Denna version av användarhandledningen gäller för uppdateringen maj 2020 och tidigare. För det senaste innehållet, besök vår engelska användarhandledning.

Skapa en ny datauppsättning

M-FilesRapporteringsdatatjänster möjliggör dataexport från M-Files till externa databaser (SQL Server). Administratören kan manuellt ange vilka data som ska exporteras, eller exportera data enligt schema från M-Files för rapportering eller andra syften. Funktionen M-Files Rapporteringsdatatjänster installeras i anslutning till M-Files Server. När du har exporterat en datauppsättning kan du använda den för att generera en rapport.

Börja med att ange en datauppsättning som du vill exportera för rapportering. Gör följande steg för att skapa en ny datauppsättning:

Öppna M-Files Admin.
I trädvyn på vänster sida visar du den önskade anslutningen till M-Files Server.
I trädvyn på vänster sida visar du Dokumentvalv och sedan önskat valv.
I trädvyn till vänster väljer du Rapportering och dataexport. Klicka sedan på Ny datauppsättning... på aktivitetsområde.
Resultat:Dialogrutan Egenskaper för datauppsättning öppnas.
Ange ett namn för den nya datauppsättningen i fältet Namn.
I avsnittet Data som ska exporteras klickar du på Lägg till objekt... för att välja vilka objekt som ska exporteras.
Resultat:Dialogrutan Lägg till objekt i datauppsättningen öppnas.
Använd menyn Objekt som ska exporteras för att välja vilka objekt som ska exporteras baserat på objekttypen.
Du kan klicka på Filtrera objekt... om du vill förfina de valda objekten genom att ange vilka egenskapsvillkor som objekten måste uppfylla för att exporteras. Mer information om att filtrera objekt efter egenskaper finns i Egenskapsbaserade villkor.
Valfri: Välj det objekt som du precis har lagt till i avsnittet Data som ska exporteras och klicka på Lägg till egenskap... för att lägga till en egenskap som du vill exportera för den valda objekttypen.
1. Använd menyn Egenskap som ska exporteras för att välja den egenskap som ska exporteras.
2. Gå till fliken Historik och gamla värden.
  På fliken Historik och gamla värden kan du definiera om du vill exportera ändringshistoriken och tidigare värden för den valda egenskapen.
  
  Resultat:Fliken Historik och gamla värden öppnas.
3. Markera kryssrutan Exportera ändringshistoriken för den här egenskapen om du vill exportera ändringshistoriken för den valda egenskapen.
  Med ändringshistoriken får du en post för varje ändring i egenskapsvärdet för datauppsättningen. Det gör att du kan svara på frågor som ”Vad blev det totala värdet för affärer som avslutades i augusti?” genom att exportera ändringshistoriken för egenskapsvärdet Stängda och identifiera de objekt för vilka värdet för den egenskapen ändrades från Nej till Ja under augusti.
4. Markera kryssrutan Exportera de gamla värdena för den här egenskapen med hjälp av sampling om du vill exportera tidigare värden för den valda egenskapen och använda menyn Sampla vid för att definiera hur ofta samplingen ska ske (varje dag, vecka, månad eller år).
5. Välj antingen Fullständig historik, Period med fast längd eller Med början från detta datum för att definiera längden för ändringshistoriken och gamla värden för den valda egenskapen.
  Om frekvensen för samplingen är hög (varje dag till exempel) rekommenderar vi att du begränsar längden för historikperioden för att undvika att databasen expanderas i onödan och så att exporten ska gå snabbare.
6. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Egenskap som ska exporteras.
I fältet OLE DB-anslutningssträng anger du anslutningssträngen för att ansluta till måldatabasen. Du kan även klicka på Definiera... för att definiera anslutningssträngen.

Om du använder Microsoft SQL Server som måldatabas rekommenderar vi att du använder SQL Server Native Client (till exempel SQL Server Native Client 11.0) som dataleverantör och antingen Enkel eller Bulkloggad som återställningsmodell i måldatabasen. Det kommer att förbättra hastigheten och prestandan väsentligt när du exporterar datauppsättningar.

Mer information om databasanslutningssträngar finns i Anslutningar till externa databaser för Objekttyper.
Notera: Microsoft OLE DB Provider for Microsoft SQL Server stöder inte Transport Layer Security (TLS) 1.2. Om serverdatorn har ställts in att bara godkänna TLS 1.2-anslutningar bör du välja SQL Server Native Client 11.0 (eller senare) som leverantör.
Om du däremot öppnar dialogrutan Datalänkegenskap efter att du har valt SQL Server Native Client som leverantör återställs anslutningslösenordet med dialogrutan. Därför rekommenderar vi att du redigerar anslutningssträngen manuellt när du använder denna leverantör. Följande exempel visar hur anslutningssträngen formas om du anger SQL Server Native Client 11.1 (SQLNCLI11.1) som leverantör.
Provider=SQLNCLI11.1;Persist Security Info=True;Data Source=<namnet på din SQL-server>;User ID=<användarnamnet på inloggningskontot för din SQL-server>;Password=<lösenordet till inloggningskontot för din SQL-server>;Initial Catalog=<det externa databasnamnet>
Alternativt kan du modifiera anslutningsegenskaperna via dialogrutan Datalänkegenskaper så länge som du kommer ihåg att lägga till anslutningslösenordet i anslutningssträngen när du är klar.
Gå till fliken Avancerat.
Resultat:Fliken Avancerat öppnas.
Använd menyn Använd följande användares identitet vid läsning av data för att välja den användare vars identitet du vill använda för att överföra data från M-Files till rapporteringstjänsterna.
Den lämpligaste användaren är en ”vanlig” användare utan några utökade behörigheter. Om du till exempel använder din egen identitet som har en systemadministratörsroll kan det hända att data som du inte vill visa för alla användare kommer med i de rapporter som visas av klientprogramvaran.

Om valvets metadatastruktur översätts till flera språk bestäms metadataspråket i den exporterade datauppsättningen av de valvspråkinställningar som den användare har vars identitet används för att läsa data.

Om du använder modulen Electronic Signatures and Advanced Logging, så måste du välja (M-Files-server) som användare.
Valfri: Markera kryssrutan Exportera data enligt ett schema och klicka på Schemalägg... om du vill exportera den här datauppsättningen enligt ett schema.
Vi rekommenderar att du schemalägger så att dataexporten utförs en gång per dag/vecka/månad. Rapporterna uppdateras samtidigt. Om du inte väljer schemaläggning kommer dina data inte att uppdateras efter export. Du kan även skapa en separat uppdateringslänk i rapporteringstjänsterna så att användaren när som helst kan uppdatera rapporten i klientprogramvaran. Om du vill veta mer kan du kontakta M-Files kundsupporten på [email protected].
Valfri: Klicka på Exportera nu för att exportera datauppsättningen direkt.
Du kan klicka på Status för exporten... för att visa status för exportprocessen när export pågår.
Klicka på OK för att göra klart den nya datauppsättningen.

Den datauppsättningen som du precis har definierat läggs till i listan Rapportering och dataexport. Datauppsättningen exporteras antingen automatiskt enligt ett schema eller manuellt. Det beror på vilka inställningar du har gjort.

Nu när du har skapat en datauppsättning kan du använda den för att skapa en rapport (se Skapa rapporter och programvara som krävs) och sedan skapa ett rapportobjekt i M-Files för att läsa rapporten (se Skapa ett rapportobjekt för en rapport).