Numérisation et reconnaissance de texte (OCR)

Ajouter ou remplacer à partir du scanner

Des documents papier peuvent être numérisés et ajoutés à M-Files à l'aide de connexions externes (scanner de réseau) ou d'un scanner local. Pour davantage d'informations sur le scanner de réseau, veuillez-vous reporter à la section Sources de scanner.

Lorsque vous utilisez le scanner local, il doit être directement connecté à l'ordinateur qui sera utilisé pour ajouter le fichier numérisé à M-Files. Les commandes de numérisation sont disponibles dans le menu Opérations.

Remarque : L'intégration du scanner dans M-Files Desktop exploite les technologies TWAIN et WIA. Seuls les scanners pouvant être équipés d'un pilote TWAIN ou WIA sont pris en charge.

Ajouter un fichier à partir du scanner

Si vous souhaitez ajouter des fichiers à un document multi-fichier, cliquez-droit sur le document multi-fichier puis sélectionnez Ajouter un fichier > Ajouter un fichier à partir du scanner sur le menu contextuel. M-Files ajoute ensuite un nouveau fichier à partir du fichier numérisé au document multi-fichier.

Remarque : le document multi-fichier a un seul ensemble de métadonnées, c'est-à-dire que les fichiers distincts appartenant au document multi-fichier n'ont pas de métadonnées séparées.

Remplacer par un fichier du scanner

Vous pouvez remplacer un fichier individuel par un fichier du scanner. Cette fonction permet de remplacer un document mono-fichier ou des fichiers appartenant à un document multi-fichier.

Numérisation et reconnaissance de texte (OCR)

Si le module OCR M-Files a été activé, M-Files propose de convertir le fichier en PDF avec fonction de recherche par reconnaissance de texte lorsque la numérisation est terminée. Vous pouvez activer la reconnaissance de texte ou l'ignorer. Vous pouvez aussi définir des paramètres avancés pour la reconnaissance de texte.

M-Files propose aussi la reconnaissance de texte si vous glissez un fichier image dans M-Files avec votre souris et vous avez accès au module OCR M-Files. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à la section PDF indexé.

Remarque : si la reconnaissance de texte est exécutée sur un fichier image qui n'a pas été enregistré et stocké dans M-Files, le fichier est uniquement enregistré comme PDF. Sinon, le fichier image d'origine se trouve dans l'historique des versions du document.

Convertir en PDF indexé

Si vous avez accès au module OCR M-Files, vous pouvez convertir un fichier image en PDF avec option de recherche. Dans ce cas, la reconnaissance de texte est exécutée sur le fichier afin de permettre une recherche plein texte. Après la conversion, vous pouvez, par exemple, trouver un document de contrat en effectuant une recherche à l'aide des noms des parties contractantes ou tout autre texte inclus dans le contrat.

La reconnaissance de texte peut être exécutée sur les formats de fichier suivants : TIFF, JPEG, BMP, PNG, et PDF. Les fichiers TIFF utilisant un canal alpha ou une compression JPEG ne sont pas supportés. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à PDF indexé.

Le module OCR M-Files est un module complémentaire à M-Files disponible pour un supplément de prix. Il peut être activé avec un code de licence.