In MFiles können Dokumente und andere Objekte anhand ihrer Metadaten in verschiedene Ansichten eingeordnet werden. Die Erstellung von Ansichten basiert weitgehend auf dem Festlegen von Metadaten, die für die Suche und Kategorisierung von Dokumenten erforderlich sind. Die Ansichten ermöglichen Ihnen das Speichern häufig verwendeter Suchvorgänge und das Definieren von Gruppierungsebenen. Weitere Informationen zur Suche nach Dokumenten finden Sie im Abschnitt Suchfunktionen.
Das Erstellen einer Ansicht besteht aus zwei Phasen:
- Spezifizieren Sie einen Filter, um sicher zu stellen, dass in der Ansicht nur die gewünschten Objekte angezeigt werden. Das Verwenden von Filtern ist mit dem Durchführen einer Suche vergleichbar.
- Bestimmen Sie die Ordnerstruktur der Objekte. Dies ist hilfreich, wenn Sie über eine große Anzahl von Objekten verfügen und Sie diese gemäß den jeweiligen Eigenschaften auf verschiedenen Ebenen anordnen wollen.
Das Fenster "Ansicht festlegen".
Die Dokumente im vorangegangenen Beispiel müssen an den Benutzer „Andy Nash“ ausgecheckt werden. Sie dürfen außerdem nicht gelöscht werden und müssen den Typ Abbildung oder Vorlage aufweisen. Da der Anzeigehierarchie in diesem Fenster keine Eigenschaften hinzugefügt wurden, werden alle Dokumente, die den Kriterien entsprechen, im gleichen Ordner angezeigt.
Name
Weisen Sie der Ansicht zunächst einen Namen zu. Der Name sollte aussagekräftig sein und Rückschlüsse auf den Inhalt der Ansicht zulassen, sodass Benutzer vom Namen auf den Inhalt der Ansicht schließen können.
Benutzerübergreifend
Ansichten werden in der Regel nur für einzelne Benutzer erstellt. Sie können jedoch auch Ansichten für eine bestimmte Gruppe von Benutzern festlegen. Um eine gemeinsame Ansicht festzulegen, benötigen Sie für die entsprechende Dokumentenverwaltung die Berechtigung zum Verwalten der benutzerübergreifenden Ansichten.
Wägen Sie sorgfältig ab, welche Ansichten von allen MFiles Benutzern benötigt werden. Die Ansicht Dokumente nach Projekt wird beispielsweise von vielen Benutzern benötigt. Benutzer der Clientsoftware können nicht benötigte Ansichten auf ihrem Computer ausblenden. Außerdem kann die Darstellung von Ansichten vom Administrator anhand entsprechender Berechtigungen gesteuert werden. Ferner können Sie Ansichten in Gruppen zusammenfassen (Metaansichten), um beispielsweise alle Ansichten für den Vertrieb leicht zugänglich zu machen.
Dokumente und andere Objekte anzeigen
Standardmäßig werden in der Ansicht Dokumente und Objekte entsprechend den Filtereinstellungen und der Ordnerstruktur dargestellt. Diese Option kann deaktiviert werden, wenn z. B. neue Ansichten unter der aktuellen Ansicht erstellt werden. Hinweis: Beim Erstellen neuer Ansichten innerhalb der aktuellen Ansicht bleiben die Bedingungen der oberen Ansicht gültig. Die Ergebnisse der Unteransichten enthalten also nur Objekte, die auch die Bedingungen der oberen Ansichten erfüllen.
In allen Versionen suchen
Wenn das Kontrollkästchen In allen Versionen suchen nicht aktiviert ist, werden in der Ansicht nur die Objekte dargestellt, deren aktuellste Version den angegebenen Kriterien entspricht.
Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle Versionen eines Dokuments gesucht, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Es wird jeweils nur die aktuellste Version angezeigt, die den Suchkriterien entspricht. Angenommen, TinaS hat die Versionen 1 und 2 eines Dokuments bearbeitet, und AndyN hat das Dokument auf Version 3 aktualisiert. In diesem Fall wird bei einer Suche nach Zuletzt geändert von = TinaS Version 2 des Dokuments zurückgegeben.
Aktuellste Version anzeigen
Wenn das Kontrollkästchen Aktuellste Version anzeigen aktiviert ist, gibt M-Files anstelle älterer Versionen jeweils die aktuellste Version des Objekts zurück, die den Suchbedingungen entspricht.