E-Mails und Push-Benachrichtigungen verwalten

Wenn Ihr Administrator E-Mail- und mobile Push-Benachrichtigungen in der Dokumentenverwaltung aktiviert hat, können Sie verwalten, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten.

Admin-Hilfe

Hinweise zur Aktivierung dieser Funktionen in der Dokumentenverwaltung finden Sie unter:

Aktivieren oder Deaktivieren von E-Mail- und Mobil-Benachrichtigungen

So können Sie festlegen, ob Sie E-Mails und Push-Benachrichtigungen erhalten möchten:

  1. Öffnen Sie Ihr Benutzermenü in der oberen rechten Ecke der App.
  2. Wählen Sie Einstellungen > Benachrichtigungseinstellungen.
  3. Wählen Sie E-Mail- und Push-Benachrichtigungen empfangen, um E-Mail- und Push-Benachrichtigungen ein- oder auszuschalten.
    Ihr Systemadministrator kann festlegen, dass einige Benachrichtigungen an alle Benutzer gesendet werden. Das bedeutet, dass Sie einige Benachrichtigungen erhalten können, beispielsweise für Aufgaben, auch wenn Sie selbst festgelegt haben, keine Benachrichtigungen zu erhalten.

Benachrichtigungsregeln hinzufügen

Hinzufügen einer Benachrichtigungsregel:

  1. Öffnen Sie Ihr Benutzermenü in der oberen rechten Ecke der App.
  2. Wählen Sie Einstellungen > Benachrichtigungseinstellungen.
  3. Hinzufügen wählen.
    Ergebnis:Das Dialogfeld Eigenschaften der Benachrichtigungsregel öffnet sich.
  4. Geben Sie Ihrer Regel unter Name einen beschreibenden Namen.
  5. Optional: Wenn Sie dazu berechtigt sind, ändern Sie Ihre Regel in eine gemeinsame Regel.
    Privatregeln legen fest, dass Benachrichtigungen nur an Sie gesendet werden. Mit einer gemeinsamen Regel können Sie festlegen, dass Benachrichtigungen an alle oder bestimmte Benutzer der Dokumentenverwaltung gesendet werden. Dies ist nützlich, wenn Sie möchten, dass viele Benutzer dieselbe Benachrichtigung erhalten.
  6. Wählen Sie in Wann soll eine Benachrichtigung erstellt werden, wann M-Files eine Benachrichtigung erstellen soll:
    OptionBezeichnung
    Beim Auftreten eines ausgewählten Ereignisses

    Damit wird festgelegt, dass M-Files eine Benachrichtigung erstellt, wenn die ausgewählten Ereignisse eintreten.

    1. Wählen Sie in Ereignisse, welche Ereignisse M-Files dazu veranlassen sollen, eine Benachrichtigung zu erstellen.
    2. Fügen Sie ein Filter hinzu, wenn Sie die Regel nur für bestimmte Dokumentenverwaltungsinhalte festlegen möchten. Zum Beispiel nur Rechnungen oder Projektpläne.
    3. Stellen Sie M-Files in Versand so ein, dass die Benachrichtigungen für jedes Ereignis oder als Zusammenfassung einmal täglich gesendet wird.
    4. Wenn Sie nicht über von Ihnen verursachte Ereignisse benachrichtigt werden möchten, wählen Sie Benachrichtigungen über von mir verursachte Ereignisse ausschließen.
    Wenn ein Objekt den Filterbedingungen entspricht

    Dies veranlasst M-Files, eine Benachrichtigung zu erstellen, wenn der im Filter-Bereich festgelegte Filter mit dem Inhalt der Dokumentenverwaltung übereinstimmt.

    1. Stellen Sie M-Files neben dem Optionsnamen so ein, dass die Benachrichtigung für übereinstimmende Objekte nur einmal oder wiederholt erstellt werden.
    2. Wählen Sie in Filter Filter hinzufügen und legen Sie die Bedingungen fest, die der Inhalt der Dokumentenverwaltung erfüllen muss, damit M-Files die Benachrichtigung erstellt.
    3. Wählen Sie in Versand, an welchen Wochentagen M-Files die Benachrichtigungen senden soll.
    4. Wenn Sie nicht über von Ihnen verursachte Ereignisse benachrichtigt werden möchten, wählen Sie Benachrichtigungen über von mir verursachte Ereignisse ausschließen.
  7. Speichern auswählen.

Benachrichtigungsregeln bearbeiten und entfernen

Um eine Benachrichtigungsregel zu bearbeiten oder zu entfernen:

  1. Öffnen Sie Ihr Benutzermenü in der oberen rechten Ecke der App.
  2. Wählen Sie Einstellungen > Benachrichtigungseinstellungen.
  3. Wählen Sie eine Regel aus der Liste der Benachrichtigungsregeln aus.
  4. Wählen Sie Bearbeiten oder Entfernen.
  5. Eine der folgenden Schritte ausführen:
    OptionBezeichnung
    Wenn Sie Bearbeiten ausgewählt haben: Ändern Sie Ihre Einstellungen im Dialogfeld Benachrichtigungsregel-Eigenschaften und wählen Sie Speichern.
    Wenn Sie Entfernen ausgewählt haben: Wählen Sie im Dialogfeld zur Bestätigung Entfernen aus.

Beispiel: Tägliche Benachrichtigungen für neue Aufträge

Dieses Beispiel zeigt, wie Sie M-Files so einstellen können, dass es Ihnen eine tägliche Zusammenfassung aller neuen Bestellungen sendet. In diesem Beispiel enthält die Dokumentenverwaltung die Klasse Bestellung.

  1. Öffnen Sie Ihr Benutzermenü in der oberen rechten Ecke der App.
  2. Wählen Sie Einstellungen > Benachrichtigungseinstellungen.
  3. Hinzufügen wählen.
  4. Geben Sie Ihrere neuen Regel unter Name einen Namen. Zum Beispiel, Neue Bestellungen.
  5. Wählen Sie in Wann soll eine Benachrichtigung erstellt werden die Option Wenn ein ausgewähltes Ereignis eintritt.
  6. Wählen sie unter Ereignisse die Option Neues Dokument oder sonstiges Objekt.
  7. Wählen Sie Filter hinzufügen.
  8. Geben Sie im Textfeld Klasse ein, wählen Sie = als Operator und Bestellung als Wert.
  9. Anwenden wählen.
  10. Wählen Sie in Versand die Option Zusammenfassung der Benachrichtigungen einmal pro Tag senden.
  11. Speichern auswählen.
M-Files wird Ihnen nun täglich eine Zusammenfassung der neuen Aufträge zusenden.