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Anstatt den Berechtigungen eines Objekts nur Benutzer und Benutzergruppen hinzuzufügen, können Sie auch sogenannte Pseudobenutzer oder Benutzer aus Metadaten hinzufügen.
Sie können Pseudobenutzer direkt für ein Objekt festlegen und diese automatischen Pseudobenutzer für automatische Berechtigungen und benannte Zugriffssteuerungslisten verwenden. Über Eigenschaften festgelegte Pseudobenutzer können zudem in Workflows verwendet werden, wenn Sie Personen für Aufgaben festlegen, eine Benachrichtigung an Benutzer senden oder Berechtigungen für unterschiedliche Status definieren möchten.
Pseudobenutzer können nur über Eigenschaften festgelegt werden, die auf einer Benutzer- oder Benutzergruppen-Werteliste basieren.
Beispiel: Sie können beispielsweise festlegen, dass der Projektleiter eines bestimmten Projekts immer Zugriff auf ein Objekt hat, wenn dieses Projekt in den Metadaten des Objekts angegeben ist. Dann werden dem Objekt mit dem Projekt automatisch die Projektleiterdaten zur Verfügung gestellt und dem Benutzer auf Basis der automatischen Berechtigungen die Zugriffsrechte eines Projektleiters auf das Objekt gewährt. Wird der Projektleiter ausgetauscht, können die Projektleiterdaten für das Projekt auf einfache Weise geändert werden. Diese Informationen werden an die Dokumente oder anderen Objekte übertragen, sodass die entsprechenden Projektleiterdaten nicht separat aktualisiert werden müssen.
Sie können über Eigenschaften außerdem Benutzerdefinitionen auf mehreren Ebenen vornehmen. Sie können beispielsweise über das Projekt und den Kunden nach dem verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter suchen. Dann verfügt der Kunde über einen festgelegten verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter, und der Kunde ist mit einem bestimmten Projekt verknüpft. Auf diese Weise werden die Informationen über den verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten, da sie mit dem Kunden statt mit jedem einzelnen Dokument verknüpft sind. Sie können die Zugriffsrechte für diese Pseudobenutzer nach Objekt festlegen, oder diese Benutzer bei der Definition automatischer Berechtigungen verwenden.
Wählen Sie „Benutzer aus Metadaten“ aus, wenn Sie Pseudobenutzer festlegen möchten.
Sie können automatische Berechtigungen festlegen und die Pseudobenutzerdefinitionen beispielsweise in der Klasse „Arbeitsvertrag“ verwenden, die zum Beispiel einem Vorgesetzten des Mitarbeiters automatisch bestimmte Rechte gewährt. In diesem Beispiel wird der Vorgesetzte mithilfe der Mitarbeiterdaten automatisch gefunden, und diesem Vorgesetzten werden die entsprechenden Rechte gewährt. Ändert sich der Vorgesetzte des Mitarbeiters, werden diese Rechte automatisch dem neuen Vorgesetzten gewährt.
Weitere Informationen zu automatischen Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen.