Actions

Appliquer des autorisations, Supprimer et Marquer pour archivage

Vous pouvez définir de nouvelles autorisations à définir, les objets à supprimer, et/ou l'archivage à réaliser résultant de transition d'étape. Plusieurs options d'actions peuvent être sélectionnées en même temps.

Ne pas utiliser d'autorisations automatiques

Suite à la transition d'étape, l'objet contourne les autorisations automatiques qui s'appliqueraient normalement à l'objet et les permissions effectives pour la version d'objet sont configurées avec la fonctionnalité Définir autorisations . Néanmoins, si un utilisateur modifie l'objet, les autorisations automatiques s'appliquent à nouveau à l'objet.

Ignorer les autorisations de la dernière version verrouillée pour cette version

Les autorisations des objets sont spécifiques à la version dans M-Files. Pour accéder à la version d'objet la plus récente, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture. Pour accéder à n'importe quelle version antérieure, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture à cette version spécifique et à la version la plus récente actuellement. En cochant cette case, vous ignorez les autorisations de la dernière version à laquelle vous vous êtes connecté et vous donnez aux utilisateurs l'accès aux versions antérieures de l'objet, pour lequel ils disposent au minimum de droits d'accès en lecture - sans tenir compte des paramètres d'autorisation de la version la plus récente.

Cette fonction nécessite un exemple : Supposons que vous ayons une SOP et un flux de travail SOP avec les étapes Brouillon, En attente d'approbation et Approuvé. Les trois étapes ont des autorisations différentes puisqu'un brouillon s'affiche uniquement à l'attention de l'utilisateur qui a créé le document et qu'un document approuvé est présenté à tous les utilisateurs.

Le document en est désormais à la version 3 et dans l'étape Approuvé (et donc visible/accessible par tous les utilisateurs). Étant donné que des modifications doivent être effectuées, il retourne à l'étape Brouillon et les autorisations sont modifiées pour seul l'auteur du document puisse le voir. Si la case Ignore les autorisations de la dernière version à laquelle vous vous êtes connecté parce que cette version était active au moment de la création de la nouvelle version, tous les utilisateurs continueront à avoir accès à la version 3 du document, mais pas à la plus récente. Néanmoins, si la case n'était pas active, seul l'auteur du document serait en mesure de voir la version 3 du document.

Affecter des tâches

Les affectations constituent une partie importante des flux de travail. Elles transfèrent automatiquement les informations et la responsabilité de la tâche à la bonne personne pendant une transition d'étape. M-Files propose deux types d'affectations à utiliser en connexion avec les flux de travail.

En sélectionnant Affectation aux Utilisateurs, vous pouvez créer une affectation n'aboutissant pas à un objet séparé. L'affectation créée avec cette option bascule à l'étape "Terminé" lorsqu'une des personnes à qui la tâche a été affectée modifie l'étape du document dans le flux de travail (en déplaçant généralement l'objet à l'étape suivante).

Définissez la tâche dans la boîte de dialogue Affectations.

Dans les propriétés de l'objet, vous pouvez voir à qui elle a été affectée (affecté à), à condition que l'objet soit dans une étape associée à une affectation.

La personne à qui la tâche a été affectée peut modifier l'étape à l'aide des commandes dans le volet des tâches, la fiche de métadonnées ou le menu contextuel.

Affecter une tâche séparée (avancé)

Vous pouvez également créer des affectations séparées, dans ce cas l'affectation aboutit à un objet séparé. Pour créer une telle affectation, sélectionnez Créer une Affectation Séparée. Une affectation séparée diffère également d'une affectation intégrée dans le fait que toutes les personnes à qui la tâche a été affectée doivent marquer l'affectation comme terminée pour qu'elle passe à l'étape "Terminé".

De plus, si vous souhaitez modifier l'étape de flux de travail après l'achèvement d'une affectation séparée, vous devez activer la condition de transition d'étape automatique Changer d'étape lorsqu'une affectation séparée est marquée comme terminée.

Ajouter et supprimer des utilisateurs

Vous pouvez gérer les personnes responsables de la tâche en utilisant les boutons Ajouter... et Supprimer à la fois dans la boîte de dialogue Affecter à l'utilisateur et la boîte de dialogue Créer une affectation séparée . En plus d'ajouter des utilisateurs à l'aide de la liste des Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs , vous pouvez ajouter des utilisateurs basés sur des métadonnées ou une transition d'étape. Par exemple, une personne ayant été spécifiée dans la propriété Approuvé par dans les métadonnées de l'objet peut automatiquement être spécifiée comme la personne à qui la tâche est affectée. Pour plus d'informations, reportez-vous à Autorisations dans Autorisations de Transition d'étape et Pseudo-utilisateurs.

Sélectionner un utilisateur basé sur une transition d'étape antérieure.

Contrôle

Dans la zone de Contrôle (Actions > Affecter une tâche séparée (avancé) > Contrôle), vous pouvez définir les utilisateurs que vous souhaitez aviser à chaque fois qu'une tâche est marquée comme étant terminée. La personne effectuant l'affectation est automatiquement ajoutée à la liste des personnes assurant le contrôle des affectations.

Dès qu'une affectation correspond à un objet séparé, toutes les personnes à qui la tâche a été affectée doivent marquer l'affectation comme terminée pour que cette dernière puisse passer à l'étape "Terminé".

Des icônes distinctes sont présentes pour les objets d'affectation terminée et non terminée, facilitant ainsi la distinction entre les affectations terminées et les affectations non terminées.

Description

Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La notification de l'affectation par e-mail affiche la description à la personne à laquelle est affectée la tâche. Des modèles de notification pris en charge par M-Files peuvent également être inclus dans la description. Pour de plus amples informations sur les modèles de notification et les variables, consultez Paramètres de notification (M-Files Admin).

Échéance

Éventuellement, vous pouvez spécifier une échéance pour l'affectation. L'utilisateur reçoit un rappel automatique s'il n'a pas marqué l'affectation comme terminée quand la date d'échéance approche. Le rappel est envoyé avec une règle de notification commune qui peut être supprimée par l'administrateur le cas échéant.

La date d'échéance est utile pour créer des vues. L'administrateur ou l'utilisateur peut créer une vue pour afficher les affectations dont la date limite est proche. Pour davantage d'informations sur les vues, veuillez-vous reporter à la section Nouvelle Vue.

Définir les notifications

Pour envoyer une notification, définissez d'abord les utilisateurs et groupes d'utilisateurs destinataires. Ensuite, spécifiez le sujet et le message. Vous pouvez également spécifier l'utilisateur depuis les métadonnées ou les transitions d'étape.

Le bouton Ajouter une variable... peut être utilisé pour insérer des valeurs des métadonnées d'objet dans le sujet du message ou le contenu du message (consultez également Descriptions des variables dans Paramètres de notification (M-Files Admin)).

Définir les propriétés

Vous pouvez définir différentes propriétés d'objets et valeurs à appliquer quand l'étape d'un objet est modifiée. Par exemple, vous pouvez définir que l'étiquette de version Diffusé soit affectée à un dessin quand celui-ci passe à l'état Approuvé.

Convertir en PDF

Les fichiers de l'objet peuvent être automatiquement convertis en PDF sur le serveur lorsque l'objet change d'étape. La conversion au format PDF sur le serveur est réalisable pour les fichiers de formats sources Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio, RTF et OpenOffice.

Pendant la conversion au format PDF, M-Files met à jour les champs de propriété M-Files, s'il y en a, dans les documents Word et Excel avec les métadonnées actuelles de l'objet.

Paramètres de conversion

Lorsque vous activez la commande Convertir en PDF de l'onglet Actions, M-Files convertit automatiquement les fichiers dans un document mono-fichier ou multi-fichier au format PDF lorsque l'étape de l'objet change. Vous pouvez définir des paramètres avancés pour la conversion.

Stocker chaque fichier PDF &séparément et en relation avec le fichier original : Si vous voulez garder le fichier dans son format d'origine, choisissez de stocker le fichier PDF près du fichier original. Le fichier PDF ne remplace alors pas le fichier d'origine. Le fichier PDF est créé avec le même nom que le fichier original. Si cette commande est appliquée à un document mono-fichier, M-Files le transforme en document multi-fichier pendant la création du fichier PDF.

Recaser les fichiers PDF existants : S'il y a déjà des fichiers PDF avec ce nom dans le document multi-fichier, sélectionnez cette option si vous voulez remplacer les fichiers PDF de même nom existants par les versions créées par cette commande. Si cette option n'est pas sélectionnée et que le document multi-fichier possède déjà un fichier PDF de même nom, M-Files vous avertira d'une erreur et le fichier PDF ne sera pas créé.

Convertir en PDF/A-1b : Sélectionnez stockage au format PDF/A-1b si vous voulez respecter la norme ISO 19005-1:2005 pour la conservation à long terme des documents électroniques. PDF/A-1b est un format plus restreint par rapport au format PDF standard ; ainsi, les fichiers convertis au format PDF/A sont souvent plus volumineux que ceux convertis au format PDF standard. De plus, pendant l'exportation au format PDF/A, certains paramètres avancés d'aspect peuvent être omis. Vous devriez utiliser la conversion au format PDF/A seulement lorsque c'est vraiment nécessaire, pour des conditions de conservation à long terme, par exemple.

Interdit la transition d'étape si l'objet contient des fichiers de format non convertible : Sélectionnez ceci si vous voulez éviter la transition d'étape dans le cas de fichiers dont les formats ne peuvent pas être exportés en PDF (des fichiers ZIP par exemple). Un message d'erreur est affiché et la transition d'étape est évitée.

Exécuter le script

Les opérations peuvent être spécifiées plus en détails à l'aide de variables, de propriétés communes de VBScript et M-Files API. Par exemple, vous pouvez définir des nombres consécutifs pour différentes versions de publication ou ajouter la date d'envoi d'un document quand il passe à l'étape Envoyé.

Les variables suivantes peuvent être utilisées dans ce script : VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues et StateID. Pour davantage d'informations sur les variables, veuillez-vous reporter à la section Explication des variables VBScript.