Vous pouvez commencer à créer un nouvel utilisateur en mettant en surbrillance l'intitulé Utilisateurs sur l'arborescence à gauche de M-Files Admin et en cliquant sur le lien Nouvel utilisateur... du volet de tâches Utilisateurs de la fenêtre.
La boîte de dialogue Propriétés de l'utilisateur vous permet de spécifier les propriétés d'un nouvel utilisateur du coffre. Les propriétés déterminent les autorisations de l'utilisateur pour le document et le coffre.
Boîte de dialogue "Propriétés de l'utilisateur".
Nom du compte de connexion et nom complet
Le nom du compte de connexion créé peut être sélectionné dans le menu déroulant et le nom complet de l'utilisateur peut être indiqué dans le champ Nom complet. Veuillez-vous reporter à la section Nouveau Compte de Connexion.
Compte désactivé
Lorsque le compte est désactivé, l'utilisateur ne peut pas accéder au coffre. La connexion est désactivée, mais les informations relatives à l'utilisateur sont conservées. Le compte peut facilement être réactivé lorsque nécessaire. Par exemple, pour des raisons de sécurité, vous pourriez interdire à un utilisateur externe de se connecter au coffre pendant une période de congés.
L'utilisateur ne peut pas créer de document ou d'objet
L'utilisateur ne peut pas créer de documents ou d'objets dans le coffre mais peut, par exemple, les consulter s'il en a l'autorisation.
L'utilisateur ne peut pas créer ou modifier de dossier traditionnel
L'utilisateur ne peut pas créer de dossier traditionnel ou modifier des dossiers traditionnels existants dans le coffre.
Utilisateur externe
Les utilisateurs peuvent être regroupés en utilisateurs externes et utilisateurs internes. Un utilisateur peut être défini comme utilisateur externe en cochant l'option Utilisateur externe. Les utilisateurs externes ne peuvent pas consulter ou accéder aux documents autres que ceux spécifiquement marqués pour eux. Par défaut, ils n'ont la permission de ne voir aucun document. Par exemple, vous pouvez définir vos clients comme utilisateurs externes et leur donner accès aux documents du coffre spécifiquement pour les clients.
Comme indiqué précédemment, les utilisateurs externes n'ont, par défaut, aucun droit d'accès aux documents. Pour partager un document avec un utilisateur externe, les droits d'accès doivent être explicitement définis au niveau des autorisations de ce document.
Contrôle total du coffre
Cette option donne tous les droits d'administration du coffre, décrits ci-dessous.
Voir et lire tous les objets (y compris les objets supprimés)
Quelles que soient les autorisations accordées pour un document ou un objet, un utilisateur ayant ces droits peut voir et lire tous les objets, y compris ceux qui ont été supprimés.
Afficher et récupérer les objets supprimés
Autorisation de restaurer les documents et autres objets marqués comme supprimés.
Détruire les objets
Autorisation de détruire définitivement les objets.
Forcer le déverrouillage des documents (annuler les modifications)
Ce droit permet d'annuler le verrouillage effectué par un autre utilisateur. Par exemple, si un utilisateur a oublié de publier un document que d'autres doivent pouvoir modifier, tout utilisateur disposant de ce droit peut publier le document. Dans ce cas, les modifications apportées au document pendant le verrouillage ne seront pas enregistrées sur le serveur.
Modifier les autorisations pour tous les objets
Autorisation de modifier les autorisations de tout document ou objet. Vous pouvez modifier les droits pour un objet, par ex. supprimer l'autorisation d'écrire sur un document pour les autres utilisateurs. Un utilisateur ayant ce droit peut manipuler des documents et objets auxquels il ne pourrait normalement pas accéder compte tenu des autorisations attribuées pour ces documents et objets.
Modifier la structure des métadonnées
L'autorisation de modifier les métadonnées d'un coffre, comme ajouter de nouvelles classes de document ou listes de valeur. Par exemple, si vous voulez modifier la classe de document Facture de manière à ce que la propriété Projet soit renseignée pour chaque facture, vous pouvez effectuer la modification si vous y êtes autorisé. Même si l'utilisateur n'en a pas l'autorisation, il peut ajouter de nouveaux champs de métadonnées aux objets à l'aide de la fiche de métadonnées.
Gérer les flux de travail
Cette autorisation permet à l'utilisateur de créer, éditer et supprimer des flux de travail dans M-Files Admin.
Gérer les comptes utilisateurs
Droit de gérer les comptes de connexion dans le coffre. Avec cette autorisation, vous pouvez par exemple ajouter ou supprimer des utilisateurs du coffre.
Gérer les vues communes et les règles de notification
Ce droit permet de gérer les vues et les règles de notification du coffre. Avec cette autorisation, vous pouvez, entre autres opérations, créer une vue du coffre visible par tous les utilisateurs. Vous pouvez également définir des règles de notification communes. Les vues et les règles de notification communes sont créées dans M-Files Desktop.