En exploitant les connexions aux sources externes, vous pouvez significativement accélérer la mise en route de M-Files. Vous pouvez, par exemple, créer un lien entre une unité existant sur le réseau et M-Files, ce qui rend possible la modification des fichiers à la fois dans M-Files et à l'extérieur de M-Files.
Vous pouvez également importer des fichiers depuis une source externe. L'importation de fichiers consiste en la copie des fichiers vers M-Files. Ceci signifie que la modification dans M-Files des fichiers importés n'affecte pas les fichiers originaux.
Vous pouvez également utiliser cette commande pour créer un lien entre M-Files et un scanner, par exemple. Le serveur M-Files peut être configuré pour importer des nouveaux fichiers à partir d'un dossier source où les documents numérisés sont enregistrés. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à la section Sources de scanner.
Nouvelle Connexion à une Source Externe
Pour créer une nouvelle connexion à une source externe, mettez en surbrillance l'étiquette Connexions à des sources externes dans l'arborescence de M-Files Admin et ouvrez Action > Nouvelle connexion à une source externe. La boîte de dialogue suivante devrait apparaître.
Les propriétés d'une nouvelle connexion externe.
Description
Donnez un nom à la connexion.
Source > Chemin depuis le serveur
Sélectionnez l'emplacement externe que vous souhaitez connecter à M-Files. Le chemin doit être spécifié du point de vue du serveur M-Files.
Source > Inclure les sous-dossiers
Cochez cette option pour que la connexion à M-Files concerne la structure entière du dossier.
Source > Spécifier le compte
Spécifiez un compte pour que M-Files puisse accéder aux fichiers de la source externe. Par défaut, M-Files utilise l'identité du serveur (compte système local).
Source > Filtres
Définissez les fichiers à traiter. Vous pouvez par exemple exclure tous les fichiers avec l'extension TMP en saisissant *.tmp dans la liste de fichiers à exclure du filtre.
Action > Lier les fichiers
Si vous choisissez Lier les fichiers, M-Files exploite les fichiers originaux. Vous pouvez modifier les fichiers dans M-Files et en externe. Les modifications effectuées dans M-Files sont également visibles par les utilisateurs externes et les modifications effectuées à l'extérieur de M-Files sont également visibles dans M-Files. M-Files conserve l'historique des versions des documents liés de sorte qu'au moins toutes les versions modifiées dans M-Files restent disponibles pour une utilisation ultérieure.
La liaison peut donc être très utile lors de la mise en service du système dans le cas, par exemple, où certains utilisateurs n'ont pas encore de licence M-Files.
Action > Importer les fichiers
Si vous sélectionnez Importer les fichiers, les fichiers seront copiés vers M-Files. La modification des documents dans M-Files n'affecte pas les fichiers originaux.
Supprimer le fichier original à la source après import
Si vous cochez cette option, le fichier source sera effacé après avoir été importé dans M-Files. Cette option est par exemple utile lors de l'importation de fichiers numérisés dans M-Files.
Conserver la structure de dossier
Cette option permet de conserver l'organisation de dossiers des fichiers importés sous forme de dossiers traditionnels.
Dossier de destination
Le dossier cible est un dossier cible M-Files où peuvent être consultés les fichiers liés ou importés.
Contrôlez périodiquement les fichiers nouveaux et supprimés
Si vous activez cette option, M-Files vérifie le dossier source à des intervalles prédéfinis et se met à jour par lui-même en fonction des fichiers et dossiers nouveaux et supprimés. Ainsi, toute modification effectuée dans le dossier source devient également visible dans M-Files.
Rafraîchir
Cliquez sur Rafraîchir pour rafraîchir immédiatement le dossier source.
Désactivée
En cochant la case Désactivée, vous pouvez désactiver la connexion.
Paramètres avancés
L'alias de la source de fichiers peut être spécifié dans l'onglet Avancé. Pour davantage d'informations, veuillez-vous reporter à la section Association des définitions de métadonnées.