Voit sisällyttää M-Filesiin tallennettuja dokumentin ominaisuuksia (metatietoja) osaksi dokumentin tekstisisältöä Lisää ominaisuus -toiminnolla.
Lista ominaisuuksista, jotka voidaan lisätä dokumenttiin.
Voit määritellä Word- , Excel ja PowerPoint-dokumentteihin tekstikenttiä tai soluja, joihin valitut M-Files-ominaisuudet täyttyvät automaattisesti. Voit esimerkiksi valita asiakkaan nimen ja osoitetiedot dokumentin ominaisuuksista ja lisätä ne tarjouskirjeen sisältöön vastaanottajan yhteystiedoiksi.
Voit samaan tapaan lisätä muita M-Files-ominaisuuksia: esim. voit valita tarjousdokumentin nimen tarjouskirjeen otsikoksi tai lisätä tuotteen tiedot osaksi tarjouskirjettä.
Lisää ominaisuus -toiminto täyttää valitsemasi dokumentin ominaisuudet automaattisesti dokumentin sisältöön.
Voit myös lisätä sähköisen allekirjoituksen Office-dokumenttiin Lisää ominaisuus -toiminnolla. Lisätietoja saat kohdasta Sähköinen allekirjoitus.
Voit myös muokata dokumentin metatietoja dokumenttia käsitellessä Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa Ominaisuudet-toiminnolla. Katso lisätietoja luvusta M-Files-ominaisuudet.
Lisää ominaisuus -toiminnon hyödyntäminen pohjien käytössä
Lisää ominaisuus -toiminnolla voidaan kätevästi luoda erilaisia dokumenttipohjia. Tällöin pohjaan määritellään tekstikenttiä tai soluja, joihin valitut ominaisuudet täyttyvät automaattisesti uutta dokumenttia luotaessa. Esimerkiksi tarjouspohjaan voidaan määritellä kentät ominaisuuksille Asiakas, Yhteyshenkilö, Osoite ja Maa. Kun tällä pohjalla luodaan uusi tarjouskirje, täyttyvät em. tekstikentät automaattisesti metatietoihin määritellyn asiakkaan tietojen mukaisesti. Tällöin osoitetietoja ei tarvitse erikseen käydä kopioimassa asiakastiedoista.
Mikäli dokumentti halutaan määritellä pohjaksi, tehdään määrittely M-Filesissa dokumentin metatiedoissa On pohja -valinnalla. M-Files Adminin ominaisuusmäärittelyn suojausasetuksissa määritetään, ketkä käyttäjät voivat asettaa dokumentteja pohjiksi.
Pohjaan määritellyt tekstikentät tai solut voivat jäädä myös tyhjiksi dokumenttipohjissa, mikäli ko. ominaisuudelle ei ole määritetty arvoa (Nykyinen arvo on tyhjä). Kun käyttäjä luo uuden dokumentin dokumenttipohjaa käyttäen, täyttyvät nämä tekstikentät tai solut automaattisesti ominaisuuksien nykyisten arvojen mukaisesti.
Word-dokumenttiin sisällytetty M-Files-ominaisuus näkyy hiirellä napsauttaessa harmaana tekstikenttänä. Vastaavasti M-Files-ominaisuus näkyy Excel-dokumentissa solun kaavana ja PowerPointissa tekstialueena.
Metatietojen automaattinen sisällyttäminen dokumenttiin ei sinänsä vaadi kuitenkaan On pohja -määrittelyä dokumentilta.