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Bei der Übersetzung in Excel können Zeichenfolgen als übersetzt markiert werden, indem deren Zellenwerte in der Spalte Übersetzt von 0 auf 1 gesetzt werden. Wenn jedoch die Option Alle Zeichenfolgen importieren beim Reimport der Übersetzung in M-Files ausgewählt wurde, werden alle Zeichenfolgen, unabhängig von ihrem Wert in der Spalte Übersetzt, in M-Files importiert.
Wählen Sie die Option Nur als übersetzt markierte Zeichenfolgen importieren, wenn nur übersetzte Zeichenfolgen importiert werden sollen. In diesem Fall werden nur die Zeichenfolgen mit dem Wert 1 in der Spalte Übersetzt in M-Files importiert. Wenn z. B. zu einem späteren Zeitpunkt neue Ergänzungen zur Ausgangssprache hinzugefügt werden, kann diese Einstellung genutzt werden, um nur Übersetzungen neuer Ergänzungen in M-Files zu importieren.
Werden Änderungen an der Ausgangssprache vorgenommen, finden Sie diese Versionsinformationen in der Spalte Ausgangsversion der exportierten XML-Datei: Bei Änderungen an der Zeichenfolge in der Ausgangssprache wird der Wert dieser Zelle stets um eins erhöht. Die Übersetzung in der Zielsprache muss dann überprüft und geändert werden, um an die Änderungen der Ausgangssprache angepasst zu werden.
Außerdem werden die Werte der übersetzten Zeichenfolgen in der Spalte Übersetzt, die bereits zu 1 geändert wurden, wieder auf 0 zurückgesetzt, wenn Änderungen an der Ausgangssprache dieser Zeichenfolgen vorgenommen wurden. Aus diesem Grund wird empfohlen, den Übersetzer anzuweisen, die übersetzten und genehmigten Zeichenfolgen als übersetzt zu markieren, da nun der Wert 1anzeigt, dass sich die Übersetzungen der Zielsprache auf dem aktuellen Stand befinden.
Speichern Sie die übersetzte XML-Datei in Excel im Format XML-Daten, um die Übersetzung wieder in M-Files zu importieren. Mit der Funktion Importieren im Dialogfeld Sprachen und Übersetzungen können Sie die Datei nun in M-Files importieren. Die Datei kann dabei beim Export und Import unterschiedliche Namen aufweisen.
Das Importieren einer Übersetzung in M-Files lässt sich einfach vornehmen. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Sprache aus und legen Sie fest, ob Sie alle Zeichenfolgen oder nur jene, die als "übersetzt" gekennzeichnet sind, importieren wollen.
Nach dem Import werden Sie von M-Files gefragt, ob Sie den Volltext-Suchindex für die Metadaten neu erstellen möchten. Bearbeitete Übersetzungen können erst gesucht werden, nachdem der Suchindex neu erstellt wurde. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Objekte in der Dokumentenverwaltung mehrere Minuten oder auch Stunden dauern.