Une valeur automatique peut être affectée à une propriété. Par exemple, les factures peuvent être numérotées de manière séquentielle. Une valeur automatique peut également contenir du texte, par exemple dans le cas d'une concaténation de propriétés. Par exemple, les propriétés Proposition/Mach20A/ESTT Corporation peuvent être utilisées pour générer automatiquement l'intitulé des propositions au format Classe/Produit/Client.
Les valeurs automatiques accroissent les possibilités de classement et de recherche des documents et de l'information. De plus, l'utilisation des valeurs automatiques permet une dénomination plus cohérente des documents et des objets, et évite ainsi toute saisie manuelle répétée.
Les valeurs automatiques sont particulièrement utiles pour nommer les objets (pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à la section Nouvelle Classe) et pour insérer automatiquement des données dans le contenu des documents (pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à la section Insertion de Propriétés M-Files).
Numéros et valeurs automatiques
A une propriété peut être attribué un numéro ou une valeur automatique. Les numéros automatiques sont calculés une seule fois et ne sont pas recalculés ensuite. La numérotation automatique est utile, par exemple, pour les processus internes de l'entreprise et pour l'archivage des données.
Une valeur automatique peut contenir d'autres propriétés, généralement en concaténant deux ou plusieurs propriétés. Par exemple, un nom de document (valeur automatique) peut être défini comme prenant la valeur de la concaténation de propriétés Classe (Client), par exemple, Proposition (ESTT). La valeur automatique est recalculée quand l'objet est modifié. Si la valeur automatique est créée en utilisant la classe et le nom de client (Proposition (Client A)), la valeur automatique change quand un autre client est sélectionné (Proposition (Client B)).
Définition des propriétés avec numérotation automatique.
L'exemple ci-dessus illustre une propriété avec numérotation automatique par incréments de numéro entier simple (incrément : 1). La dernière valeur utilisée est définie sur 1 000. Ainsi, le prochain objet à utiliser cette propriété sera numéroté 1 001. La valeur d'ordre de calcul est 100 (voir Ordre de calcul ci-dessous).
Numérotation automatique simple
Génère une valeur numérique d'incrémentation. L'incrément peut aussi être spécifié (Incrément). La valeur par défaut est un (1).
Numérotation automatique personnalisée (VbScript)
Génère un numéro automatique pouvant contenir des lettres et/ou des chiffres. La génération d'un numéro automatique personnalisé est spécifiée par l'usage de M-Files API et des propriétés communes de VBScript. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à la section Édition du code VBScript.
Concaténation simple de propriétés
Concatène les propriétés sélectionnées (par ex. Proposition/Dispositif/Client). N'importe quel caractère ou texte peut être inséré entre les propriétés sélectionnées. Par exemple : Proposition : Client (Projet) ou Proposition, Client, Projet.
Une liste de variables disponibles peut être ouverte au moment de spécifier une valeur automatique pour une propriété. Le bouton Ajouter une variable… permet d'ouvrir la liste de définitions de propriétés et d'autres variables disponibles.
| Variable | Description |
|---|---|
| OBJID | Identifiant du document ou de l'objet. |
| OBJVER | Version du document ou de l'objet. |
| OBJTYPE_<id> | Valeurs de toutes les propriétés pouvant se rapporter au type d'objet spécifié. (Remplacez <id> dans la variable par l'identifiant du type d'objet.) |
| PROPERTY_<id> | La valeur de la propriété spécifiée de l'objet. (Remplacez <id> dans la variable par l'identifiant de la définition de propriété.) |
Des variables peuvent être utilisées en les encadrant avec le caractère %. Par exemple, la variable %PROPERTY_23% (%PROPERTY_21%)peut nous donner "John Smith (08/25/2014)", sachant que 23est l'identifiant de la propriété Nom d'utilisateuret 21l'identifiant pour la Date de modification.
Variables indirectes
Les variables indirectes sont des métadonnées indirectement associées à un objet. Par exemple, lorsqu'un contrat est associé à un objet Client, le pays du client constitue alors une métadonnée indirecte pour le document.
Pour spécifier le pays du client sous la forme d'une variable indirecte, on utilise la syntaxe %PROPERTY_1079.PROPERTY_1090%sachant que 1079est l'identifiant de définition de la propriété pour Clientet que 1090est l'identifiant de propriété de définition pour Pays.
Valeur calculée (VbScript)
La définition d'une valeur automatique peut être effectuée de manière plus détaillée en utilisant M-Files API et les propriétés communes de VBScript. Une valeur calculée est définie pour la propriété. Pour davantage d'informations sur la définition des valeurs calculées, veuillez-vous reporter à la section Édition du code VBScript.
Dernière valeur utilisée
Valeur de démarrage pour la numérotation séquentielle ou les valeurs. La valeur par défaut est zéro (0). La valeur peut être modifiée ; par exemple la numérotation séquentielle peut démarrer à 3 000.
Ordre de calcul
L'ordre de calcul détermine l'ordre dans lequel les valeurs automatiques sont calculées (de la plus petite à la plus grande). Ceci est particulièrement important lorsque plusieurs valeurs automatiques sont utilisées, et que leurs combinaisons génèrent de nouvelles valeurs automatiques.
Par exemple, l'ordre de calcul est essentiel si le nom d'un objet est une valeur de propriété automatique constituée de deux autres valeurs automatiques. Ces deux valeurs automatiques doivent être calculées d'abord et leur valeur concaténée ensuite.
Les valeurs elles-mêmes ne changent rien, excepté le fait que l'ordre de calcul va du plus petit au plus grand. Les valeurs d'ordre de calcul de différentes propriétés peuvent être par ex. 10, 12, 17 et 20. La propriété avec le numéro d'ordre de calcul 10 est donc calculée en premier, suivie de la propriété ayant le numéro d'ordre de calcul 12, etc.
Recalculer
La commande Recalculer est disponible dans le panneau de commandes de M-Files Admin (ou avec le clic droit de la souris) quand une propriété avec valeur automatique est sélectionnée.
Recalculer les valeurs vides
Calcule la valeur des propriétés qui n'ont pas été encore calculées. C'est l'option par défaut pour les valeurs automatiques. Les modifications de configuration s'appliquent uniquement aux nouvelles valeurs. Par exemple, si vous modifiez la Dernière valeur utilisée, seuls les nouveaux objets appliqueront la nouvelle valeur. Les anciennes valeurs seront préservées ; une fois attribuée, une valeur ne change pas.
Recalcul de Toutes les Valeurs
Recalcule les valeurs automatiques de toutes les propriétés. Recalculer toutes les valeurs recalcule également les valeurs précédemment définies. Par exemple, si la numérotation séquentielle est utilisée et que la Dernière valeur utilisée est modifiée, cette commande renumérote tous les objets existants.
Nommer un modèle sans utiliser les valeurs automatiques
Les modèles de documents se comportent différemment en cas d'utilisation de valeurs automatiques. Les métadonnées des modèles n'appliquent pas le calcul automatique des valeurs. Les valeurs d'une propriété automatique se comportent comme si elles n'étaient pas automatiques. Leurs valeurs peuvent être définies normalement et le serveur ne calcule pas de valeur automatique pour la propriété.
Par exemple, les objets dans la classe Proposition peuvent utiliser des valeurs automatiques dans leur intitulé (telles que <numéro> de proposition - <nom de client>). Cependant, il est recommandé de nommer les modèles de la classe Proposition de manière à les identifier facilement comme modèles ; l'usage de valeurs automatiques pour l'intitulé est pertinent pour les vraies propositions, pas pour les modèles. Le modèle peut ainsi s'appeler Modèle de proposition alors que les vraies propositions sont créées en étant basées sur le modèle et auront un intitulé généré à partir de valeurs automatiques, par exemple Proposition 35 - ESTT.
Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à la section Utiliser le modèle et Nouvelle Classe.