| Grundlegende Funktionen in M-Files / Menü „Vorgänge“ | |
Alle Dokumente verfügen über einen Lebenszyklus, während dem Sie verarbeitet und bearbeitet werden. Im Rahmen dieses Lebenszyklus unterliegen sie verschiedensten Änderungen, die in die Verantwortungsbereiche unterschiedlicher Benutzer fallen. Es ist daher sehr wichtig, dass alle Beteiligten am Prozess sich ihrer Verantwortung und den einzelnen Arbeitsschritten bewusst sind.
Mithilfe der M-Files Workflows können Sie die Lebenszyklen von Dokumenten an reale Prozesse anpassen. Dabei werden die Workflows nach den Status gruppiert, die den Arbeitsschritten für ein Dokument oder ein anderes Objekt entsprechen.
Workflows können über M-Files Admin angelegt und geändert werden. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie im Abschnitt Workflows unter Verwaltung der Dokumentenverwaltung.
Workflow- und Statusänderungen können mit dem Befehl Status ändern vorgenommen werden. Wenn Sie den Workflow für ein Objekt festgelegt haben, können Sie den Status auch mithilfe der entsprechenden Befehle im Kontextmenü ändern. Der aktuelle Status im Workflow wird durch ein kleines Häkchen gekennzeichnet. Durch Verwendung der Funktion Status ändern können Sie dem Objekt auch Kommentare beifügen, während Sie den Workflow und/oder den Workflow-Status ändern.
Wenn eine elektronische Signatur für den Statuswechsel definiert wurde, müssen Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Kennwort anmelden, um einen Statuswechsel vorzunehmen. Um den Status zu ändern, muss das Objekt eingecheckt sein.
Die Statusänderung mit einer Signatur kann nur bei einem Objekt auf einmal durchgeführt werden. Statuswechsel, die eine elektronische Signatur erfordern, können nur von Benutzern ausgeführt werden, die die Windows-Authentifizierung verwenden.
Die elektronische Signatur bezieht sich nicht auf einen elektronischen „Fingerabdruck“. Sie erfordert stets die Eingabe der Benutzeranmeldedaten und die Anmeldung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elektronische Signaturen.