Les métadonnées des documents enregistrés dans M-Files peuvent être insérées dans le contenu des documents, grâce à la commande Insérer une Propriété.
Liste des propriétés qui peuvent être insérées dans le document.
Vous pouvez définir des champs de texte ou des cellules dans Word, Excel et PowerPoint renseignés automatiquement à partir de la valeur des propriétés M-Files. Par exemple, vous pouvez sélectionner un nom et une adresse de client depuis les propriétés de document et les insérer dans une proposition ou un courrier.
D'autres propriétés M-Files peuvent être ajoutées de la même manière. Par exemple, vous pourriez ajouter le nom du document de la proposition comme titre de la lettre d'accompagnement, ou bien ajouter à la proposition des informations sur le produit.
La commande "Insérer une propriété" insère automatiquement les propriétés sélectionnées dans le contenu du document.
Vous pouvez également ajouter une signature électronique à un document Office en sélectionnant la commande Ajout de propriétés. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à Signatures électroniques.
Utiliser "Insérer une propriété" avec les modèles de document
La commande Insérer une propriété peut être utilisée pour créer facilement des modèles de document. Les champs de texte ou les cellules définis dans le modèle sont automatiquement renseignés avec les propriétés sélectionnées lorsqu'un nouveau document est créé. Par exemple, un modèle de proposition peut être configuré de manière à inclure les champs correspondant aux propriétés Client, Contact, Adresse et Pays. Lorsqu'une nouvelle proposition est créée à partir du modèle, les données client dans les métadonnées sont automatiquement insérées dans les champs. Ceci signifie que l'adresse n'a plus à être saisie ou recopiée manuellement à partir des informations de contact du client.
Un document existant peut être défini comme modèle dans M-Files en sélectionnant l'option Est un modèle . Les autorisations de définition de propriétés dans M-Files Admin sont utilisées pour contrôler quels utilisateurs sont en mesure de définir des documents comme étant des modèles.
Si une propriété n'a pas de valeur (Valeur courante vide), les champs de texte ou les cellules dans les modèles peuvent également rester vides. Quand un utilisateur crée un nouveau document à partir de ce modèle, ces champs de textes et cellules sont automatiquement renseignés avec les valeurs des propriétés actuelles.
Une propriété M-Files insérée dans un document Word s'affiche comme champ de texte, et devient gris par défaut lorsqu'on clique dessus. Dans les documents Excel, les propriétés de M-Files s'affichent comme des formules de cellules et dans des documents PowerPoint, comme des zones de texte.
Notez néanmoins que l'insertion de métadonnées dans un document peut également être effectuée dans les documents qui ne sont pas des modèles.