Benutzer können sowohl die Software-Sprache als auch die Sprache der Dokumentenverwaltung via M-Files Desktop ändern (Alt drücken und Einstellungen > Sprache ändern... wählen). Die Software-Sprachauswahl ist in die Software integriert. Die Sprache der Dokumentenverwaltung bezieht sich auf die Sprache der Metadatenstruktur, da die Metadatenstruktur immer für die Dokumentenverwaltung spezifisch ist. Die Sprachauswahl enthält alle Sprachen, in die die Dokumentenverwaltung übersetzt wurde.
Administratoren können auch die benutzerspezifische standardmäßige Sprache der Dokumentenverwaltung im Dialogfeld Eigenschaften jedes M-Files Benutzerobjektes ändern. Dabei kann es sich um jede beliebige Sprache der Dokumentenverwaltung handeln. Falls der Benutzer oder der Administrator die Sprache der Dokumentenverwaltung nicht ändern, so setzt M-Files die Ausgangssprache der Dokumentenverwaltung als Standardsprache ein.
Wenn 1) die Softwareinstallation, 2) die Software und 3) die Dokumentenstruktur über dieselbe Sprache verfügen, werden die Funktionen von M-Files und die Metadatenstruktur der Dokumentenverwaltung in der entsprechenden Sprache angezeigt.
Anmerkung: Wenn der Benutzer der Werteliste einen neuen Wert hinzufügt, wird der neue Wert (Begriff) der ursprünglichen Metadatenstruktur hinzugefügt, d. h. Inhalte der Ausgangssprache, unabhängig von der Sprache der Dokumentenstruktur des Benutzers. Beispielsweise kann ein Benutzer mit „Finnisch“ als Sprache für die Dokumentenstruktur der Liste „Drawing Types/Piirustustyypit den neuen Wert LVI-piirustushinzufügen. Ist die Ausgangssprache Englisch, wird der neue finnische Wert „LVI-piirustus“ zwischen den englischen Werten angezeigt: " Architectural, LVI-piirustus, Mechanical, Servicesusw. Der Name des Werts kann unter Value List Properties an die Ausgangssprache angepasst und anschließend ins Finnische übersetzt werden. Allgemeine Ansichten können auf die gleiche Art und Weise entsprechend dem durch den Benutzer hinzugefügten Text und unabhängig von der Ausgangssprache benannt werden.
Anmerkung: Wenn die Metadatenstruktur in mehrere Sprachen übersetzt wird, hat die Software der Sprache, die der Benutzer für die Dokumentenstruktur ausgewählt hat, keinen Einfluss auf die Suchergebnisse. Wenn der Benutzer beispielsweise „Finnisch“ als Sprache ausgewählt und der Klasse Hinnastoein Dokument hinzugefügt hat, ist das entsprechende Dokument in den Suchergebnissen enthalten, wenn das Suchkriterium Price List verwendet wird. Die Begriffe Price Listund Hinnasto müssten dann jedoch Übersetzungen voneinander sein, d. h. verschiedene Übersetzungen desselben Begriffs.