Neue Eigenschaftendefinitionen werden in M-Files Admin erstellt. Markieren Sie Eigenschaftendefinitionen links in der hierarchischen Ansicht, und wählen Sie Neue Eigenschaftendefinitionen... aus dem Aufgabenmenü aus.
In einer neuen Eigenschaftendefinition müssen Sie, nachdem Sie der Eigenschaft einen Namen zugewiesen haben, einen Datentyp angeben. Wenn Sie beispielsweise eine Eigenschaft mit dem Namen „Dokumentendatum“ erstellen, wählen Sie „Datum“ als Datentyp.
Das Dialogfeld "Neue Eigenschaftendefinition".
Die Datentypen von Eigenschaftendefinitionen
| Text | Beliebige Texteingabe, z. B. eine Überschrift. |
| Text (mehrzeilig) | Beliebige Texteingabe. Der Text kann aus mehreren Zeilen bestehen. |
| Aus Liste auswählen | Aus den Optionen in der Werteliste kann ein Wert ausgewählt werden. |
| Aus Liste auswählen (Mehrfachauswahl) | Aus den Optionen in der Werteliste können mehrere Werte ausgewählt werden. |
| Datum | Es kann ein Datum ausgewählt werden. In der Standardeinstellung wird das aktuelle Datum von M-Files vorgeschlagen. |
| Uhrzeit | Es kann eine Uhrzeit ausgewählt werden. |
| Ganzzahl | Es kann die gewünschte Ganzzahl ausgewählt werden. |
| Reelle Zahl | Es kann die gewünschte reelle Zahl ausgewählt werden. |
| Boolesch (Ja/Nein) | Für die gewünschte Variable kann der boolesche Wert JA oder NEIN ausgewählt werden. |
Mit dem Datentyp wird der Typ der Eigenschaft angegeben. Angenommen, Sie erstellen die Eigenschaft Vertraulich und geben als Datentyp Boolesch (Ja/Nein) an. Benutzer können nun im gleichnamigen Eigenschaftenfeld des Metadatenformulars Ja oder Nein auswählen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Eigenschaft Vertraulich mit der Dokumentenklasse für das erstellte Dokument (Bericht, Notiz, Tagesordnung, etc.) verknüpft wurde.
Nachdem Sie die Eigenschaft erstellt haben, können Sie eine neue Ansicht erstellen, in der die Dokumente je nach Vertraulichkeitseinstufung angezeigt werden. Mithilfe der Ansichtenhierarchie können Sie die Dokumente in die Eigenschaftenordner Ja und Nein gruppieren.
Wertelisten sind sehr hilfreich für Eigenschaftendefinitionen. So wird die Werteliste Kunden in verschiedenen Eigenschaftendefinitionen in der Muster-Dokumentenverwaltung verwendet.
Wenn Sie beispielsweise das Urheberunternehmen angeben, werden die Optionen aus der Werteliste Kunden abgerufen, welcher auf einfache Weise neue Werte wie „Kunden“ hinzugefügt werden können. Auf diese Weise muss der Name des Unternehmens nicht jedes Mal erneut eingegeben werden, sondern es kann eine vorhandene Liste verwendet werden. Außerdem wird so die Zahl der potenziellen Eingabefehler reduziert, und die Effizienz wird gesteigert.
Eigenschaften vorfiltern
Sie können Eigenschaftendefinitionen vorfiltern, um nur eine Untermenge der Objekte anzuzeigen. Dadurch kann die Liste der anzuzeigenden Objekte anhand von bestimmten Kriterien eingeschränkt werden, und der Benutzer kann das gewünschte Objekt schneller finden, zum Beispiel beim Hinzufügen eines Kunden zu einem Metadatenformular.
Das Vorfiltern dient beispielsweise der Trennung folgender Objekte:
- Kunden in Interessenten und bestehende Kunden
- Kunden in Abnehmer und Lieferanten
- Kunden in Personen und Unternehmen
- Projekte in interne und externe Projekte
- Projekte in laufende und abgeschlossene Projekte
Die Kundenklasse kann auch als Vorfilter für die Auflistung von Kunden dienen. Ebenso kann die Projektklasse als Vorfilter für die Auflistung von Projekten verwendet werden.
Liste anhand des Werts der folgenden Eigenschaft filtern
Eigenschaftendefinitionen, die eine durch andere Wertelisten gefilterte Werteliste verwenden, können auch durch andere Eigenschaftendefinitionen gefiltert werden, die die zentrale Werteliste als Filterliste verwenden. Diese dynamische Filtermethode ist von dem Element abhängig, das der Benutzer im Metadatenformular auswählt.
Beispiel: Die Eigenschaften Kunde (Abnehmer) und Kundenkontaktperson werden in das Metadatenformular eingegeben. Durch eine Auswahl für Kunde (Abnehmer) werden die in der Werteliste Kundenkontaktperson verfügbaren Werte gefiltert und es werden nur die Ansprechpartner für den ausgewählten Kunden angezeigt. Die Eigenschaft Kunde (Abnehmer) kann von der Werteliste Kunden verwendet werden, und die Eigenschaft Kundenkontaktperson kann von der Werteliste Kontaktperson verwendet werden. Die Werteliste Ansprechpartner wird nach Kunde gefiltert.
Außerdem wird festgelegt, dass die Eigenschaft Kunde (Abnehmer) anhand der Eigenschaft Abnehmer gefiltert wird. Weitere Informationen zu hierarchischen Beziehungen zwischen Wertelisten und Objekttypen finden Sie in den Abschnitte Wertelisten und Objekttypen.
Zusätzlich können Sie in M-Files einen automatischen Filter auswählen, um die beste Filterauswahl im Metadatenformularfilter für die betreffende Eigenschaft zu finden. So können beispielsweise Wertelisten auf benutzerfreundliche Weise etwa nach Postleitzahlen und Städten gefiltert werden: Zunächst wählen Sie im Metadatenformular eine Postleitzahl aus. Daraufhin wird von M-Files automatisch die entsprechende Stadt aus der Liste ausgewählt. Umgekehrt wählt M-Files aus den verfügbaren Postleitzahlen den entsprechenden Wert aus, wenn Sie zunächst die Stadt angeben.
Werte in der Liste in folgender Reihenfolge sortieren:
Sie können festlegen, ob die für die Eigenschaftendefinition verwendete Werteliste aufsteigend oder absteigend sein soll.
Diese Eigenschaft kann mit folgendem Objekttyp verwendet werden
Die Verwendung dieser Funktion kann auch auf einen Objekttyp beschränkt werden.
Automatische Berechtigungen über diese Eigenschaft aktivieren
Sie sollten dies in den Eigenschaften der Eigenschaftsdefinition zulassen, damit Sie die automatischen Berechtigungen über eine bestimmte Eigenschaft verwenden können. Für die Eigenschaftsdefinition Klasse sind die automatischen Berechtigungen standardmäßig aktiviert. Daher ist in diesem Fall keine Aktivierung erforderlich.
Wenn Sie einem Wert, einer Werteliste oder einem Objekttyp automatische Berechtigungen hinzugefügt haben, zeigt M-Files sowohl die Eigenschaftsdefinitionen an, in denen die automatischen Berechtigungen aktiviert sind, als auch die Eigenschaftsdefinitionen, in denen sie nicht aktiviert sind. Stellen Sie sicher, dass die automatischen Berechtigungen für die gewünschte Eigenschaftsdefinition aktiviert sind.
Beachten Sie, dass der festgelegte Wert für die spezielle Eigenschaftsdefinition ausgewählt sein muss, für die Sie automatische Berechtigungen aktiviert haben.
Aliasnamen (Registerkarte Erweitert)
Auf der Registerkarte Erweitert können Sie einen Aliasnamen für die Eigenschaftendefinition festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadatendefinitionen verknüpfen.