In M-Files gespeicherte Metadaten von Dokumenten können mit der Funktion Eigenschaft einfügen im Dokumenteninhalt verwendet werden.
Liste von Eigenschaften, die einem Dokument beigefügt werden können.
Sie können Textfelder oder Zellen in Word, Excel und PowerPoint einrichten, in die die ausgewählten Eigenschaften von M-Files automatisch eingetragen werden. Beispielsweise können Sie aus den Dokumenteneigenschaften den Namen und die Adresse eines Kunden auswählen und in einem Angebot als Kontaktinformationen des Empfängers verwenden.
Andere Eigenschaften von M-Files können auf ähnliche Weise hinzugefügt werden. So können Sie den Namen des Angebots als Betreff für ein Anschreiben verwenden oder einem Angebot Produktinformationen hinzufügen.
Durch die Funktion "Eigenschaft einfügen" werden ausgewählte Dokumenteneigenschaften automatisch in den Inhalt des Dokuments eingefügt.
Sie können einem Office-Dokument auch durch Auswahl der Funktion Eigenschaft hinzufügen eine elektronische Signatur hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elektronische Signaturen.
"Eigenschaft einfügen" mit Dokumentenvorlagen verwenden
Die Funktion Eigenschaft einfügen kann verwendet werden, um auf einfache Weise Dokumentenvorlagen zu erstellen. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, werden Textfelder oder Zellen, die Sie in der Vorlage definieren, automatisch mit den ausgewählten Eigenschaften ausgefüllt. Beispielsweise kann eine Angebotsvorlage so konfiguriert werden, dass Felder für die Eigenschaften Kunde, Ansprechpartner, Adresse und Land enthalten sind. Wenn nun auf Basis dieser Vorlage ein neues Angebot erstellt wird, werden die Kundeninformationen in den Metadaten automatisch in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen. Sie müssen die Kontaktinformationen für den Kunden also nicht mehr in einem separaten Vorgang kopieren.
Bestehende Dokumente können auch als Vorlagen für Dokumente in M-Files verwendet werden. Aktivieren Sie dazu die Option Vorlage. Die Berechtigungen für Eigenschaftsdefinitionen in M-Files Admin werden zur Kontrolle der Benutzer verwendet, die Dokumente als Vorlagen definieren dürfen.
Textfelder oder Zellen der Vorlage können für Eigenschaften ohne Wert auch leer gelassen werden. Beim Erstellen eines neuen Dokuments auf Basis dieser Vorlage werden die Textfelder und Zellen automatisch mit den aktuellen Eigenschaftswerten ausgefüllt.
Eigenschaften von MFiles, die in ein Word-Dokument eingefügt werden, werden als Textfelder angezeigt. Wenn Sie auf ein solches Feld klicken, wird es standardmäßig grau hinterlegt. Die Eigenschaften von M-Files werden in Excel-Dokumenten als Zellformeln und in PowerPoint-Dokumenten als Textbereiche angezeigt.
Ein Dokument muss jedoch nicht als Vorlage definiert sein, damit in das Dokument Metadaten eingefügt werden können.