Funktionen in Outlook

M-Files bietet für den täglichen Umgang mit E-Mail-Nachrichten sowie deren Verwendung für Kundenbeziehungen verschiedene nützliche Funktionen. Nachrichten können beispielsweise über Outlook-Regeln und M-Files-Funktionen automatisch in M-Files gespeichert werden. Dank der umfangreichen Integration in Outlook profitieren Sie unter anderem von den folgenden Funktionen:

E-Mail-Nachrichten und Anhänge können in verschiedenen Dateiformaten direkt in M-Files gespeichert werden.
E-Mai-Nachrichten können anhand von Outlook-Regeln und M-Files-Funktionen automatisch mit ihren Metadaten gespeichert werden.
E-Mail-Nachrichten können automatisch mit Ansprechpartnern und Kunden verknüpft werden.
Mit dem M-Files-Flag werden Nachrichten gekennzeichnet, die in M-Files gespeichert wurden.
Nachrichten, die mit einer bestimmten Nachricht in Beziehung stehen, werden in M-Files miteinander verknüpft. Dadurch kann der gesamte Nachrichten-Thread leicht in M-Files abgerufen und gelesen werden.
Mit der Funktion In M-Files anzeigen können Sie eine gespeicherte Nachricht in der Benutzeroberfläche von M-Files öffnen.
Wenn eine Nachricht über Outlook in M-Files gespeichert wird, entspricht das Datum des Dokuments automatisch dem Datum der E-Mail, unabhängig davon, wann die Nachricht in M-Files gespeichert wurde.

Video: Email Integration

Eine E-Mail-Nachricht von Outlook nach M-Files speichern

Schritte

In Microsoft Outlook die E-Mail-Nachricht finden, die Sie nach M-Files speichern wollen.
Entweder:
1. Auf die E-Mail-Nachricht rechtsklicken und auf In M-Files speichern klicken und dann die Dokumentenverwaltung auswählen, in der Sie die ausgewählte E-Mail-Nachricht speichern wollen.
  oder
2. Verlagern Sie die E-Mail-Nachricht mittels Ziehen und Ablegen in den M-Files Ordner, der sich in der Microsoft Outlook Navigationsleiste befindet.
Das Neues Dokument Dialogfeld wird geöffnet.
Über das Speichern als Typ Dropdown-Menü können Sie das Format auswählen, in welchem die E-Mail-Nachricht gespeichert werden soll.
Weitere Information über das Speichern von E-Mail-Nachrichten finden Sie unter Speicherformate.
Die Metadaten für die E-Mail-Nachricht eingeben und anschließend auf Erstellen klicken, nachdem Sie den Vorgang beendet haben.
Beachten Sie, dass gewisse Eigenschaften automatisch ausgefüllt werden können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Automatisch ausgefüllte Metadaten.

Ergebnisse

Die ausgewählte E-Mail-Nachricht wird zu den ausgewählten Dokumentenverwaltungen in M-Files hinzugefügt. Ein M-Files Flag-Symbol wird der Nachricht in Microsoft Outlook hinzugefügt und zeigt an, dass die Nachricht in M-Files gespeichert wurde.