Ändern der Software-Sprache
M-Files kann in verschiedenen Sprachen verwendet werden. Das Ändern der Sprachen ist einfach und kann auch während der Verwendung der Software geschehen. Durch Klicken auf das M-Files Symbol im Benachrichtigungsbereich in Windows oder indem Sie Einstellungen > Sprache ändern wählen, öffnet sich das Dialogfeld Sprache ändern. M-Files enthält diese Sprachen automatisch.
Wenn also z. B. als Sprache Englisch ausgewählt ist, werden die folgenden Optionen auf Englisch angezeigt: Check Out, Check In und Workflow. Wenn Finnisch gewählt wird, werden dieselben Optionen in Finnisch angezeigt: Varaa muokattavaksi, Palauta muokkauksestaund Työnkulku.
Zusätzliche Sprachen zu den aktuell unterstützten sind separat bei M-Files erhältlich.
Übersetzen der Metadatenstruktur
Die Metadatenstruktur der Dokumentenverwaltung kann ebenfalls in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Die Metadatenstruktur der Dokumentenverwaltung bezieht sich auf die Objekttypen, Klassen, Eigenschaftsdefinitionen, Wertelisten, Workflows usw. Die Dokumentenklassetitel wie Angebot, Bestellung und Vertrag können in die gewünschten Sprachen übersetzt werden.
Unternehmen können die Metadatenstruktur selbst übersetzen oder von einem Drittanbieter übersetzen lassen. Die Verwaltung des Übersetzungsmaterials ist einfach: Der Administrator kann das Übersetzungsmaterial in das XML-Dateiformat exportieren. Dieses Material kann anschließend entweder intern oder von einem Übersetzungsdienstleister übersetzt werden. Der eigentliche Übersetzungsprozess ist unabhängig vom M-Files Admin und dessen Berechtigungen.
Die Übersetzung der Metadatenstruktur ist besonders für multinationale Unternehmen oder für Unternehmen mit mehr als einer Firmensprache vorteilhaft. So kann jeder Benutzer Dokumente und andere Objekte mithilfe der Metadatenstruktur in seiner Muttersprache hinzufügen. Die multilinguale Metadatenstruktur ist auch dann nützlich, wenn das Unternehmen mehrere Sprachen aus anderen als geographischen Gründe einsetzt.
Verschiedene Sprachen für Software- und Metadatenstruktur
Neben den Funktionen von M-Files können auch Metadaten von Dokumentenverwaltungen ausgewählt und in der Sprache der jeweiligen Benutzer bearbeitet werden, wenn die Metadatenstruktur bereits übersetzt wurde. Wurde die Metadatenstruktur noch nicht in die entsprechenden Sprachen übersetzt wurde, z. B. vom Finnischen ins Englische, so ist es für die Benutzer möglicherweise schwer verständlich, warum einige Informationen auf Finnisch, andere dagegen auf Englisch dargestellt werden. Nur Benutzer mit Administratorrechten dürfen die Inhalte der Metadatenstruktur anzeigen und bearbeiten.
So gehören die Klasse Proposal, der Objekttyp Customer und die Eigenschaftendefinition Document date zur Metadatenstruktur. Wenn nun ein Benutzer als Software-Sprache Finnisch auswählt, die Metadatenstruktur aber noch nicht ins Finnische übersetzt wurde, werden ihm diese Optionen nur auf Englisch angezeigt, da sie zur Metadatenstruktur hinzugefügt wurden und auf Englisch betitelt wurden.
So werden beim Erstellen eines neuen Dokuments also einige Informationen der Metadatenkarten auf Finnisch dargestellt (Lisää ominaisuus, Avaa muokattavaksi und Luo), einige andere jedoch auf Englisch (Proposal, Customer und Project). Der Grund dafür ist, dass der Text Luo Teil von M-Files ist und bereits ins Finnische übersetzt wurde, der Begriff Proposalin der Metadatenstruktur jedoch noch nicht.
Ein Metadatenformular auf Finnisch und Englisch.