Terminologie de M-Files

Le tableau suivant décrit la terminologie courante de M-Files.

Logiciel M-Files	Le logiciel de gestion de documents M-Files comprend les composants suivants : M-Files Desktop, M-Files Admin, Configuration de M-Files Desktop Settings, Afficher l'état et M-Files Server. Vous pouvez également utiliser M-Files avec un navigateur Web ou un appareil mobile.
Fichier / document	Un exemple de fichier peut être un mémo créé avec Microsoft Word et enregistré sur le lecteur C:\. Le fichier devient un document uniquement lorsque vous y avez associé des métadonnées. Lorsque vous avez installé M-Files et commencé à transférer des fichiers existants, vous pouvez ajouter des métadonnées aux fichiers pour en faire des documents. M-Files peut également stocker les données de clients et de projets.
Documents multi-fichier	Un document multi-fichier est un type de document spécial de M-Files pouvant contenir plus d'un fichier. Les fichiers partagent un ensemble de métadonnées. Ils sont généralement utilisés pour lier un document électronique à un autre document signé et numérisé, un e-mail et ses pièces jointes, ou dans tout autre cas où les fichiers doivent être liés entre eux et traités comme une seule et même unité.
Fichier temporaire	Microsoft Word crée, par exemple, des fichiers temporaires en cours de travail. Ce sont des fichiers temporaires. Certains programmes ne peuvent pas supprimer ces fichiers temporaires et ils restent des fichiers temporaires dans M-Files. Comme les fichiers temporaires n'ont pas de métadonnées associées, ils ne sont pas enregistrés sur le serveur. Les fichiers temporaires peuvent être convertis en documents, consultez Convertir en document, et supprimés, consultez Purger le Cache Local.
Métadonnées	Les métadonnées contiennent des informations sur les propriétés du document, comme les parties d'un contrat ou le destinataire d'une lettre. Les métadonnées sont, par exemple, utilisées pour rechercher et organiser des documents.
Autorisations des documents / des objets	Chaque document peut se voir affecter des autorisations spécifiant les droits d'accès d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs. Les autorisations peuvent être accordées ou refusées de manière distincte. Un utilisateur peut voir ses autorisations accordées ou refusées de deux manières : les autorisations ont été spécifiées pour cet utilisateur, ou il appartient à un groupe d'utilisateurs pour lequel les autorisations ont été spécifiées. Si aucune autorisation n'a été définie pour un utilisateur, il ne peut pas consulter le document ni y accéder. Si certaines autorisations ont été accordées, l'utilisateur peut alors effectuer les procédures déterminées par ces autorisations.
Coffre	Un coffre est un emplacement de stockage centralisé pour des documents et autres objets. Son emplacement physique se trouve sur le serveur exécutant M-Files Server. Quel que soit l'emplacement physique, tous les utilisateurs voient le coffre comme un répertoire sur le périphérique M-Files de leur poste local. Cela signifie que l'utilisation d'un coffre est semblable à l'utilisation d'un disque dur local.
Vue	Les vues sont des emplacements dans lesquels les documents et autres objets sont répertoriés en fonction des métadonnées qu'ils contiennent.
Dossier virtuel	Les objets et documents dans les vues comprennent des dossiers virtuels (dossiers de propriété). Les dossiers virtuels permettent de classer les documents de la vue en catégories.
Dossier traditionnel	Vous pouvez également créer des dossier traditionnels dans M-Files. Ceux-ci n'ont pas les propriétés supplémentaires fournies par les vues. Les dossiers traditionnels sont par exemple comparables aux dossiers C:/ et peuvent être utilisés pour importer des fichiers dans M-Files.
Client	Un client est l'ordinateur de l'utilisateur courant de M-Files et le logiciel est installé dessus. L'utilisateur courant effectue des opérations telles que créer des documents et explorer le coffre.
Type d'Objet	En définissant les types d'objet, vous pouvez créer des types d'objets différents. Document est l'un de ces types d'objets que chaque coffre contient. De plus, l'administrateur M-Files peut créer d'autres types d'objets pour le coffre, tels que client, contact et projet. Ainsi, vous pouvez, par exemple, utiliser M-Files pour stocker les bases de données client et projet de l'entreprise.
Objet	Le terme objet se rapporte aux instances de divers types d'objets, c'est-à-dire les objets individuels créés à l'aide des types d'objets. Par exemple, un contact dans le coffre est un objet. La plupart des fonctions sont identiques pour les documents et les autres objets. Ce manuel représente souvent des opérations effectuées sur des documents, mais les mêmes opérations sont, par exemple, disponibles pour les ensembles de documents et les autres objets. C'est pourquoi un document individuel peut aussi être considéré comme un objet.
Collection de documents	Les collections de documents sont des ensembles de documents individuels dans le coffre. Chaque membre d'une collection possède ses propres métadonnées. En outre, des métadonnées communes sont attachées aux collections indépendamment des membres (voir documents multi-fichiers). On peut accéder aux documents d'une collection individuellement ou bien par l'intermédiaire de la collection.
Relations	Vous pouvez également définir les relations entre objets. Avec les relations, vous pouvez par exemple indiquer que deux documents sont liés. Les relations permettent un suivi facile de tous les documents liés à un thème.
Modèle	Vous pouvez utiliser un autre objet comme modèle pour créer un nouvel objet. Lorsque vous sélectionnez un modèle dans la liste, la fiche de métadonnées s'adapte aux spécifications de l'objet modèle. Vous pouvez modifier et ajouter des métadonnées. Spécifiez un objet comme modèle en configurant sa propriété Est un modèle sur Oui.
Flux de travail	La commande flux de travail M-Files permet de gérer le cycle de vie des objets en fonction des processus réels. Le flux de travail est regroupé en étapes correspondant aux tâches à effectuer relativement aux documents ou aux autres objets. L'administrateur M-Files peut facilement définir des flux de travail pour répondre aux besoins de l'entreprise. Pour davantage d'informations sur les flux de travail, veuillez-vous reporter à la section Flux de travail.
Serveur	M-Files Server est exécuté sur le serveur. Les clients se connectent au serveur et y récupèrent les données de telle façon que le contenu des documents peut être consulté sur les clients. Le serveur est l'emplacement physique du coffre.