Yhteydet ulkoisiin lähteisiin

tarjoaa joustavia tapoja tiedon esittämiseen ja siirtämiseen myös ulkoisista tietolähteistä. Esimerkiksi tietokantojen osalta vaatimus on, että tietokanta tukee OLE DB- tai ODBC (Open Database Connectivity) -yhteyksiä. Tietokantayhteys voi olla vain luku -tyyppinen tai kaksisuuntainen. Vain luku -tyyppisessä yhteydessä saa lukea tietoja ulkoisesta tietokannasta, mutta uusien tietojen syöttäminen in kautta ei ole sallittua. Kaksisuuntaisessa yhteydessä myös issa tehdyt muutokset ja lisäykset tallentuvat ulkoiseen tietokantaan.

Hyvä esimerkki ulkoisesta tietokantayhteydestä on in yhteistoiminta ulkoisen asiakastietokannan kanssa. Monilla organisaatioilla on jo olemassa paljon asiakastietoa. Tietokanta koostuu tauluista, joihin tiedot asiakkaista on täytetty. Kun käyttäjä luo uuden tarjousdokumentin issa, on luontevaa liittää siihen jo olemassa oleva asiakastieto. voidaan asettaa tuomaan asiakastietoja ulkoisesta tietokannasta. Tämän jälkeen tieto on käytettävissä suoraan esimerkiksi metatietokortissa uutta dokumenttia luotaessa.

Myös olemassa olevien tiedostojen tuonti ja linkitys ulkoisista kohteista on mahdollista. Tämän toiminnallisuuden avulla in käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, koska kaikki olemassa olevat tiedostot voidaan saavuttaa ista käsin ilman erillistä siirtoprosessia. Kun tiedostoja käytetään ista, on luontevaa, että niihin liitetään samalla metatiedot. Lisäksi issa esimerkiksi luodaan versiohistoria, jolloin vältytään tiedostojen samanaikaiselta muokkaukselta. in ajoitettujen töiden ansiosta myös varmuuskopioiden hallinta on helppoa. Metatietojen lisääminen myös mahdollistaa in hakuominaisuuksien paremman hyödyntämisen.