M-Files Admin

M-Files Admin on työkalu, jota käytetään M-Filesin dokumenttivarastojen ja M-Files Server -yhteyksien hallintaan ja ylläpitoon.

M-Files Server on M-Files-järjestelmän selkäranka. Se tallentaa kaikki kohteet (esimerkiksi dokumentit, työntekijät ja asiakkaat), valvoo käyttäjäoikeuksia, pitää kirjaa kohteiden muutoksista (versiohistoria) ja antaa järjestelmänvalvojalle mahdollisuuden määrittää yhteyksiä myös toisiin järjestelmiin (esimerkiksi asiakasrekisteriin). Käytännössä M-Files Server tallentaa ja valvoo kaikkea M-Files-järjestelmään liittyvää tietoa.

Teknisesti M-Files Server, kuten myös M-Files Desktop, on palvelu. Tämä tarkoittaa sitä, että M-Files Server käynnistyy automaattisesti palvelintietokoneen käynnistyessä. M-Files Server -ohjelmistoa suoritetaan, vaikka kukaan käyttäjä ei olisikaan kirjautuneena M-Files Server -ohjelmistoa suorittavalle tietokoneelle.

M-Files Admin -terminologia


Käyttäjätili	M-Files Server -palvelimen käyttäjätili, jolla kirjaudutaan M-Files Server -palvelimelle ja jonka pohjalta dokumenttivarastoon voidaan liittää uusi käyttäjä.
Metatiedot	M-Files Adminissa voidaan muuttaa metatietojen (esimerkiksi arvolistat, ominaisuusmäärittelyt, dokumenttiluokat ja dokumenttiluokkaryhmät) rakenteita ja luoda uusia metatietoja, kun taas päivittäisessä M-Filesin käytössä näille metatiedoille vain annetaan arvoja. Vertaa: M-Files-terminologia.
Kohdetyyppi	M-Filesin avulla voidaan hallita dokumenttien lisäksi myös muita kohteita, esimerkiksi asiakkaita ja projekteja. Näitä erilaisia tietokokonaisuusmäärittelyjä kutsutaan kohdetyypeiksi. Myös dokumentti on yksi kohdetyyppi.
Ominaisuusmäärittely	Ominaisuusmäärittelyillä määritellään ominaisuuksia, joita liitetään dokumenttiluokkiin. Ominaisuusmäärittelyssä määritellään ominaisuuden nimi (jonka kannattaa olla kuvaava) ja tietotyyppi, joka määrää millaista syötettävä tieto on (ominaisuuteen liittyen).
Rooli	Roolien kautta käyttäjille voidaan antaa lähinnä M-Files Server -palvelimen hallintaan vaikuttavia oikeuksia. Roolien kautta saadut oikeudet menevät aina dokumenttien ja muiden kohteiden oikeuksien edelle. Jos käyttäjällä on kaikki oikeudet dokumenttivarastoon, hänellä on pääsy mihin tahansa dokumenttiin, vaikka dokumentissa olisi juuri kohdekohtaisten oikeuksien kautta kielletty tämän käyttäjän pääsy dokumenttiin.
Järjestelmänvalvoja	Järjestelmänvalvoja on käyttäjä, jolle on annettu järjestelmänvalvojan rooli. Tämä tarkoittaa, että käyttäjän käyttäjätilillä on palvelimella Järjestelmänvalvojan rooli. Käyttäjä saa tällä roolilla kaikki käyttöoikeudet palvelimen jokaiseen varastoon, ja käyttäjällä on palvelintasolla pääsy kaikkiin M-Files-toimintoihin. Järjestelmänvalvoja voi lisätä toisille käyttäjätileille järjestelmänvalvojan roolin.
Käyttäjä	M-Filesin käyttäjä, joka voi palvelintasolla olla joko tavallinen käyttäjä tai järjestelmänvalvoja. Käyttäjät voidaan liittää haluttuihin dokumenttivarastoihin, ja käyttäjän oikeudet dokumenttivaraston hallintaan riippuvat käyttäjälle annetuista dokumenttivarastotason rooleista. Rooleilla määritellään dokumenttivarastotasolla lähinnä käyttäjän oikeudet hallinnoida dokumenttivarastoa. Perusoikeudet tavalliselle käyttäjälle annetaan myös roolien kautta. Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Ulkoisiksi käyttäjiksi voidaan määritellä esimerkiksi asiakkaita. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää vain niitä dokumentteja ja kohteita, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja.
Käyttäjäryhmä	M-Files-palvelimelle voidaan luoda käyttäjäryhmiä, joihin voidaan liittää yksittäisiä käyttäjiä. Jokainen käyttäjä kuuluu automaattisesti Kaikki sisäiset ja ulkoiset käyttäjät -käyttäjäryhmään. Sisäiset käyttäjät kuuluvat lisäksi automaattisesti käyttäjäryhmään Kaikki sisäiset käyttäjät. Käyttäjäryhmiä määritellään dokumenttivarastotasolla. Käyttäjäryhmien avulla voidaan kohteen suojauksessa määritellä valikoidusti, ketkä voivat kohdetta käyttää.
Arvolista	Arvolista on lista, joka sisältää erilaisia arvoja, esimerkiksi kaikki asiakkaiden nimet. Samaa arvolistaa voidaan hyödyntää useissa eri ominaisuuksissa.
Varasto	Dokumenttivarastoa hallitaan M-Files Adminilla. Esimerkiksi dokumenttivaraston käyttäjiä lisätään, kohteiden metatietojen rakenteita muutetaan ja kaikille käyttäjille näkyviä näkymiä muokataan täällä. Katso myös M-Files-terminologia.
Työnkulku	Työnkulku määrittää organisaation tavan hallita jokin tietty prosessi. Työnkuluksi voidaan määritellä esimerkiksi laskujen kierrätys. Työnkulkuun liittyy erilaisia tiloja ja määritelmiä työn suorittajista, suojauksesta ja tilasiirtymistä.