M-Files permet de sauvegarder, gérer et partager des e-mails importants de manière contrôlée. Les messages peuvent être transférés directement et automatiquement depuis le serveur mail vers le coffre de documents.
Par exemple, les messages et leurs pièces jointes envoyés à l'adresse commune de l'organisation peuvent être transférés directement au coffre. Dans le coffre, les messages importés peuvent être traités de manière contrôlée, par exemple, grâce aux flux de travail. Les cas de figure incluent une méthode centralisée et contrôlée de gérer des commandes, et une méthode systématique d'archivage des offres envoyées. Ainsi, les informations importantes peuvent être gérées dans M-Files afin qu'elles ne disparaissent pas ou ne soient pas perdues dans des boîtes de messagerie.
L'organisation souhaite peut-être également enregistrer les e-mails envoyés importants dans M-Files. Ces messages importants peuvent inclure, par exemple, des propositions et des confirmations de commandes. L'organisation peut créer un nouveau compte de messagerie pour l'archivage, auquel M-Files est connecté. M-Files importe automatiquement tous les messages reçus dans la boîte-à-lettres de ce compte, les importe dans le coffre et les efface sur le serveur de messagerie. Les messages importants envoyés peuvent être conservés en archivage dans M-Files en mettant le compte d'archivage en copie, via les champs CC ou BCC. Afin d'éviter les e-mails indésirables, il est possible de configurer le compte de messagerie afin qu'ils ne reçoivent que des messages internes.
Vous pouvez commencer à créer une nouvelle connexion de serveur de messagerie en sélectionnant Connexions à des sources externes > Sources de messagerie dans la partie gauche de l'arborescence de M-Files Admin, et en cliquant ensuite sur le lien Nouvelle source de messagerie... sur le volet de commandes.
Paramètres de connexion du serveur de messagerie.
Description
Donnez un nom à la connexion.
Source > Type de serveur
Sélectionnez le mode de connexion au serveur de messagerie.
Source > Serveur de messagerie
Saisissez l'adresse réseau du serveur de messagerie (adresse IP ou nom de réseau, par ex. mail01.entreprise.com).
Utilisez une connexion cryptée (SSL/TLS)
Cochez cette case pour crypter votre connexion avec SSL/TLS.
Source > Dossier (connexions IMAP uniquement)
Spécifiez le dossier depuis lequel les messages sont récupérés et importés dans le système.
Source > Numéro de port
Spécifiez le numéro du port auquel le serveur doit accéder.
Source > Nom d'utilisateur
Indiquez les informations d'authentification de l'utilisateur. Les utilisateurs sont identifiés selon les informations fournies par le serveur de messagerie. L'identification d'un utilisateur est de la forme user@domain (par exemple, [email protected]).
Source > Mot de passe
Indiquez les informations d'authentification de l'utilisateur. Les utilisateurs sont identifiés selon les informations fournies par le serveur de messagerie.
Action > Inclure les pièces jointes
Si vous sélectionnez cette option, les pièces jointes seront incluses avec les messages importés dans le coffre M-Files.
Action > Importer uniquement les messages qui ont des pièces jointes
Si vous sélectionnez cette option, seuls les messages comportant une ou plusieurs pièces jointes seront importés dans le coffre M-Files. Les messages sans pièce jointe resteront sur le serveur de messagerie.
Action > Supprimer les messages du serveur de messagerie après importation
Vous pouvez supprimer automatiquement les messages sur le serveur de messagerie une fois ces derniers récupérés et transférés vers le coffre M-Files. Ceci permet d'économiser de l'espace sur le disque et de clarifier les rôles entre le serveur de messagerie et M-Files, et d'éviter les ambiguïtés.
Action > Supprimer les pièces jointes du serveur de messagerie après import (connexions IMAP uniquement)
Les pièces jointes peuvent être supprimées sur le serveur de messagerie pour les connexions de type IMAP. Ainsi, vous pouvez transférer toutes les pièces jointes directement vers le coffre et éviter qu'elles ne saturent le serveur de messagerie.
Action > Enregistrer au format de message Outlook (*.msg)
Si cette option est sélectionnée, les messages sont enregistrés dans M-Files au format .msg de Microsoft Outlook. Toutes les pièces jointes des messages sont stockées dans le fichier .msg, et le message est enregistré dans M-Files en tant que document mono-fichier (voir Documents mono-fichier et multi-fichiers).
Action > Pièces jointes séparées du message
Si cette option est sélectionnée, les pièces jointes du message sont enregistrées séparément du corps du message. Le message sans ses pièces jointes est enregistré au format .msg, et toutes les pièces jointes sont enregistrées avec le fichier .msg dans leur format original. Si le message contient des pièces jointes, le message et ses pièces jointes sont affichés dans M-Files en tant que document multi-fichier.
Vérifier périodiquement les messages nouveaux et supprimés
Si vous sélectionnez cette option, M-Files se synchronise avec les informations du serveur de messagerie à des intervalles prédéfinis.
Rafraîchir
Cliquez sur Rafraîchir pour synchroniser immédiatement votre coffre M-Files avec le serveur de messagerie.
Définir des métadonnées pour le contenu importé
L'onglet Métadonnées vous permet de définir des propriétés des métadonnées du contenu importé.
L'onglet "Métadonnées" de la fenêtre des propriétés d'une nouvelle source externe.
Propriétés
Dans Propriétés, spécifiez les métadonnées à appliquer automatiquement aux nouveaux documents créés à partir des e-mails. Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des propriétés. Vous pouvez définir une valeur de propriété constante ou M-Files peut la lire, par exemple, à partir d'un champ d'objet d'e-mail.
Autorisations
Définissez les autorisations pour un nouveau document. La valeur de l'Utilisateur courant (aperçue dans la fenêtre Sélectionner utilisateurs ou groupes d'utilisateurs) est basée sur la propriété du document "Créé par".
Paramètres avancés
L'alias de la connexion peut être spécifié dans l'onglet Avancé. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à la section Association des définitions de métadonnées.