Übersicht

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über die Benutzeroberfläche für M-Files Web und das neue M-Files Desktop. Wählen Sie die verschiedenen Teile des Screenshots unten, um eine Beschreibung der Bereiche anzuzeigen.

Video: Introduction to the New M-Files Desktop

Startbildschirm

Wählen Sie im neuen M-Files Desktop das Symbol Startseite (), um vom Startbildschirm aus zu einer anderen Dokumentenverwaltung zu gelangen.

Der Startbildschirm besteht aus zwei Teilen: Das Suchfeld für die Globale Suche befindet sich links und die Dokumentenverwaltungen, auf die Sie zugriff haben, rechts. Wenn Sie bei der Dokumentenverwaltung angemeldet sind, können Sie sie öffnen. Wenn Sie nicht angemeldet sind, können Sie sich anmelden und dann die Dokumentenverwaltung öffnen. Wählen Sie Im Datei-Explorer anzeigen, um das M-Files-Laufwerk im Windows-Datei-Explorer zu öffnen und die Dokumentenverwaltungen in einer Ordnerstruktur anzuzeigen.

Taskleiste

Auf der Taskleister können Sie folgende Vorgänge durchführen:

• Objekte erstellen mit der Schaltfläche Erstellen.
• Die wichtigsten Aktionen für ein ausgewähltes Element anwenden. Zum Beispiel Anheften, Link kopieren und Arbeitsbereich öffnen.
• Wählen Sie das Drei-Punkte-Menü (), um die Darstellung der Taskleiste zu ändern.
• Verwenden Sie die Benutzeroberlfächen-Erweiterungen, die Ihr M-Files-Administrator für Ihre Organisation eingerichtet hat.

Adminhilfe für Taskleiste

Sie können Befehle von Ihren UI-Erweiterungs-Apps zur Taskleiste hinzufügen. Näherres zur Einrichtung der Taskleiste für Ihre App siehe Taskbar Commands in der Dokumentation für User Interface Extensibility Framework.

Suchen

Die beste Methode zum Finden von Objekten in M-Files ist die Suche. Sie können die Schnellsuche, die erweiterte Suche oder eine Kombination aus beidem verwenden. Ihre Suchfilter bleiben erhalten, wenn Sie zwischen den verschiedenen Suchfunktionen wechseln.

Listenbereich

Wenn Sie eine Ansicht auswählen, werden im Listenbereich alle darin enthaltenen Objekte angezeigt. Wenn Sie ein Objekt auswählen, werden seine Vorschau und sein Metadatenformular auf der rechten Seite der Listenansicht angezeigt. Wählen Sie den Pfeil links neben dem Objekt, um die zugehörigen Objekte anzuzeigen. Handelt es sich um etwas anderes als ein Dokument oder eine Dokumentensammlung, können Sie die zugehörigen Objekte auch im Arbeitsbereich des Objekts öffnen.

Wählen Sie das Symbol mit den drei Punkten () oder öffnen Sie das Kontextmenü für den Objektnamen, um weitere Optionen anzuzeigen. Zum Beispiel Auschecken und Einchecken, Anheften, Nachverfolgen und Herunterladen.

Spalteneinstellungen

Um die Spalten zu verwalten, öffnen Sie das Kontextmenü für den Spaltentitelbereich.

Vorschau

Wenn Sie ein Dokument in der Listenansicht auswählen, zeigt M-Files eine Vorschau des Dokuments an, sofern der Vorschaubereich eingeblendet ist. Wenn die Datei zu groß ist, kann M-Files ebenfalls keine Vorschau anzeigen. Verwenden Sie die Optionen oben im Bereich, um die Vorschau zu steuern. Sie können z. B. Vergrößern und Verkleinern, eine Suche durchführen, den Vollbildmodus anzeigen, zwischen dem dunklen und hellen Modus wechseln und den Inhalt herunterladen oder ausdrucken.

Die Dokumentenvorschau unterstützt folgende Dateitypen:

• E-Mail-Dateien (eml, emlx, msg)
• HTML- und Webarchiv-Dateien (htm, html, mht, mhtml)
• Bilddateien (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)
• Microsoft Word-Dateien (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
• Microsoft Excel-Dateien (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
• Microsoft PowerPoint-Dateien (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
• OpenDocument-Dateien (odt, ott, ods, odp)
• PDF-Dateien
• RTF-Dateien
• Textdateien (txt)
• Visio-Zeichnungen (vsdx, vsx, vtx, vdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm, vdw, vsd, vss, vst)
• Videodateien (mp4, webm, ovg)
• Audiodateien (mp3, ogg, wav)

Metadatenformular

Wenn Sie ein Dokument in der Listenansicht auswählen, zeigt M-Files das Metadatenformular des Objekts an, sofern das Metadatenformular eingeblendet ist. Verwenden Sie die Optionen oben im Bereich, um das Metadatenformular zu steuern. Sie können z. B. in den Vollbildmodus wechseln, um den Aktivitäts-Feed oder die Metadaten anzuzeigen. Wählen Sie das Symbol Analysieren (), damit M-Files den Dokumentinhalt zum Vorschlagen von Metadaten verwendet.

Mit dem Metadatenformular können Sie Metadaten für das Objekt bearbeiten, hinzufügen und entfernen. Um Metadaten hinzuzufügen, Eigenschaft hinzufügen wählen. Um eine Metadateneigenschaft zu entfernen, wählen Sie das Kreuzsymbol auf der rechten Seite des Wertefeldes. Wenn das Kreuzsymbol nicht angezeigt wird, kann die Eigenschaft nicht aus dem Objekt entfernt werden.

Kommentare und Objektaktivität

Wählen Sie das Symbol für Kommentare (), um die Kommentare und die Objektaktivität für das Objekt anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Objektaktivitäten anzeigen.

Wählen Sie das Metadaten-Symbol (), um den Aktivitäts-Feed zu schließen und stattdessen die Metadaten des Objekts anzuzeigen.

Berechtigungen

Um Benutzerberechtigungen für das Objekt zu ändern, wählen Sie die Zeile, die die Berechtigungen des Objekts anzeigt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Objektberechtigungen anzeigen und bearbeiten.

Workflow

Sie können den Workflow des Objekts steuern und einen Workflow-Statuswechsel mit den Workflow-bezogenen Feldern unten im Metadatenformular durchführen.

Navigieren zwischen Ansichten

Die Navigation zeigt Ihnen die aktuelle Ansicht und alle ihre übergeordneten Ansichten an. Wählen Sie einen Ansichtsnamen oder eines der Pfeilkopfsymbole im Pfad, um zu einer anderen Ansicht zu wechseln. Verwenden Sie die Befehle „Aktualisieren“, „Zurück“ und „Weiter“ Ihres Browsers, um die Ansicht neu zu laden oder um zurück oder vorwärts zu navigieren.

Dies sind die standardmäßigen Registerkarten, die in einer Dokumentenverwaltung angezeigt werden:

• Primäre Objektansichten: Bis zu drei Ansichten für die meisten verwendeten Objekttypen werden zuerst angezeigt, wenn Ihr Administrator diese konfiguriert hat. Primäre Objektansichten zeigen alle Objekte dieses Typs an und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf deren Arbeitsbereiche.
• Ansichten: Enthält alle in der Dokumentenverwaltung verfügbaren Ansichten.
• Kürzlich: Enthält alle Inhalte, die Sie im letzten Monat genutzt haben. Zum Beispiel Objekte, die Sie länger als 10 Sekunden selektiert, geöffnet oder bearbeitet haben.
• Angeheftet: Enthält alle Inhalte, die Sie angeheftet haben.
• Zugewiesen: Enthält alle Objekte, die Ihnen zugeordnet sind.
• Ausgecheckt: Enthält alle Objekte, die Sie zum Bearbeiten ausgecheckt haben.

Um eine Registerkarte hinzuzufügen, das Kontextmenü für eine Ansicht oder einen Ordner im Listenbereich klicken öffnen und Daraus eine Registerkarte erstellen auswählen.

M-Files Empower

Wählen Sie das Hilfe-Symbol (), um M-Files Empower zu öffnen, wenn Sie zusätzliche Unterstützung, Tipps und Details dazu benötigen, wie M-Files funktioniert.

In-App-Benachrichtigungen

Das Symbol für Benachrichtigungen zeigt ggf. die Anzahl Ihrer unvollständigen Zuweisungen und ausgecheckten Objekte an. Um die Aufgabenzuweisung oder die ausgecheckten Objekte in der Listenansicht anzuzeigen, wählen Sie das Symbol für Benachrichtigungen und dann auf eine Benachrichtigung.

Benutzermenü

Wählen Sie das Benutzermenü in der oberen rechten Ecke, um z. B. Ihre Einstellungen zu ändern, sich abzumelden oder M-Files Empower zu öffnen. Siehe Benutzereinstellungen für weitere Einzelheiten.

Wechsel zwischen klassischem und neuem M-Files Desktop-Erlebnis

Im neuen M-Files Desktop befindet sich oberen Bereich ein Einstellungsschalter, mit dem Sie sicher zwischen der klassischen und der neuen Benutzererfahrung wechseln können. Wenn Sie zum Beispiel das Umschaltfeld wählen, ändert sich die Benutzeroberfläche. Alle Ihre Änderungen und Einstellungen sind in beiden Fällen in M-Files sicher.

Layout ändern

Um die Größe des Vorschaubereichs und des Metadatenformulars zu ändern, ziehen Sie deren linken Rand nach links oder rechts. Um einen dieser beiden Bereiche auszublenden, seinen Namen am rechten Rand der Benutzeroberfläche oder das Symbol Registerkarte schließen () in der rechten oberen Ecke des Bereichs wählen.