M-Files bietet auch die Möglichkeit der gemeinsamen Dokumenterstellung, d. h. mehrere Benutzer können dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten. Selbst eine Person ohne M-Files Konto kann an der gemeinsamen Dokumenterstellung teilnehmen. Diese gemeinsame Dokumenterstellung wird durch den OneDrive-Service von Microsoft ermöglicht.
Durch eine Änderung der Registrierungseinstellungen kann die gemeinsame Dokumenterstellung auch für SharePoint aktiviert werden. In diesem Fall erfolgt die gemeinsame Bearbeitung in SharePoint anstatt in OneDrive.
Zur gemeinsamen Dokumenterstellung auschecken und in M-Files einchecken
Um die Datei zur Bearbeitung in OneDrive freizugeben, verwenden Sie die Funktion Für gemeinsame Dokumenterstellung auschecken. Wenn Sie eine Datei in einem Mehrdateiendokument zur gemeinsamen Dokumenterstellung freigeben wollen, verwenden Sie die Funktion Gemeinsame Dokumenterstellung starten. Wenn Sie bereits ein Eindateidokument ausgecheckt haben, können Sie über die Funktion Gemeinsame Dokumenterstellung starten aus diesem Status die gemeinsame Dokumenterstellung starten.
Wenn die Datei für die gemeinsame Dokumenterstellung auf OneDrive hochgeladen wird, wird Sie für verschiedene Personen verfügbar.
M-Files zeigt folgende Meldung an:
Einzelne Benutzer und benutzerspezifische Rechte können bei der gemeinsamen Dokumenterstellung nicht personalisiert werden.
Anschließend werden Sie von M-Files aufgefordert, Ihre Windows Live-ID einzugeben. Wenn Sie zu OneDrive wechseln, müssen Sie sich zunächst verifizieren. Sie können fortfahren, indem Sie diese mit Ja beantworten. Sobald die Datei für OneDrive freigegeben ist, wird eine Meldung angezeigt, und Sie können den OneDrive-Link an andere Benutzer senden. Bitte beachten Sie, dass jeder, der diesen Link erhält, die Datei ansehen und Änderungen darin vornehmen kann.
Wenn Sie die Funktion Link senden ausführen, erstellt M-Files automatisch eine E-Mail-Nachricht, die den Dateinamen und einen Link zu der Datei in OneDrive enthält.
Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben oder wenn Sie aus einem anderen Grund die Datei nicht mehr im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung halten wollen, verlassen Sie diesen Modus, damit andere M-Files-Benutzer die Datei zur Bearbeitung in M-Files oder OneDrive auschecken können.
Der M-Files-Benutzer, der das Dokument zur gemeinsamen Erstellung auscheckt, muss dieses auch wieder einchecken. Andere M-Files-Benutzer können das Dokument nach der gemeinsamen Erstellung nicht einchecken. Dieser M-Files-Benutzer ist verantwortlich für die am Dokument vorgenommenen Änderungen: Die im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung vorgenommenen Änderungen werden dem M-Files-Benutzer zugeschrieben, der das Dokument zur gemeinsamen Erstellung ausgecheckt hat und die neue Dokumentversion in M-Files eingecheckt hat.
Sie können die im Modus der gemeinsamen Dokumenterstellung vorgenommenen Änderungen mit der Funktion Auschecken rückgängig machen während des Eincheckens ablehnen.
Nachdem das Dokument in M-Files eingecheckt wurde, ist es in OneDrive nicht mehr verfügbar. Wenn Sie das Dokument wieder im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung freigeben wollen, checken Sie es für die gemeinsame Dokumenterstellung aus und senden einen neuen OneDrive-Link zur Datei.
Im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung bearbeiten
Wenn Sie einen Link zu einer Datei erhalten haben, die sich im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung befindet, können Sie sie normal bearbeiten, beispielsweise in Word oder PowerPoint.
Im Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung können Sie hauptsächlich Office-Dateien in Microsoft Office 2010 (oder höher) oder mithilfe von Office-Web-Apps bearbeiten. Beispielsweise können mehrere Benutzer dieselbe Word-Datei gleichzeitig in Microsoft Office bearbeiten. Eine PowerPoint-Präsentation kann von mehreren Benutzern gleichzeitig in PowerPoint 2010 (oder höher) in Microsoft Office bearbeitet werden.
Die M-Files-Funktionen (z. B. Hinzufügen von Metadaten zum Inhalt) sind während der Bearbeitung in OneDrive nicht verfügbar.
Darüber hinaus können M-Files-Benutzer über den OneDrive-Link oder direkt in M-Files an der gemeinsamen Dokumenterstellung teilnehmen. Wenn das Objekt für die gemeinsame Dokumenterstellung in M-Files ausgecheckt wird, können auch andere M-Files-Benutzer es über den Modus für die gemeinsame Dokumenterstellung in OneDrive bearbeiten oder dessen neueste Version im schreibgeschützten Zustand öffnen.