Sähköinen allekirjoitus

Electronic Signatures -moduulin tarjoama sähköinen allekirjoitus laajentaa M-Filesin monipuolisia työnkulkuja: tilasiirtymä voidaan varmentaa käyttäjätunnistuksella. Tällä toiminnallisuudella voidaan helposti varmentaa esimerkiksi dokumenttien hyväksyntä.

Electronic Signatures -moduuli on lisämaksullinen osio. Moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Lisätietoja saat kohdasta eSigning and Compliance.

Sähköinen allekirjoitus työnkulun tilasiirtymille

Sähköisen allekirjoituksen sisällyttäminen työnkulun tilasiirtymään:

Valitse tilasiirtymä kohdassa Graafinen työnkulun suunnitteluohjelma.
Valitse Muokkaa tilasiirtymää vasemmasta tehtäväpaneelista.
Siirry Sähköinen allekirjoitus -välilehdelle.

Tilasiirtymän Sähköinen allekirjoitus -välilehti on nyt esillä.

Tilasiirtymän Sähköinen allekirjoitus -välilehti.

Valitse vaihtoehto Vaadi sähköinen allekirjoitus tälle toiminnolle, jotta voit muokata asetuksia.

Allekirjoituksen merkitys

Allekirjoituksen merkitys -asetuksilla voit valita joko ennalta määritetyn syy-merkitys-parin tai määrittää useita merkityksiä, joista allekirjoittaja voi valita. Allekirjoituksen syy on lyhyt otsikkotason kuvaus allekirjoitukselle, esim. Ohjedokumentin hyväksyminen tai Laskun hyväksyminen. Allekirjoituksen merkitys on kuvaus, jonka avulla allekirjoittaja ymmärtää, mitä on hyväksymässä. Merkkien maksimimäärä on 500, ja paikkamerkkejä voi käyttää. Käytettävissä olevat paikkamerkit on listattu kohdassa Paikkamerkit Allekirjoituksen merkitys- ja Lisätiedot-kentille.

Allekirjoituksen syy ja merkitys näkyvissä sähköisen allekirjoituksen kehotteessa.

Allekirjoituksen metatiedot

Sähköinen allekirjoitus voidaan määrittää siten, että allekirjoittajan on lisättävä arvo valitulle metatieto-ominaisuudelle, kuten Kommentille. Teksti tallennetaan joko erilliseksi allekirjoituskohteeksi (ks. jäljempää) tai työnkulkua käyttäväksi kohteeksi. Voit myös kirjoittaa lisätietoja Lisätiedot-tekstilaatikkoon. Käytettävissä olevat paikkamerkit on listattu kohdassa Paikkamerkit Allekirjoituksen merkitys- ja Lisätiedot-kentille.

Luo erillinen allekirjoituskohde

Valitse tämä, mikäli haluat, että allekirjoituksesta luodaan uusi kohde. Allekirjoituskohde on tällöin automaattisesti suhteessa kohteeseen, jota tilamuutos koskee.

Huomautus: Jotta M-Files voisi luoda allekirjoituskohteita, tiettyjä metatietomäärittelyitä on tehtävä. Lisätietoja saat kohdasta Sähköisen allekirjoituskohteen metatietomääritykset.

Tunniste

Tunniste on vapaamuotoinen. Voit laittaa tunnisteeksi esimerkiksi Ostolaskun hyväksyminen. Kun allekirjoituskohde luodaan, tunnisteesta tulee osa kohteen metatietoja. Tunniste-ominaisuutta voit käyttää hyödyksi esimerkiksi tilasiirtymien toimintojen komentosarjoissa tai hauissa yksilöimään tietyntyyppinen allekirjoitus.

Allekirjoituskohde, josta nähdään allekirjoituksen tekijä, allekirjoituspäivämäärä, allekirjoituksen merkitys ja muita tietoja.

Tallenna allekirjoituksen sisältö tekstinä ominaisuudelle

Valitse, mihin ominaisuuteen allekirjoitus liitetään. Tällöin määrittelemäsi allekirjoituksen sisältö näytetään kohteen metatiedoissa ko. ominaisuuden arvona. Oletusominaisuus on Allekirjoituksen sisältö. Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö muodostuu allekirjoituksen syystä, merkityksestä ja lisätiedoista.

Huomautus: Jos käytät ko. työnkulun kaikkien tilasiirtymien allekirjoituksen ominaisuutena samaa ominaisuutta, esim. oletusominaisuutta Allekirjoituksen sisältö, silloin näet kohteen viimeisimmän version metatiedoista ainoastaan viimeisimmän allekirjoituksen sisällön (manifestaation). Muut allekirjoitukset sisältöineen (manifestaatioineen) löydät kohteen versiohistorian kautta.

Voit luoda myös erillisen oman ominaisuusmäärittelyn jokaiselle ko. työnkulun tilasiirtymän allekirjoitukselle. Tällöin näet kohteen viimeisimmän version metatiedoista kaikki luodut ominaisuudet allekirjoitussisältöineen (manifestaatioineen).

Huomautus: Jos luot ominaisuuden ensin Ominaisuusmäärittelyissä, aseta sille oikeudet niin, että käyttäjät vain näkevät ko. allekirjoituksissa käytettävän ominaisuuden, mutta eivät pääse muokkaamaan sitä.

Sähköinen allekirjoittaminen tilasiirtymän yhteydessä

Mikäli tilasiirtymälle on määritelty sähköinen allekirjoitus, tämä vaaditaan automaattisesti aina käyttäjältä ko. tilan muutosta tehtäessä. Kohde tulee olla palautettuna muokkauksesta, jotta tilaa voidaan vaihtaa, ja tilan muutos allekirjoituksen kera voidaan tehdä ainoastaan kohde kerrallaan. Ainoastaan Windows-tunnistusta käyttävät käyttäjät voivat tehdä tilan muutoksia, jotka vaativat sähköisen allekirjoituksen. Käyttäjä lisää sähköisen allekirjoituksen tilasiirtymälle kirjoittamalla tunnistetietonsa ja kirjautumalla sen jälkeen sisään. Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä ”sormenjälkeä”, vaan se vaatii aina käyttäjätunnusten antamisen sekä kirjautumisen sisään.

Paikkamerkit Allekirjoituksen merkitys- ja Lisätiedot-kentille

Allekirjoituksen merkitys- ja Lisätiedot-kentissä käytettävissä olevat paikkamerkit on listattu seuraavassa taulukossa.

Paikkamerkki	Kuvaus
%SIGNED_AT_UTC%	UTC-aika allekirjoitushetkellä.
%SIGNED_AT_LOCAL%	Aika asiakaskoneella allekirjoitushetkellä.
%SIGNED_AT%	Aika palvelinkoneella allekirjoitushetkellä.
%SIGNED_BY%	Allekirjoittajan nimi.
%SIGNED_FROM_STATE%	Lähdetila.
%SIGNED_TO_STATE%	Kohdetila.
%SIGNED_FOR_STATETRANSITION%	Sen tilasiirtymän otsikko, jolle sähköinen allekirjoitus tarvitaan.
%SIGNED_BY_WITH_PROXY%	Näyttää allekirjoittajan nimen ja sen käyttäjän nimen, jonka puolesta tehtävänanto on sähköisesti allekirjoitettu. Esim. "Pekka Paikallaolija, Jukka Poissaolijan puolesta".