Créer et terminer des affectations
Les affectations transfèrent les informations et la responsabilité de la tâche à la bonne personne. Les affectations peuvent par exemple être utilisées pour demander à un collègue d'examiner une proposition avant de l'envoyer au client.
Les affectations peuvent être incluses dans un flux de travail ou être indépendantes des flux de travail. Pour de plus amples informations sur les affectations automatiques comprises dans les flux de travail, consultez Affecter à l'utilisateur.
Vidéo : How To Create and Complete Assignments in
Pour soumettre une nouvelle affectation, créez un nouvel objet Affectation. Comme les affectations sont des objets, vous pouvez définir la même affectation pour plusieurs objets. Ou bien, à l'inverse, vous pouvez ajouter plusieurs objets différents à la même affectation. Par exemple, vous pouvez affecter plusieurs brouillons à un collègue pour qu'il les inspecte avec une seule affectation.
Comme les affectations sont des objets séparés, ils ont leurs propres historiques de versions et droits. C’est pourquoi le document et l’affectation qui y est incluse peuvent avoir des autorisations séparées. Par conséquent, seul un utilisateur doté de droits de lecture pour le document peut marquer l’affectation comme terminée. L’utilisateur ne nécessite aucun droit particulier pour pouvoir éditer le document, ce qui signifie que les utilisateurs pourvus d’une licence de lecture seule pour peuvent également marquer l’affectation comme terminée.
Vous pouvez ajouter des informations contextuelles aux affectations à l'aide de différentes méthodes :
- Créer une affectation et y ajouter des objets par glisser-déposer ou en utilisant la fonction Ajouter fichier à partir du menu contextuel.
- Sélectionner un ou plusieurs documents, puis Tâche dans le menu Créer.
- Créer une affectation sans y ajouter d'objet puis définir la tâche complète dans le champ de description de l'affectation.
Métadonnées relatives aux affectations
Description
Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La notification de l'affectation par e-mail affiche la description à la personne à laquelle est affectée la tâche.
Affectées à
Sélectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez affecter la tâche. Vous pouvez ajouter davantage d'utilisateurs en cliquant sur le bouton plus (+) sur la barre d'outils. Dès qu'une affectation correspond à un objet séparé, toutes les personnes à qui la tâche a été affectée doivent marquer l'affectation comme terminée pour que cette dernière puisse basculer sur l'étape "Terminé".
Échéance
Éventuellement, vous pouvez sélectionner une échéance pour l'affectation. L'utilisateur reçoit un rappel automatique s'il n'a pas marqué l'affectation comme terminée quand la date d'échéance approche. Le rappel est envoyé avec une règle de notification commune qui peut être supprimée par l'administrateur le cas échéant.
La date d'échéance est utile pour créer des vues. L'administrateur ou l'utilisateur peut créer une vue pour afficher les objets dont la date limite est proche. Pour davantage d'informations sur les vues, veuillez vous reporter à la section Créer une vue.
Contrôlé par
Vous pouvez utiliser le champ Contrôlé par pour définir les utilisateurs que vous souhaitez aviser à chaque fois qu'une tâche est marquée comme étant terminée. La personne soumettant l'affectation est automatiquement ajoutée à la liste des personnes assurant le contrôle des affectations, et ce dès que l’objet est enregistré pour la première fois. Une fois que la propriété a été ajoutée automatiquement ou manuellement à la fiche de métadonnées, vous pouvez modifier ou ajouter d’autres moniteurs en cliquant sur le bouton plus (+) de la barre d’outils.
Icône Marquer comme terminée
Vous pouvez marquer l'affectation comme terminée en cliquant sur l’icône située à côté du champ Affectée à.