La version 10.2 de M-Files et les versions plus récentes permettent d'ajouter différents commentaires et dates ainsi que de dessiner des flèches, des cases et d'autres formes sur vos documents. La fonction est compatible avec la plupart des types de fichiers, y compris les documents Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Visio, les fichiers e-mail, RTF, les fichiers HTML et les fichiers d'archives internet ainsi que les fichiers OpenDocument et les documents PDF.
Remarque : Les annotations ne sont pas ajoutées aux documents eux-mêmes mais elles apparaissent plutôt comme des couches détachables qui peuvent également être masquées si nécessaire.
Activer la fonction
La fonction doit être activée via M-Files Admin. Les options sont spécifiques au coffre.
Pour activer la fonction :
- ouvrez M-Files Admin.
- Ouvrez le menu contextuel de votre coffre de documents et sélectionnez Propriétés.
- Ouvrez l'onglet Avancé.
- Activez la case des Annotations.
- Sélectionnez Oui dans la fenêtre de confirmation.
- Sélectionnez OK et fermez M-Files Admin.
Objets d'annotation
Vos annotations sont sauvegardées sous formes d'objets séparés d' annotation sous le document principal. M-Files crée automatiquement ces objets dès que vous commencez à créer de nouvelles annotations. Les objets d'annotation contiennent un fichier XFDF (format de données de formulaires XML) qui en principe indique à M-Files, le type, la forme et l'emplacement de vos annotations.
Créer et éditer des annotations
Veuillez consulter la rubrique Utiliser des annotations pour obtenir des instructions sur l'ajout et l'édition des annotations.