Se familiariser avec l’utilisation des métadonnées

Les métadonnées servent à décrire plus précisément les documents et objets dans M-Files. Les propriétés typiques des métadonnées sont, par exemple, Classe, Client et Projet. Les propriétés des métadonnées ont, à leur tour, leurs propres valeurs de propriété. La valeur de la propriété Classe, par exemple, peut être Proposition ou Contrat de travail. Chaque objet de M-Files dispose d’une fiche de métadonnées qui peut servir à visualiser ou à modifier les métadonnées d’un objet.

Veuillez noter que les propriétés des métadonnées sont spécifiques à la classe dans M-Files. Certaines propriétés sont obligatoires, d’autres sont facultatives. Votre administrateur peut configurer la structure des métadonnées de votre coffre M-Files à l’aide de l’outil M-Files Admin.

Tous les documents de M-Files sont balisés avec des métadonnées. Grâce aux métadonnées, il est plus facile de trouver les informations que vous recherchez dans le coffre. Indépendamment de la façon dont les documents sont enregistrés dans M-Files, vous devez toujours renseigner la fiche de métadonnées avant d’enregistrer le document.

Si vous possédez les autorisations adéquates, vous pouvez éditer les valeurs de propriété sur la fiche de métadonnées en cliquant sur le champ de valeur de la propriété souhaitée. Après avoir effectué les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer sur la fiche des métadonnées en vue de les enregistrer.

Pour en savoir plus sur l’emploi de la fiche de métadonnées, consultez Fiche de métadonnées. De plus, Raccourcis pour la fiche de métadonnées explique comment utiliser les raccourcis clavier pour saisir les métadonnées requises encore plus rapidement et simplement.

Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec la façon dont les données sont utilisées dans M-Files, passez à Se familiariser avec des documents et d’autres types d’objet pour obtenir un tutoriel rapide sur les différents types d’objet de M-Files.