In PDF-Format konvertieren

Wenn sich der Status des Objekts ändert, kann die Objektdateien automatisch in das PDF-Format konvertieren. Eine Konvertierung in PDF ist für folgende Dateitypen möglich:
  • RTF
  • OpenOffice-Dateien

Während der Konvertierung aktualisiert die -Eigenschaftenfelder in - und -Dokumenten mithilfe der aktuellen Metadaten des Objekts.

Tipp: Wenn es Probleme mit nicht-englischen Inhalten gibt, können Sie versuchen, unter Erweiterte Einstellungen der Dokumentenverwaltung die Option PDF Conversion > Word Files > Extended Language Support.

Konvertierungseinstellungen

Wenn Sie die Option In PDF-Datei konvertieren auf der Registerkarte Aktionen aktivieren, konvertiert die Dateien in einem Eindatei- oder Mehrdateiendokument automatisch in das PDF-Format, wenn sich der Status des Objekts ändert.

Klicken Sie auf Definieren, um auf diese erweiterten Einstellungen für die Konvertierung zuzugreifen:

  • Jede PDF-Datei als separate Datei neben der Originaldatei speichern: Wählen Sie diese Option, um die Originaldatei beizubehalten. In diesem Fall erstellt das PDF als neue Datei mit dem gleichen Namen wie die Originaldatei. Wenn Sie ein Eindateidokument konvertieren, ändert es in ein Mehrdateiendokument und fügt die PDF-Datei hinzu.
  • Vorhandene PDF-Dateien überschreiben: Wählen Sie diese Option, um bestehende PDF-Dateien mit demselben Namen in einem Mehrdateiendokument zu überschreiben. In diesem Fall werden diese PDF-Dateien durch die Versionen ersetzt, die mit der Workflow-Statusaktion erstellt wurden. Wird diese Option nicht ausgewählt und befindet sich in einem Mehrdateiendokument bereits eine PDF-Datei mit demselben Namen, weist auf den Fehler hin und erstellt keine PDF-Datei.
  • In PDF/A-1b-Datei konvertieren: Wählen Sie diese Option, um die ISO-Norm 19005-1:2005 für die langfristige Aufbewahrung elektronischer Dokumente einzuhalten. PDF/A-1b ist ein eingeschränkteres Format als Standard-PDF, und Dateien, die in PDF/A konvertiert werden, sind oft größer als Dateien, die in Standard-PDF konvertiert werden. Darüber hinaus können beim Exportieren nach PDF/A bestimmte erweiterte Darstellungseinstellungen ignoriert werden. Verwenden Sie die Konvertierung in das PDF/A-Format nur, wenn es erforderlich ist, beispielsweise wegen der an die Langzeit-Archivierung gestellten Anforderungen.
  • Statuswechsel verhindern, wenn das Objekt Dateien in einem nicht unterstützten Format enthält: Wählen Sie diese Option, um den Statuswechsel verhindern, wenn die PDF-Konvertierung nicht möglich ist (z. B. ZIP-Dateien). Wenn diese Option ausgewählt ist und die PDF-Konvertierung nicht möglich ist, benachrichtigt über den Fehler und verhindert den Statuswechsel.