| M-Files Desktopin perustoiminnot / Toiminnot-valikko | |
Jokaisella dokumentilla on elinkaari, jonka aikana sitä käsitellään ja muokataan. Elinkaaren aikana työpanoksen antaja saattaa vaihtua ja erilaisista päätöksistä vastaavat eri henkilöt. Jokaisen prosessiin osallistuvan henkilön on kuitenkin tärkeää tietää omat vastuualueensa ja työn vaihe.
M-Filesin työnkulkujen avulla voidaan mallintaa dokumentin elinkaarta reaalimaailman prosesseja vastaavasti. Työnkulut ryhmitellään erilaisiin tiloihin, jotka kuvaavat dokumentin tai muun kohteen tiettyjä työvaiheita.
Työnkulkuja voidaan luoda ja muokata M-Files Adminissa. Jos haluat lisätietoja työnkuluista, katso Työnkulut kohdassa Dokumenttivaraston hallinta.
Työnkulkua ja tilaa voidaan muuttaa Muuta tilaa -toiminnolla. Jos kohteelle on määritelty työnkulku, voit muuttaa tilaa myös suoraan pikavalikosta löytyvillä tilan nimeä kuvaavilla toiminnoilla. Tilaa osoittavan toiminnon vieressä oleva väkänen osoittaa työnkulun tämänhetkisen tilan. Muuta tilaa -toiminnolla voidaan myös lisätä kommentteja kohteelle, kun työnkulkua ja/tai työnkulun tilaa ollaan muuttamassa.
Mikäli tilasiirtymälle on määritelty sähköinen allekirjoitus, tulee sinun antaa tunnistetietosi (käyttäjätunnus ja salasana) sekä kirjautua sisään, jotta voit tehdä tilasiirtymän. Tilan muuttamiseksi kohteen on oltava palautettu muokkauksesta.
Tilan muutos allekirjoituksella varustettuna voidaan tehdä vain yhdelle kohteelle kerrallaan. Ainoastaan Windows-tunnistusta käyttävät käyttäjät voivat tehdä tilan muutoksia, jotka vaativat sähköisen allekirjoituksen.
Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä ”sormenjälkeä”, vaan se vaatii aina käyttäjätunnusten antamisen sekä kirjautumisen sisään. Katso lisätietoja kohdasta Sähköinen allekirjoitus.