| Dokumentenverwaltung durchsuchen | |
Die effizienteste Art und Weise Ihre Dokumente und andere Objekte zu finden, besteht darin, die M-Files Suchfunktion zu benutzen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie sich nur an ein Detail eines Dokuments oder eines Objekts erinnern, z. B. das Erstellungsdatum oder den Benutzer, der das Dokument oder das Objekt erstellt hat.
Mit der Schnellsuche im oberen Bereich der Benutzeroberfläche von M-Files können Sie nach bestimmten Wörtern suchen, die mit einem Objekt verknüpft sind.
Mit der erweiterten Suche können Sie weitere Suchkriterien hinsichtlich Status und Eigenschaften festlegen. Wenn Sie beispielsweise die Dokumente anzeigen möchten, die von einem bestimmten Benutzer im letzten Monat ausgecheckt wurden, führen Sie am besten eine erweiterte Suche durch anstatt eine neue Ansicht zu erstellen.
Tipp: Je mehr Suchkriterien Sie verwenden, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie das gewünschte Dokument oder Objekt finden.
Die folgenden Informationen sind äußerst wichtig für die Bereitstellung von Suchergebnissen:
Mithilfe dieser Informationen erhalten Sie relevante Daten zu den neuesten und am häufigsten verwendeten Dokumenten des Unternehmens oder zu einem anderen Objekt. Wenn seit der Erstellung des Dokuments mehrere Jahre vergangen sind und das Dokument seit langer Zeit nicht mehr aktualisiert wurde, wird es eventuell als nicht besonders relevant für den Benutzer betrachtet und nicht in die ersten Suchergebnisse aufgenommen.
Die Reihenfolge der Suchergebnisse wird, abgesehen von den oben genannten Informationen zur Verwendung des Dokuments, zusätzlich vom Vorkommen der Suchzeichenfolge in Metadaten und/oder in Dateien beeinflusst.
Die Position eines Elements in den Suchergebnissen wird durch das Vorkommen der Suchzeichenfolge an folgenden Stellen beeinflusst:
Der Name ist besonders wichtig, da der Name eines Dokuments oder Objekts häufig wesentliche Informationen über den Inhalt enthält. Außerdem ignoriert M-Files bestimmte Metadaten, die die Relevanz der Suchergebnisse eher verringern. Die Volltextsuche in Dateien wird beispielsweise in der Weise durch die Länge der Datei beeinflusst, dass ein kürzeres Dokument als wichtiger erachtet wird als ein langes Dokument, wenn die Anzahl der Übereinstimmungen mit der Suchzeichenfolge bei beiden gleich ist. Die Reihenfolge der Sucherergebnisse ist jedoch stets eher von den Metadaten als vom Dateiinhalt abhängig.
Die Definitionen der Suchergebnisse können in den Windows Registrierungseinstellungen geändert werden.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Suchfunktionen.