Exporter les objets et fichiers

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L'onglet Objets et fichiers vous permet de modifier les paramètres d'exportation du contenu des objets et fichiers.

Exporter des objets existants

Utiliser un filtre

Vous pouvez spécifier les objets existants à exporter en utilisant un filtre. Par exemple, vous pouvez exporter certains objets selon le type ou la propriété. En particulier, pour publier certains documents tels que les brochures ou les communiqués de presse pour des groupes, vous pouvez utiliser le filtre de recherche lorsque la condition d'une classe ou propriété est satisfaite.

Si un objet précédemment exporté ne fait plus partie du lot d'exportation, le marquer pour destruction dans le coffre de destination

En activant ce paramètre, tous les objets qui ont été inclus dans un jeu précédent d'exportation, mais qui ne sont pas dans le jeu actuel, seront supprimés dans le coffre cible lors de l'importation. Si vous souhaitez supprimer, par exemple, certaines listes de prix d'un coffre conçu pour une utilisation en partenariat, il vous suffit de vous assurer que ce paramètre a été activé et qu'elles ne rentrent pas dans les critères du jeu d'exportation.

Remarque : Le paramètre repose sur les tâches et s'applique uniquement aux tâches d'exportation et d'importation planifiées.

Remarque : Le paramètre Ne pas importer la destruction des objets dans les propriétés de la tâche d'importation, outrepasse ce paramètre.

Inclure les dernières versions uniquement

Vous pouvez choisir d'exporter uniquement les dernières versions des objets sélectionnés pour l'archivage. Les anciennes versions des objets sélectionnés ne seront pas archivées.

Enregistrer aussi les fichiers au format PDF/A-1b

Vous pouvez spécifier d'enregistrer également les fichiers au format PDF/A-1b pendant leur archivage. Le format PDF/A-1b est conforme avec le standard ISO 19005-1:2005 pour la conservation à long terme des documents électroniques.

L'enregistrement au format PDF/A-1b est possible avec les fichiers Office et PDF standard. Les fichiers au format PDF/A-1b ne sont pas importés. L'enregistrement au format PDF/A-1b ralentit, dans une certaine mesure, l'exportation.

Annuler le Marquage pour Archivage

Si vous avez opté pour l'exportation des objets avec la propriété Marqué pour archivage vous pouvez spécifier l'effacement de la propriété après l'exportation du contenu. Si ce paramètre est activé, les objets exportés ne sont plus préparés pour l'archivage.

Après l’opération, détruire les objets exportés

Vous pouvez spécifier la destruction des objets exportés après l'exportation. Si vous avez sélectionné l'exportation des dernières versions seulement, vous ne pouvez pas choisir ce paramètre.

Exporter les informations des objets et versions d’objets détruits

Vous pouvez choisir d'exporter les informations des objets et versions d’objets détruits seulement au lieu des objets existants. Ceci a été conçu, en particulier, pour effacer les objets détruits du coffre.

Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération

Vous pouvez choisir d'exporter seulement les modifications depuis la dernière opération. Par défaut, M-Files donne la date de la dernière exportation (ou de la dernière importation des objets exportés vers le coffre d'origine avec un horodatage plus ancien que l'exportation précédente).

Remarque :

Si l’option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération est cochée, seuls les nouveaux fichiers et objets ou ceux qui ont changé depuis cette date et heure sont exportés. Si vous exportez des éléments de la structure des métadonnées et que l’option est cochée, les éléments ne sont pas exportés, sauf si des modifications ont été apportées aux fichiers ou aux objets.

Par conséquent, si vous souhaitez exporter des éléments de structure des métadonnées, peu importe si des objets ou fichiers ont été modifiés, il est recommandé de suivre l’une des procédures suivantes :

Exportez la structure des métadonnées séparément.
Décochez l’option Exporter uniquement les modifications depuis la dernière opération si les éléments de structure des métadonnées doivent être exportés conjointement avec les objets et fichiers. Veuillez noter que si vous ne limitez pas la portée de l’exportation d’une façon ou d’une autre, la tâche d’exportation peut nécessiter un temps considérable.

Aperçu

Cliquez sur le bouto Aperçu pour afficher le nombre d'objets affectés par le processus d'exportation.