Appliquer des autorisations, Supprimer et Marquer pour archivage
Vous pouvez définir de nouvelles autorisations à définir, les objets à supprimer, et/ou l'archivage à réaliser résultant de transition d'étape. Plusieurs options d'actions peuvent être sélectionnées en même temps.
Ne pas utiliser d'autorisations automatiques
Suite à la transition d'étape, l'objet contourne les autorisations automatiques qui s'appliqueraient normalement à l'objet et les permissions effectives pour la version d'objet sont configurées avec la fonctionnalité Définir autorisations.
Ignorer les autorisations de la dernière version verrouillée pour cette version
Les autorisations des objets sont spécifiques à la version dans M-Files. Pour accéder à la version d'objet la plus récente, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture. Pour accéder à n'importe quelle version antérieure, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture à cette version spécifique et à la version la plus récente actuellement. En cochant cette case, vous ignorez les autorisations de la dernière version publiée et vous donnez aux utilisateurs l'accès aux versions antérieures de l'objet, pour lequel ils disposent au minimum de droits d'accès en lecture, sans tenir compte des paramètres d'autorisation de la version la plus récente.
Cette fonction nécessite un exemple : Supposons que vous ayons une SOP et un flux de travail SOP avec les étapes Brouillon, En attente d'approbation et Approuvé. Les trois étapes ont des autorisations différentes puisqu'un brouillon s'affiche uniquement à l'attention de l'utilisateur qui a créé le document et qu'un document approuvé est présenté à tous les utilisateurs.
Le document en est désormais à la version 3 et dans l'étape Approuvé (et donc visible et accessible par tous les utilisateurs). Étant donné que des modifications doivent être effectuées, il retourne à l'étape Brouillon et les autorisations sont modifiées pour que seul l'auteur du document puisse le voir. Si la case Ignorer les autorisations de la dernière version publiée, pour cette version était active au moment de la création de la nouvelle version, tous les utilisateurs continueront à avoir accès à la version 3 du document, mais pas à la plus récente. Néanmoins, si la case n'était pas active, seul l'auteur du document serait en mesure de voir la version 3 du document.