Au lieu d'ajouter tout simplement des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs aux autorisations d'un objet, vous pouvez également utiliser des pseudo-utilisateurs, ou encore des utilisateurs provenant des métadonnées.
Vous pouvez spécifier des pseudo-utilisateurs directement pour l'objet et utiliser ces pseudo-utilisateurs automatiques pour des autorisations automatiques et des listes de contrôle d'accès prédéfinies. Les pseudo-utilisateurs spécifiés via les propriétés peuvent également être utilisés dans les flux de travail lorsque vous souhaitez assigner des tâches aux personnes, envoyer une notification à des utilisateurs ou définir des autorisations pour différentes étapes.
Vous pouvez spécifier des pseudo-utilisateurs uniquement via ces propriétés basées sur une liste de valeurs Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs.
Exemple : Vous pouvez spécifier que le chef de projet d'un projet donné puisse toujours bénéficier d'un accès à un objet si ledit projet est indiqué dans les métadonnées de l'objet. Ensuite, les informations du chef de projet sont automatiquement transmises à l'objet avec le projet et, sur la base d'autorisations automatiques, l'utilisateur se voit attribuer les droits d'accès à l'objet du chef de projet. Lorsque le chef de projet n'est plus le même, les informations relatives au chef de projet peuvent être facilement modifiées pour le projet. Ces informations sont transférées aux documents ou autres objets, la mise à jour de leurs informations concernant le chef de projet n'est donc pas nécessaire.
Vous pouvez également définir des utilisateurs à plusieurs niveaux via les propriétés. Par exemple, vous pouvez rechercher le responsable commercial via le projet et le client. Ensuite, le client se voit désigner un responsable commercial et associer à un projet donné. Ainsi, les informations relatives au responsable commercial sont constamment maintenues à jour car elles sont associées au client au lieu d'être associées à chaque document distinct. Vous pouvez spécifier l'accès pour ces pseudo-utilisateurs par objet ou les utiliser en définissant les autorisations automatiques.
Sélectionnez "Utilisateur depuis métadonnées" lorsque vous souhaitez spécifier des pseudo-utilisateurs.
Vous pouvez spécifier des autorisations automatiques et utiliser les définitions de pseudo-utilisateurs dans, par exemple, la classe "contrat de travail", attribuant automatiquement des droits spécifiques, par exemple, à un supérieur hiérarchique de l'employé. Dans ce cas, le supérieur hiérarchique est automatiquement trouvé avec les informations de l'employé et ce supérieur hiérarchique se voit attribuer les droits appropriés. Si le supérieur hiérarchique de l'employé change, ces droits seront automatiquement attribués au nouveau supérieur hiérarchique.
Pour davantage d'informations sur les autorisations automatiques, veuillez-vous reporter à Autorisations Automatiques.