Dela i hubbar på organisationsnivå

I modulen Filer i hubben på organisationsnivå kan du använda dialogrutan Dela för att dela filer och mappar med interna och externa användare av hubben på organisationsnivå. Detta kan vara användbart när det inte är möjligt att dela filer och mappar i en hubb, eller när du bara vill dela några filer med en person.

Öppna dialogrutan Dela:

  1. Klicka på ikonen med tre punkter () för en fil.
  2. Klicka på Dela.
    Resultat:Dialogrutan Dela öppnas.

Dela till interna användare

För att dela en mapp eller fil med en användare med ett internt användarkonto med dialogrutan Dela:

  1. Klicka på Lägg till befintliga användare.
    Resultat:Dialogrutan Välj användare öppnas.
  2. Välj de användare som du vill skicka filen eller mappen till.
  3. Klicka på Lägg till.
    Resultat:Dialogrutan Välj användare stängs.
  4. Valfri: I Utgångsdatum lägger du till ett utgångsdatum för din länk.
  5. Välj användarrättigheter med rullgardinsmenyn eller manuellt.
  6. Klicka på Lägg till användare.
    Resultat:Dialogrutan Bekräfta öppnas.
  7. Valfri: Skriv ett meddelande till de tillagda användarna.
  8. Välj Bekräfta.
    Resultat:Användarna får ett e-postmeddelande med en länk till filen eller mappen. De kan också få åtkomst till den via Delningar i hubben på organisationsnivå. För mer information, se Hantera delningsrättigheter.

Dela till externa användare

För att dela en fil eller mapp med en ny användare måste du skapa ett externt användarkonto för användaren i hubben på organisationsnivå.

Så här lägger du till en extern användare i dialogrutan Dela:

  1. Klicka på Skapa och lägg till extern användare.
    Resultat:Dialogrutan Skapa extern användare öppnas.
  2. Fyll i nödvändig information.
  3. Klicka på Lägg till.
    Resultat:Dialogrutan Bekräfta öppnas.
  4. Välj Bekräfta.
    Resultat:Du har nu skapat ett nytt externt användarkonto. Om användaren inte har något M-Files Hubshare-konto får han/hon ett e-postmeddelande om att skapa ett konto. Om användaren redan har ett konto får han/hon en inbjudan via e-post.

Dela med en länk

Så här delar du en fil eller mapp med en länk i dialogrutan Dela:

  1. Klicka på Dela med länk.
  2. Valfri: I Utgångsdatum lägger du till ett utgångsdatum för din länk.
  3. Valfri: Ange ett lösenord för länken.
    Användarrättigheterna för Dela med länk är inställda som standard och kan inte ändras.
  4. Gör något av följande:
    • Kopiera länken.
      eller
    • Ange användarens e-postadress och klicka på ikonen med plustecken ().
    Du kan lägga till många användare. Du kan också få en avisering när användaren öppnar länken. För mer information, se Konfigurera e-postaviseringar.
  5. Klicka på Lägg till.
    Resultat:Dialogrutan Bekräfta öppnas.
  6. Välj Bekräfta.
    Resultat:Dialogrutan Dela med länk stängs och länken aktiveras.

Hantera användarrättigheter för delade dokument

När du delar dokument kan du välja vilka åtgärder de andra användarna kan använda för mappar, filer, kommentarer och konversationer. Dessa rättigheter väljs när du delar en mapp eller fil, men du kan när som helst visa eller redigera dem. Du kan också ta bort användaråtkomst för en fil eller mapp.

Om du vill visa användarrättigheterna klickar du på ikonen med tre punkter () för en fil eller mapp. Välj sedan Översikt över användarrättigheter. Alla användare som filen eller mappen delas med visas med alla deras rättigheter.

För att hantera användarrättigheter för delade filer och mappar:

  1. Klicka på ikonen med tre punkter () för en delad fil eller mapp.
  2. Klicka på Dela.
  3. Välj en användare vars rättigheter du vill ändra.
  4. Gör något av följande:
    • Välj användarrättigheter med rullgardinsmenyn eller manuellt.
      eller
    • Klicka på papperskorgsikonen () för att ta bort en användare.
  5. Klicka på Spara.
  6. Klicka på Bekräfta för att spara ändringarna.

Avsluta prenumeration på en delning

Du kan avregistrera dig från prenumeration på en fil eller mapp som har delats med dig. I hubben på organisationsnivå hittar du alla filer och mappar som delas med dig i Filer > Delningar .

För att avsluta prenumeration på en fil:

  1. Klicka på ikonen med tre punkter () för en fil.
  2. Välj Avsluta prenumeration.
  3. Klicka på Ja för att bekräfta din avanmälan.

Du har nu avslutat prenumerationen på delningen och har inte längre åtkomst till filen eller mappen.