Scannen und Texterkennung (OCR)

Über Scanner hinzufügen oder ersetzen

Zum Scannen geeignete Papierdokumente können M-Files mithilfe einer externen Verbindung (Scannen über ein Netzwerk) oder eines lokalen Scanners hinzugefügt werden. Weitere Informationen zum Scannen über ein Netzwerk finden Sie im Abschnitt Scanner-Quellen.

Wenn Sie lokal scannen, muss der Scanner direkt mit dem Computer verbunden sein, der zum Hinzufügen der gescannten Datei zu M-Files verwendet wird. Die Scanfunktionen sind im Menü Vorgänge zu finden.

Anmerkung: Zur Integration von Scannern in M-Files Desktop werden die Technologien TWAIN und WIA verwendet. Es werden nur Scanner unterstützt, die mit einem TWAIN- oder WIA-Treiber eingerichtet werden können.

Datei über Scanner hinzufügen

Wenn Sie Dateien zu einem Mehrdateiendokument hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Mehrdateiendokument und wählen im Kontextmenü Datei hinzufügen> Datei über Scanner hinzufügen. M-Files fügt dann dem Mehrdateiendokument eine neue Datei aus der gescannten Datei hinzu.

Anmerkung: Das Mehrdateiendokument verfügt nur über einen Satz an Metadaten und separate Dateien, die zum Mehrdateiendokument gehören, verfügen über keine separaten Metadaten.

Mit Datei aus Scanner ersetzen

Sie können eine einzelne Datei durch eine Datei aus dem Scanner ersetzen. Diese Funktion kann verwendet werden, um ein Eindateidokument oder Dateien, die Teil eines Mehrdateiendokuments sind, zu ersetzen.

Scannen und Texterkennung (OCR)

Wenn das M-Files OCR-Modul aktiviert ist, schlägt M-Files vor, die Datei nach Abschluss des Scanvorgangs per Texterkennung in eine durchsuchbare PDF-Datei zu konvertieren. Sie können die Texterkennung aktivieren oder den Vorschlag ignorieren. Sie können auch erweiterte Einstellungen für die Texterkennung definieren.

M-Files schlägt die Texterkennung auch dann vor, wenn Sie eine Bilddatei mit Ihrer Maus in M-Files ziehen und Sie über Zugriff auf das OCR-Modul von M-Files verfügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Durchsuchbares PDF.

Anmerkung: Wenn die Texterkennung für eine Bilddatei durchgeführt wird, die nicht gespeichert und an M-Files zurückgegeben wurde, wird die Datei nur als PDF gespeichert. Andernfalls ist die ursprüngliche Bilddatei im Versionsverlauf des Dokuments zu finden.

In durchsuchbares PDF konvertieren

Wenn Sie über Zugriff auf das M-Files OCR-Modul verfügen, können Sie eine Bilddatei in eine durchsuchbare PDF-Datei konvertieren. Dabei wird die Texterkennung für die Datei angewendet, um eine Volltextsuche zu ermöglichen. Nach der Konvertierung können Sie beispielsweise nach einem Vertragsdokument suchen, indem Sie bei der Suche die Namen der Vertragsparteien oder einen beliebigen, im Vertrag enthaltenen Text verwenden.

Texterkennung kann für die folgenden Dateiformate durchgeführt werden: TIFF, JPEG, BMP, PNG und GIF. TIFF-Dateien,die einen Alpha-Kanal benutzen oder eine JPEG-Komprimierung werden nicht unterstützt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Durchsuchbares PDF.

Das M-Files OCR-Modul ist ein M-Files Add-on-Produkt, das gegen eine zusätzliche Gebühr erhältlich ist. Die Aktivierung erfolgt über einen Lizenzcode.