Elektronische Signaturen

Die durch das Modul eSigning and Compliance bereitgestellte elektronische Signatur erweitert die vielfältigen Workflows von M-Files: Der Statuswechsel kann mit einem Benutzernamen bestätigt werden. Diese Funktion kann ohne Weiteres verwendet werden, um beispielsweise die Genehmigung von Dokumenten zu bestätigen.

Das Modul eSigning and Compliance kann separat erworben werden. Dieses Modul umfasst Erweiterungen für die Ereignisprotokollierung sowie Funktionen zur Handhabung von elektronischen Signaturen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Electronic signing and compliance.

Elektronische Signatur für Workflow-Statuswechsel

Um eine elektronische Signatur mit einem Workflow-Status zu integrieren, klicken Sie auf Bearbeiten..., wenn der Status im Dialogfeld Workflow-Eigenschaften markiert ist. Öffnen Sie die Registerkarte Statuswechselberechtigungen und den entsprechenden Statuswechsel, den Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie abschließend auf Berechtigungen und Signatur... und öffnen Sie die Registerkarte Elektronische Signatur.

Die Registerkarte "Elektronische Signatur" für Statuswechsel.

Aktivieren Sie die elektronische Signatur für den Statuswechsel, indem Sie die Option Elektronische Signatur für diesen Statuswechsel erfordern aktivieren.

Grund für Signatur: Legen Sie eine kurze Beschreibung in Form eines Titels für die Signatur fest, wie etwa Genehmigung der Anleitung oder Rechnungsgenehmigung. Vor dem Signieren wird dem Benutzer, der den Statuswechsel durch elektronische Signatur genehmigt, der Grund angezeigt.
Bedeutung der Signatur: Hier können Sie die gewünschten Informationen hinzufügen oder bearbeiten (maximale Anzahl von Zeichen: 500). Dieser Text (Platzhalter werden durch die korrekten Daten ersetzt) wird dem Benutzer angezeigt, der den Statuswechsel mit der elektronischen Signatur genehmigt. Anhand dieses Textes sollte der Signierende verstehen, was durch die Signatur genehmigt wird.
Zusätzliche Informationen (werden beim Signieren nicht angezeigt): Hier können Sie die gewünschten Informationen hinzufügen oder bearbeiten (maximale Anzahl von Zeichen: 500). Die Platzhalter werden durch korrekte Daten ersetzt.

Anmerkung: Diese Definitionen werden auch in den Objekteigenschaften der Signatur oder als Eigenschaftsinhalt der Signatur angezeigt.

Der Grund und die Bedeutung der Signatur werden als eSigning-Aufforderung angezeigt.

Separates Signaturobjekt erstellen

Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie ein neues Objekt für die Signatur erstellen möchten. Das Signaturobjekt ist dann automatisch mit dem Objekt verknüpft, auf das sich der Statuswechsel bezieht.

Die ID hat die Form von Text. Beispielsweise können Sie Einkaufsrechnungsgenehmigung als ID festlegen. Bei der Erstellung des Signaturobjekts stellt die ID ein Metadatenelement für das Objekt dar. Die Eigenschaft ID kann beispielsweise in Skripten für Statuswechselfunktionen oder in Suchvorgängen zur Personalisierung eines bestimmten Signaturtyps verwendet werden.

Metadatendefinitionen für das Signaturobjekt

Damit automatische Signaturobjekte in M-Files erstellt werden, müssen Aliase für den neuen Objekttyp und die erforderlichen Eigenschaftsdefinitionen erstellt werden. Die Aliase werden zum Erstellen von Objekten zum Zeitpunkt des Signierens verwendet. Bei Verwendung von M-Files QMS sind diese Definitionen bereits verfügbar. Andernfalls müssen Sie die nachstehenden Metadatendefinitionen erstellen, um die separaten Signaturobjekte zu aktivieren.

Objekttyp

Erstellen Sie einen neuen Objekttyp und benennen Sie ihn beispielsweise als Objekttyp Signatur. Legen Sie unter den erweiterten Einstellungen den Objekttyp-Alias fest: M-Files.QMS.Signature.ObjectType

Erstellen Sie die obligatorischen Eigenschaftsdefinitionen für das Signaturobjekt:

Wenn Sie einen neuen Objekttyp erstellt haben, erstellt M-Files automatisch eine gleichwertige Eigenschaftsdefinition. Wählen Sie diese Eigenschaftsdefinition (z. B. Signatur) in den Eigenschaftsdefinitionen aus, und fügen Sie den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signatures.

Erstellen Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für die ID mit dem Datentyp Text. Geben Sie den Namen der Eigenschaftsdefinition ein, beispielsweise ID. Fügen Sie auf der Registerkarte Erweitert dieser Eigenschaftsdefinition den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signature.Identifier.

Erstellen Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für den Grund für Signatur mit dem Datentyp Text. Geben Sie den Namen der Eigenschaftsdefinition ein, beispielsweise Grund für Signatur. Fügen Sie auf der Registerkarte Erweitert dieser Eigenschaftsdefinition den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signature.Reason.

Erstellen Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für die Bedeutung der Signatur mit dem Datentyp Text (mehrzeilig). Geben Sie den Namen der Eigenschaftsdefinition ein, beispielsweise Bedeutung der Signatur. Fügen Sie auf der Registerkarte Erweitert dieser Eigenschaftsdefinition den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signature.Meaning.

Erstellen Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für den Signierenden der Signatur mit dem Datentyp Aus Listenbenutzern auswählen. Geben Sie den Namen der Eigenschaftsdefinition ein, beispielsweise Signierender. Fügen Sie auf der Registerkarte Erweitert dieser Eigenschaftsdefinition den folgenden Alias hinzu: M-Files.QMS.Signature.Signer.

Sie können die oben genannten obligatorischen Eigenschaftsdefinitionen frei benennen, sollten aber möglichst beschreibende Namen verwenden, da diese in den Metadaten des Signaturobjekts angezeigt werden.

Sie können auch verschiedene optionale Eigenschaftsdefinitionen für das Signaturobjekt erstellen. Beispielsweise können Sie eine neue Eigenschaftsdefinition für die zusätzlichen Signaturinformationen mit dem Datentyp Aus Liste auswählen (Mehrfachauswahl) erstellen und den folgenden Alias hinzufügen: M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo.

Berechtigungen

Metadatendefinitionen (Objekttyp und Eigenschaftsdefinitionen), die für das automatische Signaturobjekt erstellt werden, müssen sicher sein. Es darf nicht möglich sein, Signaturobjekte manuell zu erstellen oder deren Metadaten zu ändern. Auch die Eigenschaftsdefinition, die das signierte Objekt an die Signatur bindet, muss sicher sein. Bei Verwendung von M-Files QMS sind diese Definitionen bereits verfügbar.

Separates Signaturobjekt

Wenn Sie die erforderlichen Definitionen erstellt und beschlossen haben, ein separates Objekt für die Signatur zu erstellen, wird das Objekt automatisch nach der Signierung erstellt.

Der Name des Signaturobjekts wird automatisch aus dem Grund für die Signatur, dem Signierenden und dem Zeitstempel erstellt.

Weitere Metadaten für das Signaturobjekt werden auf der Grundlage der Signaturdefinitionen automatisch erstellt.

Ausgeführte, leere und ungültige Signaturobjekte und deren Verwendung

Sie können auch sogenannte leere Signaturobjekte erstellen und sie verwenden, um zu überprüfen, welche Signaturen noch nicht signiert wurden und welche Signaturen bereits ausgeführt wurden. Sie können diese leeren, ausgeführten und ungültigen Signaturobjekte zur Erstellung verschiedener Klassen für Signaturobjekttypen verwenden.

Nachfolgend sind die Aliasse aufgeführt, die, wenn sie für Klassen des Objekttyps Signatur festgelegt werden, von M-Files in verschiedenen Phasen des elektronischen Signierprozesses verwendet werden:

M-Files.QMS.Signature.Class.Empty

M-Files.QMS.Signature.Class.Executed

M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated

Ein Signaturobjekt gibt Auskunft über den Signierenden, das Datum der Signatur, die Bedeutung der Signatur und weitere Elemente.

Erscheinungsform einer Signatur als Text in einer Eigenschaft speichern

Eigenschaft auswählen: Wählen Sie die Eigenschaft aus, mit der die definierte Signatur verknüpft werden soll. Der Inhalt der definierten Signatur wird dann als Eigenschaftswert in den Metadaten des Objekts angezeigt. Standardmäßig bietet M-Files die Eigenschaftsdefinition Erscheinungsform der Signatur an. Der Textinhalt der Signatureigenschaft besteht aus Grund, Bedeutung und weiteren Informationen für die Signatur.

Anmerkung: Wenn Sie dieselbe Eigenschaft für Signaturen aller Statuswechsel im Workflow verwenden, beispielsweise die Standardeigenschaft Erscheinungsform der Signatur, können Sie in den Metadaten der letzten Objektversion nur die letzte Erscheinungsform der Signatur sehen. Andere Signaturen und deren Inhalte (Erscheinungsformen) finden Sie über den Versionsverlauf des jeweiligen Objekts.

Sie können auch eine eigene Eigenschaftsdefinition für jede Signatur des entsprechenden Statuswechsels im Workflow erstellen. Dann werden alle erstellten Eigenschaften und deren Signaturinhalt (Erscheinungsform) in den Metadaten der letzten Objektversion angezeigt.

Anmerkung: Wenn Sie im Bereich Eigenschaftsdefinitionen zum ersten Mal eine Eigenschaft erstellen, legen Sie die zugehörigen Berechtigungen so fest, dass Benutzer die in den Signaturen verwendete Eigenschaft zwar sehen, jedoch nicht bearbeiten können.

Einfügen der Signatureigenschaft in ein Office-Dokument (Word, Excel oder PowerPoint)

Der Textinhalt der Signatureigenschaft kann einem Office-Dokument auf dieselbe Weise wie andere M-Files-Eigenschaften hinzugefügt werden.

Wenn der Benutzer die hinzugefügte Eigenschaft aus der Liste auswählt, wird der Eigenschaftsname angezeigt, beispielsweise der Name der integrierten Eigenschaft Erscheinungsform der Signatur. Daher wird empfohlen, einen möglichst eindeutigen Namen für die Eigenschaft zu verwenden.

Wenn die Eigenschaft ausgewählt wird, fügt M-Files dem Dokument automatisch den Textinhalt der Signatur hinzu. Dies sollten Sie bei der Definition des Grundes und der Bedeutung für die Signatur berücksichtigen.

Der Signaturinhalt (Erscheinungsform) kann Office-Dokumenten mithilfe der Funktion „Eigenschaft einfügen“ hinzugefügt werden.

Anmerkung: Wenn die Signatur in das Office-Dokument eingefügt wird und Sie den Statuswechsel abbrechen möchten, sollten Sie ihn manuell abbrechen, indem Sie den Eigenschaftswert (Erscheinungsform der Signatur) oder die Eigenschaft selbst entfernen, damit der Abbruch für das Dokument gilt. In den meisten Fällen sind Systemadministratorrechte erforderlich, um einen derartigen Statuswechsel rückgängig zu machen und den vorherigen Status wiederherzustellen.

Elektronische Signatur für den Statuswechsel

Wenn eine elektronische Signatur für den Statuswechsel definiert wurde, ist die Signatur vor der Änderung des Status für den Benutzer stets erforderlich. Damit der Status geändert werden kann, muss das Objekt eingecheckt sein. Der Wechsel des Status mit einer Signatur kann nur für jeweils ein Objekt erfolgen. Statuswechsel, die eine elektronische Signatur erfordern, können nur von Benutzern ausgeführt werden, die die Windows-Authentifizierung verwenden. Der Benutzer fügt dem Statuswechsel eine elektronische Signatur hinzu, indem er seine Identifikationsdaten eingibt und einloggt. Bei der elektronischen Signatur handelt es sich nicht um einen elektronischen "Fingerabdruck", das heißt, es ist immer erforderlich, dass man seine Identifikationsdaten eingibt.