Mit Aufgabenzuweisungen werden Informationen sowie die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung von Aufgaben an die zuständige Person übertragen. Mit der Aufgabenzuweisungsfunktion können Sie beispielsweise einen Kollegen bitten, ein Angebot nochmals zu prüfen, bevor es an den Kunden gesendet wird.
Aufgabenzuweisungen können Teil eines Workflows sein oder unabhängig verwendet werden. Weitere Informationen zu in Workflows enthaltenen automatischen Aufgabenzuweisungen finden Sie im Abschnitt Workflows.
Erstellen Sie ein neues Objekt Aufgabenzuweisung, um eine neue Aufgabenzuweisung einzureichen. Da es sich bei Aufgabenzuweisungen um Objekte handelt, können Sie dieselbe Aufgabenzuweisung für mehrere Objekte definieren. Oder umgekehrt, verschiedene Objekte zur selben Aufgabenzuweisung hinzufügen. Beispielsweise können Sie mit einer einzigen Aufgabenzuweisung einem Kollegen mehrere Entwürfe zur Überprüfung zuweisen.
Da es sich bei den Aufgabenzuweisungen um separate Objekte handelt, verfügen diese über einen eigenen Versionsverlauf und Berechtigungen. Aus diesem Grund können das enthaltene Dokument und die enthaltene Aufgabenzuweisung separate Berechtigungen aufweisen. Somit kann nur ein Benutzer, der über eine Leseberechtigung für das Dokument verfügt, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen markieren. Der Benutzer muss über keine Bearbeitungsberechtigungen für das Dokument verfügen. Außerdem können Benutzer mit einer Nur-Lesen-Lizenz für M-Files die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen markieren.
Es stehen drei Möglichkeiten für die Erstellung einer Aufgabenzuweisung zur Verfügung:
- Aufgabenzuweisung erstellen und Objekte durch Drag & Drop oder durch Verwendung der Kontextmenü-Funktion Datei hinzufügen hinzufügen.
- Eines oder mehrere Dokumente markieren und im Menü Neu die Option Aufgabenzuweisung auswählen.
- Erstellen Sie eine Aufgabenzuweisung ohne ein Objekt hinzuzufügen und definieren Sie die gesamte Aufgabe im Beschreibungsfeld der Aufgabenzuweisung.
Das Metadatenformular für eine neue Aufgabenzuweisung.
Beschreibung der Aufgabenzuweisung
Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe hinzu. In der Aufgabenzuweisung per E-Mail wird der Person, der eine Aufgabe zugewiesen wurde, diese Beschreibung angezeigt.
Zugewiesen zu
Wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie die Aufgabe zuweisen möchten. Durch Klicken auf die Plustaste (+) in der Toolbar können Sie weitere Benutzer hinzufügen. Wenn es sich bei einer Aufgabenzuweisung um ein separates Objekt handelt, müssen alle Personen, denen diese Aufgabe zugewiesen wurde, die Aufgabenzuweisung als abgeschlossen kennzeichnen, bevor sie den Status „abgeschlossen“ erhält.
Endtermin
Sie können gegebenenfalls auch einen Endtermin für die Aufgabenzuweisung auswählen. Der Benutzer erhält eine automatische Erinnerung, wenn er beim Erreichen des Endtermins die Aufgabenzuweisung noch nicht als abgeschlossen markiert hat. Die Erinnerung wird über eine gängige Benachrichtigungsregel gesendet, die durch den Administrator gelöscht werden kann.
Dieser Termin kann auch hilfreich beim Erstellen von Ansichten sein. Administratoren oder andere Benutzer können eine entsprechende Ansicht erstellen, die alle Objekte mit bevorstehendem Endtermin enthält. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie im Abschnitt Neue Ansicht.
Überwacht von
Im Abschnitt Überwacht vonkönnen Sie festlegen, welche Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn eine Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet wird. Dem Absender eines Aufgabenformulars wird automatisch die Verantwortung für die Aufgabenüberwachung zugewiesen. Sie können die Benutzer, die für die Überwachung zuständig sind, ändern oder weitere Benutzer durch Klicken auf die Plustaste (+) in der Toolbar hinzufügen.
Als abgeschlossen kennzeichnen
Sie können die Aufgabenzuweisung durch Klicken auf das Ausrufezeichen-Symbol neben dem Feld Zugewiesen zu als abgeschlossen kennzeichnen.