Dans M-Files, les documents et autres objets peuvent être classés dans différentes vues selon leurs métadonnées. La création de vues se base en grande partie sur la spécification des métadonnées utilisées pour la recherche et la catégorisation de documents. Les vues vous permettent également d'enregistrer les recherches fréquentes et de définir des niveaux de regroupement. Pour davantage d'informations sur la recherche de documents, veuillez-vous reporter à la section Fonctions de recherche.
La définition d'une vue se fait en deux étapes :
- Définissez un filtre pour vous assurer que la vue affiche uniquement les objets que vous souhaitez afficher. La définition d'un filtre est similaire à la spécification d'une recherche.
- Détermination de la structure du dossier des objets. Ceci est utile lorsque vous avez beaucoup d'objets et que souhaitez les regrouper dans différents niveaux en fonction de propriétés spécifiques.
La fenêtre "Définir vue".
Dans l'exemple ci-dessus, les documents doivent être verrouillés par l'utilisateur Andy Nash, ils ne doivent pas avoir été supprimés et doivent appartenir au type Dessin ou Modèle. Aucune propriété n'a été ajoutée dans la zone Hiérarchie dans cet exemple, donc tous les documents qui remplissent les conditions seront affichés dans le même dossier.
Nom
Commencez par attribuer un nom à la vue. Il doit décrire le contenu de la vue dans la mesure du possible afin que les utilisateurs puissent déduire du nom de la vue le type d'objets qu'elle contient.
Commune à tous les utilisateurs
Normalement, les vues sont créées pour un usage personnel uniquement. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier qu'une vue est partagée avec d'autres utilisateurs. Afin de pouvoir définir des vues communes, vous devez avoir l'autorisation de gestion des vues communes du coffre.
Il est conseillé de déterminer avec soin les vues nécessaires pour tous les utilisateurs M-Files. Par exemple, la vue Documents par projet est souvent nécessaire. Les utilisateurs peuvent masquer certaines vues non indispensables sur leur poste de travail, et l'administrateur peut restreindre l'affichage des vues en définissant des autorisations appropriées. Les vues peuvent également être rassemblées par groupes (vues imbriquées) dans lesquels, par exemple, les vues utilisées par le département des ventes sont faciles à trouver.
Afficher des documents et d'autres objets
Par défaut, la vue affiche les documents et objets en fonction des paramètres de filtre et de la structure du dossier. Cette option peut être décochée, par ex. si de nouvelles vues sont créées dans la vue actuelle. Remarque : Lors de la création d'une nouvelle vue dans la vue actuelle, les conditions de la vue supérieure restent simultanément valides. En d'autres termes, les résultats de la sous-vue incluent uniquement les objets qui correspondent également aux conditions de la vue supérieure.
Prendre en compte toutes les versions
Si vous décochez l'option Prendre en compte toutes les versions , la vue n'affiche que les objets dont la dernière version satisfait aux critères de recherche.
Si vous cochez cette option, le filtre de recherche est appliqué à toutes les versions de chaque document. Seule la version la plus récente satisfaisant aux critères sera affichée. Par exemple, si TinaS a modifié les versions 1 et 2 d'un document, et que AndyN a mis à jour le document à la version 3, le critère de recherche Dernière modification par = TinaS renverra la version 2 du document.
Afficher la dernière version
Si l'option Afficher la dernière version est cochée, M-Files affiche la version la plus récente des objets trouvés, et non pas l'ancienne version satisfaisant aux critères de recherche.