Benachrichtigungseinstellungen (M-Files Admin)

M-Files kann aufgerufen werden, um E-Mail-Nachrichten über objektbezogene Aktionen an Endbenutzer zu senden. Benutzer können neue Benachrichtigungsregeln über M-Files DesktopBenachrichtigungseinstellungen (M-Files Desktop) und „Dieses Objekt nachverfolgen“ Funktionalität erstellen).

Anmerkung: Um Benachrichtigungen über M-Files Admin zu aktivieren, damit der Endbenutzer E-Mai-Benachrichtigungen erhält, müssen Ereignisprotokollierung und M-Files DesktopBenachrichtigungen aktiviert werden.

Die folgenden Schritte ausführen, um die E-Mail-Benachrichtigungen auf dem M-Files Server Computer zu aktivieren:

Schritte

  1. M-Files Admin öffnen.
  2. In der hierarchischen Ansicht auf der linken Seite auf die gewünschte Verbindung mit rechtsklicken und M-Files Server aus dem Kontextmenü auswählen.
    Das Benachrichtigungseinstellungen Dialogfeld wird geöffnet.
  3. Das Kontrollkästchen der Benachrichtigungen aktivieren Option markieren.
  4. Im SMTP-Server Feld die Adresse des SMTP-Servers eingeben, der für das Senden der E-Mail-Benachrichtigungen verwendet wird.
    Zum Beispiel mail.company.com. Fragen Sie Ihren Netzwerkadministrator nach dem Namen des E-Mail-Servers Ihres Unternehmens.
  5. Optionaler: Das Kontrollkästchen der Verschlüsselte Verbindung verwenden (SSL/TLS) Option markieren, falls die Verbindung zum SMTP-Server verschlüsselt hergestellt werden soll.
  6. Im SMTP-Serverport Feld die Port-Nummer eingeben, die der SMTP-Server benutzt.
    Die Standard-Ports sind 25 (mit SSL) und 587 (ohne SSL). Die gängigsten Ports sind 25, 465 und 587.
  7. Optionaler: Das Kontrollkästchen der SMTP-Server erfordert Authentifizierung Option markieren, falls der SMTP-Server die Authentifizierung des Benutzers verlangt.
    1. Im Kontoname Feld den Benutzernamen des E-Mail-Kontos des Absenders eingeben.
    2. Im Kennwort Feld das Kennwort des E-Mail-Kontos des Absenders eingeben.
  8. Im E-Mail-Adresse des Absenders Feld die E-Mail-Adresse zur Benachrichtigung an den Absender eingeben.
    Zum Beispiel [email protected]. Dabei kann es sich auch um eine fiktive E-Mail-Adresse handeln.
  9. Im Anzeigename des Absenders Feld den Namen zur Benachrichtigung des Absenders, der im Von Feld der Benachrichtigung dem Absender angezeigt wird.
    Zum Beispiel M-Files.
  10. In Benachrichtigungsübersicht können Sie angeben, zu welcher Uhrzeit die tägliche Benachrichtigungsübersicht gesendet werden soll.
    M-Files Benutzer können Benachrichtigungen als individuelle Nachrichten oder als tägliche Benachrichtigungsübersicht erhalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungseinstellungen (M-Files Desktop).
  11. Auf OK klicken, um die Änderungen zu speichern und das Benachrichtigungseinstellungen Dialogfeld zu schließen.

Ergebnisse

Benachrichtigungen sind nun im M-Files Server aktiviert.

Nächste Maßnahme

Personalisierung von Benachrichtigungen

M-Files benutzt benutzerspezifische Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen. Die Benachrichtigungsvorlagen können so geändert werden, dass sie sich perfekt an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Das M-Files Installationsverzeichnis enthält eine auf Server-Stufe stehende Vorlage (standardmäßig, unter), sowie mehrere dokumentenverwaltungsspezifische Vorlagedateien.

Anmerkung: Die geänderten Benachrichtigungsvorlagen werden zurückgestellt, wenn der M-Files Server aktualisiert wird. Die Änderungen von dokumentenverwaltungspezifischen Vorlagen werden während der Migration auf eine neue M-Files-Version aufbewahrt. Da sie jedoch nicht in der Dokumentenverwaltung gespeichert sind, werden die Vorlagen nicht in der Datensicherung der Dokumentenverwaltung oder einer Kopie der Dokumentenverwaltung miteinbezogen.

Die folgenden Schritte ausführen, um die Benachrichtigungen zu personalisieren:

Schritte

  1. Entweder:
    1. Falls Sie die Vorlage auf Serverebene ändern wollen, müssen Sie das Verzeichnis C:\Program Files\M-Files\<M-Files Version>\Server auf dem M-Files Server aufrufen und die Datei notifications_template.txt in einem Texteditor Ihrer Wahl öffnen.
      oder
    2. Falls Sie die dokumentenverwaltungsspezifische Vorlage ändern wollen, müssen Sie das Verzeichnis C:\Program Files\M-Files\<version>\Server\Data\Notifications\<vault GUID>\<notification rule ID>C:\Program Files\M-Files\<M-Files Version>\Server auf dem M-Files Server aufrufen und die Datei notifications_template.txt in einem Texteditor Ihrer Wahl öffnen.
      oder
    3. Falls Sie eine Vorlage für eine Benachrichtigungsregel erstellen oder anlegen wollen, müssen Sie auf die ID der Benachrichtigungsregel, den Ordner C:\Program Files\M-Files\<Version>\Server\Data\Notifications\<GUID Dokumentenverwaltung>\<ID Benachrichtigungsregel>auf dem M-Files Server erstellen und eine neue notifications_template.txt Datei im Ordner anlegen.
      Anmerkung: Ihr M-FilesInstallationsverzeichnis kann vom gegebenen Beispiel abweichen.
      Anmerkung: Sie können die Benachrichtigungsregel-ID über das M-Files Desktop Benachrichtigungseinstellungen Dialogfeld und die GUID für die Dokumentenverwaltung unter dem Namen einer vorhandenen Dokumentenverwaltung im Eigenschaften der Dokumentenverwaltung Dialogfeld betrachten.
  2. Alle Zeilen bearbeiten, die mit einem Doppelpunkt beginnen (:), um den Inhalt der Benachrichtigungen anzupassen. Prüfen, dass der Doppelpunkt zu Beginn von jeder Linie nicht gelöscht wird.
    Siehe Vorlagendateien für zusätzliche Anleitungen. Das Bearbeiten von Vorlagen erfordert Grundlagenkenntnisse in HTML und CSS.
    Die Benachrichtigungen können Platzhalter aufweisen. Um beispielsweise eine Objekt-ID in der Nachricht zu integrieren, die Zeichenfolge %OBJID% in der Vorlage an der geeigneten Stelle anbringen. Die verfügbaren Platzhalter werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben.
    Platzhalter Beschreibung
    CAUSEDBY Der Name des Benutzers, der das Ereignis ausgelöst hat.
    CAUSEDBYACCOUNT Der Kontoname des Benutzers, der das Ereignis ausgelöst hat.
    FILENAME Der Name der Datei.
    HYPERLINKFRAGMENTHTML Ein als HTML formatierter Hyperlink enthält URLs zum Objekt für M-Files Desktop, M-Files Web und M-Files Mobile.
    HYPERLINKFRAGMENTPLAIN Ein im reinen Textformat formatiertes Textfragment enthält URLs zum Objekt für M-Files Desktop, M-Files Web und M-Files Mobile.
    INTERNALID Die (interne) ID des Objekts. Die interne ID ist immer eindeutig für jedes Objekt eines einzelnen Objekttyps und innerhalb einer einzelnen Dokumentenverwaltung (siehe auch OBJID).
    MFILESURL Eine M-Files URL, mit der die letzte Version des betreffenden Objekts angezeigt wird.
    MFILESURLTOVERSION Eine M-Files URL, mit der die entsprechende Version des betreffenden Objekts angezeigt wird.
    MOBILEURL Eine M-Files Mobile URL, mit der die letzte Version des betreffenden Objekts angezeigt wird.
    MOBILEURLTOVERSION Eine M-Files Mobile URL, die die spezifische Version des betreffenden Objekts anzeigt.
    NOTIFICATIONRULENAME Der Name der Benachrichtigungsregel, die das Ereignis ausgelöst hat. Verfügbar für Benachrichtigungsvorlagen.
    OBJID Die (externe) ID für das Objekt (siehe auch INTERNALID).
    OBJTITLE Name oder Titel des Objekts.
    OBJTYPE Objekttyp
    OBJVER Die Version des Objekts.
    ROLLEDBACKTOVERSION Die Version, auf die das Objekt zurückgesetzt wurde.
    TIMESTAMP Der Zeitpunkt des Auftretens eines Ereignisses.
    USERCAUSEDWORKFLOWSTATE_Z Der Benutzer, der das Objekt in einen spezifischen Status versetzt, Z ist dabei die ID des Workflow-Status.
    VAULTNAME Der Name der Dokumentenverwaltung.
    VAULTGUID Die eindeutige ID (GUID) der Dokumentenverwaltung.
    WEBURL Eine M-Files Web URL, mit der die letzte Version des betreffenden Objekts angezeigt wird.
    WEBURLTOVERSION Eine M-Files Web URL, mit der die spezifische Version des betreffenden Objekts angezeigt wird.
    PROPERTY_<ID> Der Wert der angegebenen Eigenschaft des Objekts. (Ersetzen Sie <ID> im Platzhalter mit der ID der Eigenschaftendefinition.)
    OLDPROPERTY_<ID> Der frühere Wert der angegebenen Eigenschaft des Objekts. (Ersetzen Sie <ID> im Platzhalter mit der ID der Eigenschaftendefinition.)
    OBJTYPE_<ID> Werte aller Eigenschaften, die sich auf den festgelegten Objekttyp beziehen können. (Ersetzen Sie <ID> im Platzhalter mit der ID des Objekttyps.)
  3. Die Änderungen in der Vorlagendatei speichern.
  4. Den Windows Task-Manager verwenden, um den MFServer-Dienst neu zu starten.
    Dies garantiert, dass der M-Files Server alle neu eingegebenen Änderungen in den Benachrichtigungen-Vorlagen erkennt.

Ergebnisse

Die Benachrichtigungen sind nun personalisiert.
© M-Files Corporation 2016
Letzte Aktualisierung 10/2016