Numérisation et reconnaissance de texte (OCR)

Des documents papier peuvent être ajoutés à M-Files à l'aide d’un scanner de réseau ou d'un scanner local. Pour davantage d'informations sur le scanner de réseau, veuillez vous reporter à la section Sources de scanner. Lorsque vous utilisez le scanner local, il doit être directement connecté à l'ordinateur qui est utilisé pour ajouter le fichier numérisé à M-Files. Il est possible d’accéder aux commandes de numérisation en appuyant sur la touche Alt, puis en ouvrant le menu Opérations.

Si le module OCR (reconnaissance optique de caractères) de M-Files est activé, M-Files propose de convertir le fichier numérisé en PDF avec fonction de recherche (indexé) par reconnaissance de caractères une fois la numérisation terminée. Vous pouvez activer la reconnaissance de caractères ou l'ignorer. Vous pouvez aussi définir des paramètres avancés pour la reconnaissance de caractères.

Vous pouvez également convertir un fichier image en PDF indexé. La reconnaissance optique de caractères est exécutée sur le fichier image afin de permettre une recherche plein texte dans tout le fichier. Après la conversion, vous pouvez, par exemple, trouver un document de contrat converti à partir d’une image en effectuant une recherche à l'aide du nom des parties contractantes ou tout autre texte inclus dans le fichier image d’origine.

M-Files suggère également automatiquement la reconnaissance de caractères si vous déposez un fichier image dans M-Files (si le module OCR de M-Files est installé). M-Files ne suggère pas la reconnaissance de caractères pour les fichiers PDF. En effet, le fait de réaliser la reconnaissance optique de caractères sur un PDF déjà indexé en réduit la qualité tout en augmentant la taille du fichier PDF. Vous devez convertir le PDF non indexé en PDF indexé manuellement à l’aide du menu contextuel du fichier PDF.