Haku

Huomaa: Tätä sisältöä ei päivitetä. Uusimmat tiedot löydät M-Files Online -käyttöoppaasta. Tietoa tuetuista tuoteversioista löydät elinkaarikäytännöstämme.

Dokumenttien ja muiden kohteiden löytäminen on tehokkainta M-Filesin hakutoimintojen avulla. Tämä on erityisen käytännöllistä esimerkiksi silloin, kun muistat dokumentista tai kohteesta vain jonkin tietyn yksittäisen asian, kuten luontipäivämäärän tai dokumentin luoneen käyttäjän.

Pikahaku

Pikahakutoiminnoilla voit hakea kohteeseen liittyviä sanoja.

Video: Quick Search Functionality

Hakuasetukset ja suodattimet

Hakuasetuksilla ja suodattimilla voit määritellä lisää hakuehtoja, jotka liittyvät hakemiesi kohteiden ominaisuuksiin ja sijaintiin. Voit laajentaa pikahaun hakuasetuksia napsauttamalla Hakuasetukset-painiketta () pikahakukentän oikealla puolella. Hakusuodattimet voidaan avata napsauttamalla Suodattimet-välilehteä oikeassa sivupaneelissa.

Jos haluat esimerkiksi tuoda näkyviin tietyn käyttäjän muokattavaksi varaamat dokumentit kuukauden ajalta, se on käytännöllisempää tehdä määrittämällä hakuehtoja hakuasetuksissa kuin luomalla uusi näkymä.

Video: M-Files Search Options

Hakutulosten lajittelu

Hakutulosten listausjärjestys perustuu ensisijaisesti käyttöön. Päätarkoitus on korostaa asioita, jotka ovat tärkeitä käyttäjän kannalta. Seuraavilla tiedoilla on ensisijainen painoarvo hakutuloksia annettaessa:

  • Koska dokumentti tai muu kohde on luotu?
  • Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on muokattu?
  • Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on käsitelty?

Näiden tietojen avulla löydät relevanttia tietoa organisaation uusimmista ja yleisimmin käytetyistä kohteista. Mikäli dokumentti on luotu monta vuotta sitten eikä sitä ole päivitetty vähään aikaan, ei ko. dokumentti ole luultavimmin käyttäjän kannalta enää kovin relevantti, ja tästä syystä se ei ole ensimmäisten hakutulosten joukossa.

Edellä mainittujen kohteen käsittelyyn liittyvien tietojen lisäksi hakumerkkijonon esiintyminen metatiedoissa tai tiedoston sisällössä vaikuttaa hakutulosten järjestykseen. Hakutuloksen sijaintiin vaikuttaa, jos hakumerkkijono esiintyy seuraavissa:

  1. Dokumentin tai muun kohteen nimessä tai otsikossa
  2. Dokumentin tai muun kohteen muissa metatiedoissa kuin nimessä tai otsikossa
  3. Tiedoston sisällössä

Erityistä painoarvoa on juuri nimellä, koska usein dokumentti tai kohde on nimetty niin, että itse nimessä on oleellista tietoa sisällöstä. M-Files jättää myös huomiotta tiettyjä metatietoja, jotka heikentävät hakutuloksen osuvuutta. Tiedostojen sisällöstä haettaessa vaikuttaa mm. tiedoston pituus, jolloin saman sanan osumamäärä lyhyessä dokumentissa saa enemmän painoarvoa kuin pitkässä dokumentissa. Hakutulosten järjestys määräytyy joka tapauksessa aina enemmän metatiedoista kuin tiedoston sisällöstä.

Vihje: Jos M-Files-järjestelmänvalvojasi on ottanut käyttöön kohteiden otsikoiden kääntämisen, voit käyttää käännettyjä kohteiden otsikoita hauissa. Käännetyt otsikot näytetään myös metatietokortin otsikkoalueella, listausalueella, ilmoituksissa ja arvolistoissa.

Osuvuuden perusteella tehtävän lajittelun poistaminen käytöstä

M-Files-järjestelmänvalvoja voi asettaa tulosten lajittelun käyttäjän asetusten mukaan oletusarvoisten osuvuusasetusten sijaan. Katso lisätietoja kohdasta Hakutulosten osuvuuden perusteella tehdyn lajittelun poistaminen käytöstä.

Hakutulosten ryhmittely

M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin. Tämä helpottaa oikean tiedon löytämistä.

Jos hakutuloksia on yhden ryhmän alla paljon, M-Files näyttää vain osan hakutuloksista. Napsauta Näytä lisää tuloksia nähdäksesi lisää hakutuloksia. Siirry seuraavalle tai edelliselle sivulle käyttämällä valintoja Seuraava ja Edellinen. Muuta sivulla näkyvien tulosten määrää napsauttamalla listausalueen tyhjää kohtaa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Näyttötila > Kohteita ryhmässä.

Hakusanan painottaminen tuloksissa

Kun teet haun, hakusanat korostetaan keltaisella hakutuloslistauksessa, metatietokortissa ja tiedoston sisällössä (esikatselu). Esikatselun ollessa käytössä hakusanat korostetaan keltaisella tiedoston sisällössä yleisiä tiedostomuotoja käytettäessä (Word, Excel, PowerPoint, Outlook jne.).

Seuraavien tiedostotyyppien sisältö voidaan korostaa Esikatselu-välilehdessä:

  • Sähköpostitiedostot (eml, emlx, msg)
  • HTML-tiedostot ja WWW-arkistot (htm, html, mht, mhtml)
  • Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
  • Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
  • Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
  • OpenDocument-tiedostot (odt, ott, ods, odp)
  • PDF-tiedostot
  • RTF-tiedostot
  • Tekstitiedostot (txt)
Huomaa: Jos haet tarkalla vastaavuudella käyttämällä haussa lainausmerkkejä (esimerkiksi "dat sports"), kaikki osittaiset vastaavuudet (esimerkiksi sports) korostetaan dokumentin sisällössä ja metatiedoissa tarkkojen vastaavuuksien lisäksi.

Hakutulosten vienti

Varmista ennen hakutulosten vientiä, että tarvittavat hakutulokset ovat näkyvissä. M-Files vie vain näytetyt hakutulokset. Käytä valintoja Näytä lisää tuloksia, Seuraava ja Edellinen tarpeen mukaan.

Viedäksesi hakutulokset paina Alt-näppäintä ja valitse Tiedosto > Vie. Voit myös napsauttaa hiiren oikealla painikkeella listausalueen tyhjää kohtaa ja valita pikavalikosta Vie. Valitse sitten tiedot, jotka haluat viedä.

  • Poista Vie tiedostot -valinta listataksesi hakutulokset CSV-tiedostoon. Napsauta OK, valitse tiedoston sijainti ja anna tiedostonimi aloittaaksesi viennin.
  • Valitse Vie tiedostot -valintaruutu listataksesi hakutulokset CSV-tiedostoon ja viedäksesi kohteiden tiedostot. Napsauta OK valitaksesi tallennussijainnin ja antaaksesi tiedostonimen. M-Files vie tiedostot valittuun sijaintiin. Kansion nimi on <tiedoston nimi> (Files). Aloita vienti napsauttamalla avautuneessa vahvistusikkunassa Kyllä.

Voit käyttää esimerkiksi Microsoft Exceliä tai Apache OpenOffice Calcia CSV-tiedostojen avaamiseen.

Vietävien tulosten määrää voi muokata rekisteriasetuksen avulla. Pyydä järjestelmänvalvojaasi tekemään tarvittavat muutokset.

Hakutulokset muissa varastoissa

Kun teet haun M-Filesissa, Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli tulosluettelon alla näyttää hakutulosten lukumäärän muista varastoista, joihin olet yhteydessä. Jos varaston kuvake varaston nimen vieressä on sininen, varastossa on hakuasi vastaavia kohteita. Jos varaston kuvake on sen sijaan harmaa, haun tulokset eivät ole vielä käytettävissä tai varastossa ei ole hakuasi vastaavia kohteita.

Huomaa, että muiden varastojen hakutuloksia ei päivitetä, jos käytät hakusi suodattamiseen laajennettuja hakuehtoja tai haun tarkennuksia.
Vihje:

Haun tulokset haetaan vain niistä varastoista, joihin olet kyseisellä hetkellä sisäänkirjautuneena. Napsauttamalla Näytä kaikki näytetään myös ne varastot, joihin et ole kyseisellä hetkellä sisäänkirjautuneena.

Voit määrittää käyttäjätilillesi automaattisen sisäänkirjautumisen varastoon Windowsin käynnistyessä. Katso ohjeet kohdasta Automaattinen sisäänkirjautuminen Windowsin käynnistyessä.

Kun napsautat jotain varastoa tässä paneelissa, siirryt kyseiseen varastoon ja näet kyselysi hakutulokset.

Hakutulokset muissa varastoissa -paneelin voi piilottaa tai näyttää napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella tyhjässä kohdassa listausalueella ja valitsemalla Näyttötila > Näytä hakutulokset muissa varastoissa pikavalikosta.

Voit myös näyttää Hakutulokset muissa varastoissa -paneelin oletusarvoisesti pienennettynä. Tällöin vain paneelin otsikko näytetään, kunnes laajennat paneelin. Jos haluat, että paneeli näkyy oletusarvoisesti pienennettynä, napsauta hiiren oikealla painikkeella tyhjässä kohdassa listausalueella ja valitse Näyttötila > Alapaneeli > Pienennetty pikavalikosta. Huomaa, että tämä asetus vaikuttaa kaikkiin listausalueen alla näytettäviin paneeleihin.
Huomaa:

Jos haluat, että Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli on oletusarvoisesti poissa käytöstä, voit asettaa seuraavan rekisteriasetuksen asiakastietokoneelle:

Avain HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\MFShell\<vault>
Arvon nimi MultiVaultSearchEnabled
Arvon tyyppi REG_DWORD
Kuvaus Ottaa Hakutulokset muissa varastoissa -paneelin käyttöön tai poistaa sen käytöstä.
Oletusarvo 1 Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli on käytössä.
Hyväksyttävät arvot 0 Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli on poissa käytössä.
1 Hakutulokset muissa varastoissa -paneeli on käytössä.