Für Eigenschaften können automatische Werte festgelegt werden. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Automatische Werte können auch Text enthalten, der eine Kombination anderer Eigenschaften darstellt. Wenn Sie Überschriften für Angebote in einem bestimmten Format erstellen möchten (z. B. Klasse/Produkt/Kunde), können Sie diesen Vorgang beispielsweise mithilfe der Eigenschaften (Angebot/Mach20A/ESTT GmbH) automatisch durchführen.
Automatische Werte optimieren beim Speichern und Suchen von Informationen die Nutzung von Metadaten für Dokumente und Objekte. Ferner sorgen automatische Werte für eine einheitliche Benennung von Dokumenten und Objekten und machen die wiederholte Eingabe von Daten überflüssig.
Besonders beim Benennen von Objekten (weitere Informationen siehe Neue Klasse) sowie bei der automatischen Übernahme von Metadaten in Dokumenteninhalte (weitere Informationen siehe Eigenschaft von M-Files einfügen) sind automatische Werte äußerst hilfreich.
Automatische Nummern und Werte
Eigenschaften können eine automatische Nummern oder Werte aufweisen. Eine automatische Nummer wird einmal berechnet und nicht mehr geändert. Eine solche automatische Nummerierung vereinfacht zahlreiche unternehmensinterne Prozesse sowie die Verwaltung von Datensätzen.
Ein automatischer Wert kann weitere Eigenschaften enthalten, in der Regel, indem zwei oder mehr Eigenschaften verknüpft werden. So kann der Name eines Dokuments (automatischer Wert) als Klasse (Kunde) definiert werden, was beispielsweise ein Angebot (ESTT) ergeben würde. Wenn das Objekt bearbeitet wird, ändert sich auch der automatische Wert. Wenn der automatische Wert beispielsweise mit der Klasse und dem Kundennamen (Angebot (Kunde A)) erstellt wird, ändert sich bei der Auswahl eines anderen Kunden der automatische Wert in (Angebot (Kunde B)).
Eigenschaftendefinition mit automatischer Nummerierung.
Das oben genannte Beispiel veranschaulicht eine Eigenschaft mit fortlaufender Nummerierung und Zunahme um eine ganze Zahl (Zunahme: 1). Der letzte verwendete Wert ist 1000. Das nächste Objekt mit dieser Eigenschaft erhält folglich die Nummer 1001. Der Wert der Berechnungsreihenfolge lautet 100 (siehe Berechnungsreihenfolge unten).
Einfache automatische Nummerierung
Erstellt einen inkrementellen numerischen Wert. Die Inkrementierung kann individuell konfiguriert werden (Erhöhung). Der Standartwert ist eins (1).
Personalisierte automatische Nummerierung (VBScript)
Erstellt eine automatische Nummer aus Buchstaben und/oder Zahlen. Benutzerdefinierte automatische Nummern können mit der M‑Files API und den allgemeinen Eigenschaften von VBScript genauer festgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt VBScript-Code bearbeiten.
Einfache Verknüpfung von Eigenschaften
Verknüpft ausgewählte Eigenschaften (z. B. Angebot/Gerät/Kunde). Zwischen den ausgewählten Eigenschaften können beliebige Zeichen oder Text eingefügt werden. Beispiel: Angebot: Kunde (Projekt) oder Angebot, Kunde, Projekt.
Bei der Festlegung eines automatischen Werts für eine Eigenschaft kann eine Liste der verfügbaren Platzhalter geöffnet werden. Mit der Taste Platzhalter hinzufügen… wird die Liste der Eigenschaftendefinitionen und weiterer, zur Verwendung verfügbarer Platzhalter geöffnet.
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
| OBJID | Dokument- oder Objekt-ID. |
| OBJVER | Dokument- oder Objektversion. |
| OBJTYPE_<id> | Werte aller Eigenschaften, die sich auf den festgelegten Objekttyp beziehen können. (Ersetzen Sie "<id>" im Platzhalter mit der ID des Objekttyps.) |
| PROPERTY_<id> | Der Wert der angegebenen Eigenschaft des Objekts. (Ersetzen Sie "<id>" im Platzhalter mit der ID der Eigenschaftendefinition.) |
Platzhalter können in Prozentzeichen (%) eingeschlossen werden. Zum Beispiel, %PROPERTY_23% (%PROPERTY_21%) kann "John Smith (25/08/2014)" ergeben, davon ausgehend, dass 23 die ID für die Eigenschaft Benutzername ist und 21 die ID für Änderungsdatum.
Indirekte Platzhalter
Indirekte Platzhalter sind Metadaten, die indirekt zu einem Objekt in Beziehung stehen. Wenn etwa ein Vertrag zu einem Kundenobjekt in Beziehung steht, stellt das Land des Kunden eine indirekte Metadatenangabe für das Dokument dar.
Zur Spezifizierung des Kundenlandes als indirekter Platzhalter verwendet man die Syntax %PROPERTY_1079.PROPERTY_1090%, wobei 1079 die ID der Eigenschaftsdefinition für Kunde und 1090 die ID für die Eigenschaftsdefinition Land ist.
Berechneter Wert (VBScript)
Automatische Werte können mit den allgemeinen Eigenschaften der M-Files API und VBScript genauer festgelegt werden. Für die Eigenschaft wird ein berechneter Wert definiert. Weitere Informationen zum Definieren von berechneten Werten finden Sie im Abschnitt VBScript-Code bearbeiten.
Letzter verwendeter Wert
Der Ausgangswert für aufeinander folgende Nummern oder Werte. Die Standardeinstellung lautet null (0). Sie können diesen Wert anpassen, um die fortlaufende Nummerierung beispielsweise bei 3000 beginnen zu lassen.
Berechnungsreihenfolge
Mit der Berechnungsreihenfolge wird die Reihenfolge festgelegt, in der die automatischen Werte (in aufsteigender Reihenfolge) berechnet werden. Die Reihenfolge ist sehr wichtig, wenn mehrere automatische Werte verwendet werden und sich aus der Kombination der Werte neue automatische Werte ergeben.
So ist die Berechnungsreihenfolge von grundlegender Bedeutung, wenn der Name eines Objekts ein automatischer Eigenschaftswert ist, der sich aus zwei anderen automatischen Werten zusammensetzt. In diesem Fall sollten zunächst die beiden automatischen Werte und dann die Kombination aus beiden Werten berechnet werden.
Abgesehen von der aufsteigenden Berechnungsreihenfolge werden keine weiteren Unterscheidungen bezüglich der Werte vorgenommen. Die Werte der Berechnungsreihenfolge für unterschiedliche Eigenschaften können beispielsweise 10, 12, 17 und 20 lauten. In diesem Fall wird zuerst die Eigenschaft mit dem Wert 10 berechnet, anschließend die Eigenschaft mit dem Wert 12 usw.
Neu berechnen
Die Funktion Neu berechnen ist im Aufgabenbereich von M-Files Admin (oder durch Klicken mit der rechten Maustaste) bei der Auswahl einer Eigenschaft mit einem automatischen Wert verfügbar.
Leere Werte neu berechnen
Berechnet automatische Werte für Eigenschaften, die noch nicht berechnet worden sind. Dies ist die Standardeinstellung für die Berechnung automatischer Werte. Geänderte Einstellungen wirken sich nur auf neue Werte aus. Wenn Sie beispielsweise Letzter verwendeter Wert bearbeiten, wird der bearbeitete Wert nur auf neue Objekte angewendet. Die Ausgangswerte bleiben jedoch erhalten, da einmal definierte Werte nicht geändert werden.
Alle Werte neu berechnen
Berechnet die automatischen Werte für alle Eigenschaften neu. Die Funktion Alle Werte neu berechnen wirkt sich somit auch auf bereits definierte Werte aus. Angenommen, Sie verwenden fortlaufende Nummern und Letzter verwendeter Wert wird geändert. Wenn Sie die Funktion nun ausführen, werden alle vorhandenen Objekte neu nummeriert.
Benennen einer Vorlage ohne automatische Werte
Die Funktionsweise von Dokumentenvorlagen ändert sich bei der Verwendung von automatischen Werten. Alle Eigenschaften in den Metadaten der Vorlage können ohne Berechnung eines automatischen Werts verwendet werden. Daher werden automatische Eigenschaftswerte in Vorlagen nicht wie normale automatische Eigenschaftswerte behandelt. Die Werte können wie gewohnt festgelegt werden, und der Server berechnet für die Eigenschaft keine automatischen Werte.
Beispielsweise können Objekte der Klasse Angebot im Titel automatische Werte wie Angebot <Nummer> – <Name des Kunden> verwenden. Es ist jedoch sinnvoll, Vorlagen für die Klasse Angebot als Vorlagen zu benennen. Titel mit automatischen Eigenschaften sollten also nur für tatsächliche Angebote, nicht jedoch für Vorlagen verwendet werden. So können Sie eine Vorlage Angebotsvorlagenennen und tatsächliche Angebote, die auf dieser Vorlage basieren, anhand von automatischen Werten benennen (zum Beispiel Angebot 35 –ESTT).
Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Vorlage verwenden und Neue Klasse.