Les options d'annotation sont affichées dans le menu Alt et le volet de commandes sur le côté gauche de l'interface utilisateur Explorateur M-Files.
Activer des annotations dans l'interface utilisateur
- Ouvrez Explorateur M-Files et accédez à votre coffre.
- Appuyez sur la touche Alt de votre clavier.
- Ouvrez le menu Vue .
- Activez l'option Afficher les annotations .
Créer un nouvel objet d'annotation
- Sélectionnez un document dans le format approprié (par ex. .doc ou .pdf).
- Assurez-vous que l'onglet Prévisualisation (et non, par ex. l'onglet Métadonnées ) est sélectionné sur le volet de droite.
- Sélectionnez la commande Nouvelles annotations via le volet de commandes sur la partie gauche de l'interface utilisateur.
Vous allez ainsi créer un nouvel objet d' annotation sous votre document, visible via la liste, et ouvrir la barre d'outils des annotations sur la fenêtre de prévisualisation.
Ajouter des annotations
La barre d'outils des annotations comprend de nombreuses manières différentes de mettre en relief certaines parties du document.
La barre d'outils des annotations dans la fenêtre de prévisualisation.
Vous pouvez ajouter des commentaires et vous pouvez mettre en relief le texte par le biais de textes en surbrillance, de textes biffés ou de textes soulignés. Vous pouvez également ajouter des flèches, des lignes, des rectangles et plusieurs autres formes de mise en relief ainsi que des encadrés. En plus de tous ces éléments, il existe également un outil Crayon avec une gomme en cas d'erreur. Enfin, vous pouvez ajouter divers tampons intégrés, tels que "Brouillon", "Approuvé" ou "Final".
Sauvegarder et imprimer des documents annotés
La barre d'outils affiche également des icônes de sauvegarde et d'impression. Vous pouvez utiliser ces fonctions pour imprimer le document annoté ou pour en sauvegarder une copie pour les personnes n'ayant pas accès à votre coffre de documents. La sauvegarde d'une copie est également pratique pour réunir toutes les annotations dans seul fichier PDF.
Sauvegarder les annotations
Une fois que vous avez fini de faire des annotations, vous pouvez enregistrer vos changements en sélectionnant l'option Sauvegarder Annotations via le volet de commandes. Ou bien, vous pouvez sélectionner un autre document, ce qui déclenche une invite de M-Files vous demandant si vous souhaitez publier le document annoté. Les modifications sont sauvegardées une fois le document publié.
Éditer les annotations
- Sélectionnez le document annoté ou l'objet d'annotation.
- Assurez-vous que l'onglet Prévisualiser est actif.
- Sélectionnez Éditer annotations via le volet de commandes.
Cela ouvre la barre d'outils des annotations dans la fenêtre de prévisualisation.
Afficher et masquer les annotations
Lorsqu'un document annoté est sélectionné, le volet de commandes doit afficher les options permettant d'afficher ou de masquer les annotations.
Pour masquer les annotations, sélectionnez l'option Masquer annotations via le volet de commandes. Ou bien, sélectionnez l'option Afficher annotations si elles ne sont pas visibles.