Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin

Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin on erittäin helppoa. Siirtäminen onnistuu ”raahaamalla ja pudottamalla” tai kopioimalla tiedostoja tai kansioita M-Filesin dokumenttivarastoon.

Yksittäisen tiedoston tapauksessa M-Files pyytää metatietokorttia täytettäväksi, jonka myötä tiedostosta tulee dokumentti. Tiedoston ja dokumentin välisen eron ymmärtäminen on erittäin tärkeää. M-Files-dokumentti koostuu nollasta tai useammasta dokumenttitiedostosta sekä metatiedoista.

Jos siirrät kerralla esimerkiksi kansion alikansioineen tai useita tiedostoja, M-Files voi halutessasi säilyttää vanhan kansiorakenteen. Jos haluat säilyttää kansiorakenteen, M-Files luo dokumenttivarastoon perinteisiä kansioita, joihin siirrettävä sisältö sijoitetaan. Voit täyttää dokumenttien ominaisuustiedot siirron yhteydessä tai jälkeenpäin. Katso lisätietoja luvusta Tuo tiedostoja ja kansioita.

Voit myös käyttää vanhoja tiedostoja suoraan niiden alkuperäisestä sijainnistaan. Tällöin M-Filesin tuomat lisäominaisuudet (kuten versionhallinta) ovat käytettävissä myös vanhoille tiedostoille, vaikka niitä voidaan edelleen käyttää myös M-Filesin ulkopuolelta. Voit tarvittaessa täydentää dokumenttien metatietoja käytön edetessä. Katso lisätietoja luvusta Ulkoiset tiedostolähteet.

Myös erilaisten tietokantojen käyttäminen ja siirtäminen M-Filesiin on mahdollista. Esimerkiksi asiakasrekisterin tiedot voidaan liittää osaksi M-Filesin metatietorakennetta. Tällöin tietoja ei tarvitse kopioida paikasta toiseen. Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Kohdetyypit ja Arvolistat.

Kun lisäät M-Filesiin tuoduille dokumenteille metatietoja, nämä dokumentit näkyvät sekä perinteisissä kansioissa että M-Filesin dynaamisissa näkymissä.

Vihje: Jos siirrät useita yksittäisiä tiedostoja, joihin liittyy samaa metatietoa, kuten esimerkiksi sama asiakas, muista metatietokorttia täyttäessäsi varmistaa, että ensimmäisellä kerralla määrittelemäsi metatiedot tulevat oletusarvoisesti seuraaviinkin tiedostoihin. Voit varmistaa sen valitsemalla Käytä näitä arvoja oletuksina seuraavalle dokumentille -kohdan metatietokorttia täyttäessäsi (katso kuva jäljempänä).

Uusi dokumentti -ikkuna monen tiedoston siirrossa.

Vinkki: Ohita tämä -painikkeella voit jättää jonkin tiedoston siirtämättä. Tämä on hyödyllinen toiminto, jos olet siirtämässä suurta joukkoa tiedostoja ja huomaat, että joukkoon on tullut sellainen tiedosto, jota et haluakaan siirtää.

Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin vetämällä ja pudottamalla

Vaiheet

Avaa Resurssienhallinta ja etsi siirrettävä tiedosto.
Valitse tiedosto ja vedä ja pudota se M-Filesin listausalueella olevaan tyhjään tilaan.
Uusi dokumentti -ikkuna avautuu.
Valitse tiedostolle sopiva luokka Luokka-pudotusvalikosta.
Anna muita valinnaisia ominaisuusarvoja.
Lisää muita ominaisuuksia napsauttamalla Lisää ominaisuus.
Napsauta Luo.

Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin kopioimalla ja liittämällä

Vaiheet

Avaa Resurssienhallinta ja etsi siirrettävä tiedosto.
Napsauta tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Kopioi.
Siirry M-Filesin ikkunaan, napsauta listausalueelta tyhjää tilaa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Liitä.
Uusi dokumentti -ikkuna avautuu.
Valitse tiedostolle sopiva luokka Luokka-pudotusvalikosta.
Anna muita valinnaisia ominaisuusarvoja.
Lisää muita ominaisuuksia napsauttamalla Lisää ominaisuus.
Napsauta Luo.

Kansioiden siirtäminen M-Filesiin käyttämällä Tuo tiedostoja ja kansioita -ikkunaa

Vaiheet

Avaa valikkorivi painamalla M-Filesissa Alt-näppäintä.
Valitse Uusi > Tuo tiedostoja ja kansioita...
Valitse tuotava kansio napsauttamalla ....
Valitse:
1. Älä säilytä vanhaa kansiorakennetta, jos haluat hävittää tuotavan kansion kansiorakenteen.
  tai
2. Säilytä vanha kansiorakenne, jos haluat säilyttää tuotavan kansion kansiorakenteen. Valitse M-Filesista kansio tuotavaa sisältöä varten. Voit luoda uuden kansion napsauttamalla Uusi kansio.
Valinnainen: Poista valinta Kysy metatietoja -ruudusta, jos et halua lisätä metatietoja tuotavalle sisällölle.
Napsauta OK.

Jos merkitsit Kysy metatietoja -ruudun, tee vaiheet 7–9 kaikille tuotaville tiedostoille.

Valitse Uusi dokumentti -ikkunassa sopiva luokka tiedostolle Luokka-pudotusvalikosta.
Anna muita valinnaisia ominaisuusarvoja.
Lisää muita ominaisuuksia napsauttamalla Lisää ominaisuus.
Napsauta Luo.

Lopputulos

Kansio tuodaan M-Filesiin. Jos valitsit Säilytä vanha kansiorakenne, tuotu kansio näkyy uutena perinteisenä kansiona M-Filesissa.