen Sie Anmerkungen anzeigen aus, falls diese ausgeblendet sind.