Denna version av användarhandledningen gäller för uppdateringen maj 2020 och tidigare. För det senaste innehållet, besök vår engelska användarhandledning.

Använda dokumentmallar

Gör följande steg för att skapa ett nytt dokument med hjälp av en dokumentmall:

  1. Klicka på knappen Skapa () och välj sedan Dokument... i kontextmenyn.
    Resultat:Dialogrutan Nytt dokument öppnas.
  2. Välj en lämplig klass i den nedrullningsbara menyn.
    Resultat:De tillgängliga mallarna för den valda klassen visas.
  3. Välj en lämplig mall och klicka sedan på Nästa.
    Resultat:Metadatakortet för det nya dokumentet öppnas och några av egenskaperna kanske redan är ifyllda efter klass och mall.
  4. Fyll i nödvändiga metadata som är kvar och klicka sedan på Skapa.
    Resultat:Det nya dokumentet öppnas i den redigerare som är kopplad till filtypen och dokumentinnehållet fylls i på förhand utifrån de metadata som du har angett.
  5. När du har redigerat klart dokumentet gör du något av följande:
    • Öppna fliken M-Files och klicka på Checka in.
      eller
    • Om fliken M-Files inte är tillgänglig stänger du dokumentet och när du får frågan om du vill checka in dokumentet klickar du på Ja.
  6. Om du uppmanas att spara ändringarna klickar du på Ja.
Det nya dokumentet sparas med en fördefinierad dokumentmall och lagras i valvet.

Skapa en ny dokumentmall

Du kan konvertera alla dokument i ett M-Files-dokumentvalv till en dokumentmall som kan användas för att skapa standardiserade dokument för ett specifikt syfte.

Gör följande steg för att konvertera ett dokument i M-Files till en dokumentmall:

  1. Leta rätt på det dokument som du vill använda som mall och markera det.
  2. På metadatakortet klickar du på Lägg till egenskap.
    Resultat:Ett nytt egenskapsfält läggs till på metadatakortet:
  3. Använd den nedrullningsbara menyn för att välja egenskapen Är mall.
  4. Markera kryssrutan Är mall.
  5. Klicka på Spara för att spara ändringarna.
Det valda dokumentet är nu en dokumentmall i valvet. Du kan när som helst modifiera mallen genom att högerklicka på dokumentet och välja Öppna i kontextmenyn.

Lägga till automatiskt ifyllda fält i en mall

I dokumentmallen kan du lägga till fält som automatiskt fylls i när du skapar ett nytt dokument baserat på mallen. Fälten fylls med värden av fördefinierade egenskaper som anges i det nya dokumentets metadata.

Gör följande för att lägga till fält som fylls i automatiskt i din dokumentmall:

  1. Högerklicka i dokumentmallen och välj Öppna i kontextmenyn.
  2. Klicka på Checka ut om du uppmanas att checka ut dokumentet.
  3. Klicka på den plats i mallen där du vill att det automatiskt ifyllda fältet ska visas.
  4. Öppna M-Files-fliken och klicka på Infoga egenskap.
    Resultat:Dialogrutan Infoga M-Files egenskap öppnas.
  5. Välj den metadataegenskap som du vill fylla fältet med och klicka sedan på OK.
När du nu skapar ett nytt dokument baserat på mallen kommer det fördefinierade fältet i dokumentet att fyllas med det egenskapsvärde som du har angett i dokumentets metadata.
Nu när du kan lite om dokumentmallar kan du fortsätta Spara e-post från Microsoft Outlook i M-Files med självstudier om hur du enkelt kan spara e-postmeddelanden i Microsoft Outlook till M-Files.