Der Zugriff auf die Statuswechsel-Berechtigungen erfolgt durch Hinzufügen und Auswahl eines Status, Anklicken der Taste Bearbeiten... und Auswahl der Registerkarte Berechtigungen für Statuswechsel.
Sie sollten vier Spalten unter dem Titel Nur folgende Wechsel sind erlaubt: sehen . Von Status und In Status werden dazu verwendet zu definieren, welche Übergänge erlaubt sind. Berechtigungen und Signatur werden mithilfe der Schaltfläche Berechtigungen und Signatur... verwaltet. Markieren Sie einen Wechsel und klicken Sie dazu die Schaltfläche an, um die Berechtigungen für diesen Wechsel einzustellen.
Berechtigungen
In der Registerkarte Berechtigungen können Sie festlegen, welche Benutzer einen Statuswechsel durchführen dürfen.
Definieren Sie Berechtigungen für die Änderung des Status durch einen Statuswechsel.
Das Dialogfeld Benutzer oder Benutzergruppen auswählen unter der Schaltfläche Hinzufügen... enthält auch die Optionen Benutzer aus Metadaten und Benutzer aus Statuswechsel.
Benutzer aus Metadaten
Für Statuswechsel können Sie auch Pseudobenutzer verwenden. Beispielsweise können Sie festlegen, dass Rechnungen nur von dem Projektmanager des mit der Rechnung verknüpften Projekts akzeptiert werden dürfen. Mit anderen Worten: Sie können Benutzer über die Metadaten des Objekts definieren. Die Berechtigung zur Durchführung von Statuswechseln ist dann nicht an eine bestimmte benannte Person gebunden; sie wird vielmehr auf der Basis der Metadaten eines Objekts dynamisch bestimmt.
Benutzer aus Statuswechsel
Sie können auch Benutzer auf der Basis vorheriger Statuswechsel auswählen. Sie können festlegen, dass der Status des Dokuments nur von dem Benutzer von Genehmigt in Genehmigung zurückgenommen geändert werden darf, der den Status des Dokuments ursprünglich auf Genehmigt eingestellt hat.
Einstellungen für die Aufrechterhaltung der Kompatibilität mit M-Files 8.0
Einstellungen für die Aufrechterhaltung der Kompatibilität mit M-Files 8.0 sind standardmäßig für in Version 8.0 und früheren Versionen erstellte Workflows und deren Status 8.0 aktiviert. Wenn Sie einen neuen Workflow-Status in Version 9.0 (oder höher) erstellen, sind diese Einstellungen nicht aktiviert. Wenn Sie neue Workflows und deren Status definieren, sollten Sie die Statuswechselrechte nur in den Berechtigungen für Statuswechsel festlegen. Für die zuvor erstellten Workflows wird ebenfalls empfohlen, die Berechtigungen für Statuswechsel in Workflows zu verwenden.
Der Benutzer muss berechtigt sein, das Objekt zu bearbeiten.
Früher mussten Benutzer über die Berechtigung zur Bearbeitung des Objekts verfügen. In Version 9.0 (und höher) können die Statuswechsel auch von Benutzern durchgeführt werden, die nur zum Lesen berechtigt sind. Wenn Sie dies für Statuswechsel zwischen zuvor erstellten Status zulassen möchten, sollten Sie die Einstellungen deaktivieren. Um den Wechsel von Status A zu Status B für einen Benutzer zuzulassen, der über keine Zugriffsberechtigung für das Objekt verfügt, sollte diese Einstellung sowohl in den Status-A- als auch in den Status-B-Einstellungen deaktiviert werden
Statusbezogene Berechtigungen prüfen
Prüfen Sie in zuvor erstellten Workflows und Statuswechseln, ob diese Definition noch benötigt wird; alternativ können Sie die Statuswechselrechte nur über die Berechtigungen für Statuswechsel definieren. Deaktivieren Sie die Einstellung, wenn Sie sie für zuvor erstellte Workflows und Status nicht mehr verwenden möchten.