Fonctions dans Microsoft Outlook

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M-Files offre plusieurs fonctions ainsi que divers avantages vis-à-vis de la gestion quotidienne des messages e-mail et de leur utilisation dans le cadre des relations client. Par exemple, vous pouvez automatiser le stockage des messages dans M-Files en utilisant les règles Microsoft Outlook et les fonctions M-Files. L'intégration extensive d'Microsoft Outlook vous permet, par exemple, de bénéficier des fonctions suivantes :

  • Les messages e-mail et les pièces jointes peuvent être enregistrés dans M-Files dans divers formats de fichier.
  • Vous pouvez envoyer un e-mail et l’enregistrer en même temps dans un coffre M-Files de votre choix à l’aide du bouton Envoyer et Enregistrer dans M-Files de l’onglet M-Files pour Microsoft Outlook.
  • Les messages e-mail peuvent également être automatiquement enregistrés avec leurs métadonnées à l'aide des règles Outlook et des fonctions M-Files.
  • Les contacts et les clients peuvent être automatiquement associés aux messages e-mail.
  • Le drapeau M-Files indique les messages ayant été enregistrés dans M-Files.
  • Les messages associés à un objet particulier sont liés entre eux dans M-Files. Ainsi, l'intégralité du fil du message est facilement accessible et consultable dans M-Files.
  • La commande Afficher dans M-Files vous permet d'ouvrir un message stocké dans l'interface utilisateur de M-Files.
  • Lorsqu'un message e-mail est enregistré dans M-Files via Microsoft Outlook, la date du document conserve automatiquement la date de l'e-mail, et ce quelle que soit la date à laquelle le message a été enregistré dans M-Files.

Pour désactiver le bouton Envoyer et Enregistrer dans M-Files dans Microsoft Outlook, configurez les paramètres de registre suivants sur l’ordinateur client :

Clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common\<vault name>\MSOutlookRibbon
Nom de la valeur ShowSendAndSaveInMFilesTab
Type de valeur REG_DWORD
Description S’il est activé, le bouton Envoyer et Enregistrer dans M-Files est visible au niveau du ruban de M-Files.
Valeur par défaut 1 Activé
Valeur 0 Désactivée
1 Activé

Pour ajouter le bouton Envoyer et Enregistrer dans M-Files à la fenêtre du compositeur par défaut dans Microsoft Outlook, configurez le paramètre de registre suivant sur l’ordinateur client :

Clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\Common\<vault name>\MSOutlookRibbon
Nom de la valeur ShowSendAndSaveInBuiltInTab
Type de valeur REG_DWORD
Description S’il est activé, le bouton Envoyer et Enregistrer dans M-Files est visible au niveau de la fenêtre du compositeur par défaut de Microsoft Outlook.
Valeur par défaut 0 Désactivée
Valeur 0 Désactivée
1 Activé

L’administrateur système M-Files peut également appliquer ces paramètres sur plusieurs ordinateurs clients. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Options de configuration pour le bouton « Envoyer et Enregistrer dans M-Files ».